Како да напишете канцеларија (со илустрации)

Сервисна белешка е начин за пренос на информации во компанијата. Забелешки за услуги, исто така, може да се користи во кореспонденција помеѓу двете компании. Забелешката на услугата мора да биде професионална и јасно пренесува информации. Не грижете се ако никогаш не сте напишале белешки за услуги - овој напис ќе ве научи на ова.

Чекори

Дел 1 од 3:

Изберете стил и јазик јазик

Еден. Не користете неформален јазик. Јазичните белешки треба да бидат едноставни, но официјални.

Не пишувајте таква белешка: "Здраво! Конечно петок! Сакам да ви кажам за еден важен случај ".
Наместо тоа, напишете вака: "Оваа белешка ќе ве информира за напредокот на проектот 319".

Сликата напишано напишете деловна меморандум чекор 6

2. Во услугата белешка, се придржуваат кон неутрален тон - не треба да бидете премногу емотивни и субјективни. Направете се од себе за да се потпрат на факти и докази кога велејќи поплаки.

На пример, не е неопходно да се напише вака: "Мислам дека сите ние ќе бидеме многу посреќни ако апикистите доаѓаат на работа, во кои сакаат".

Наместо тоа, ја поминат студијата, без разлика дали сите вработени сакаат да се облекуваат во петок во обична облека и како тоа ќе влијае на корпоративната етика.

Сликата напишано напише бизнис меморандум чекор 7

3. Користете сигнални фрази. Кога ќе донесете докази или да се однесувате на изворот, не заборавајте да ги користите соодветните фрази.

На пример: "Според нашите податоци, ..."Или" студии сведочат дека ...".

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 8

Четири. Изберете соодветен фонт и нејзината големина. Сервисот мора да биде лесно читлива, па избегнувајте користење на премногу добар фонт - 11 или 12 - Ова е стандардна големина на фонтот.

Исто така, мора да изберете едноставен стил на фонт, како што се Times New Roman. Не напишете белешка со смешен или фонт, на пример, стрипови (ајде да се смееш на тебе ако го направиш тоа!).

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 9

Пет. Користете стандардни полиња. 2.5 cm поле е стандард за белешки за услуги, иако некои текстуални уредници може да вклучуваат шаблони за белешки за услуги со големи полиња (на пример, 3 см).

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 10

6. Забелешки за услуги се напишани со еден случајен интервал. Помеѓу ставовите и деловите, оставете празна низа.

Во ставовите за да се направи алинеја не треба.

Дел 2 од 3:

Подготовка за пишување канцеларија белешка

Еден. Ако треба да им кажете на повеќе луѓе за нешто важно (на работа), потоа испратете ги услужната белешка. Можете дури и да го испратите на едно лице ако информациите се пренесуваат на информациите што мора да бидат документирани.

Сепак, во некои случаи е подобро едноставно да разговарате со луѓето што ви се потребни.
Покрај тоа, некои информации не можат да се пренесат во писмена форма.

Сликата напишано напишете бизнис меморандум чекор 2

2. Во зависност од пренесените информации, содржината и формата на белешката може да варираат. Повеќето белешки за услуги ги содржат следните информации:

Нова идеја или проблем со решение. На пример, ако знаете како да го решите проблемот со трошоците за планирање за прекувремена работа, напишете за тоа во услугата белешка и испратете го на вашиот шеф.

Со цел. На пример, испраќањето на услугата е ефикасен начин за дистрибуирање на одговорностите на претстојната конференција, која ја држи Вашиот оддел.

Извештај. Можете исто така да испратите белешка за да ги информирате вашите колеги за неодамнешниот настан или да ги информирате со нови информации за проектот или да поднесете извештај за резултатите од студијата.

Сликата напишано напишете бизнис меморандум чекор 3

3. Може да работите на многу проекти и сакате да кажете за нив во некоја услуга. Не треба да го прави тоа. Комуналните услуги содржат информации за едно специфично прашање (тема, проект и така натаму).

Сервисна белешка мора да биде кратка, информативна и лесна за читање. Така, фокусирајќи се само на една тема, гарантира дека информациите се читаат и истакнати.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум Чекор 4

Четири. Забелешки за содржина и стил зависат од целната публика, па размислете за тоа кој ќе ја прочита вашата белешка.

На пример, стилот на белешката за вашите колеги за планирање на прославата на некој важен датум и стил на белешката за вашиот шеф со извештајот за извршената работа ќе биде многу поинаков.

Дел 3 од 3:

Пишување канцеларија белешка

Еден. Покривка белешка. Општо прифатена практика во деловната кореспонденција - Прашајте ги документите.

На пример, на врвот на страницата напишете "Забелешка" или "Забелешка за услуги".
Името може да се стави во центарот или да го притисне на левиот раб на страницата. Најдобро е да ги гледате белешките за услуги што сте ги добиле порано и го копирате нивниот формат.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 12

2. Напишете го насловот на вашата белешка. Таа мора да ги содржи следните информации:

За: Напишете ги имињата и позициите на луѓето што испраќате белешка.

Од: Напишете го вашето име и позиција.

Датум: Напишете го точниот датум, вклучувајќи ја и годината.

Предмет: Дајте краток, но прецизен опис на она што ќе се дискутира во белешката.

Ве молиме имајте предвид дека наместо "тема" можете да пишувате "во врска со".

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 13

3. Во листата на приматели белешки, не заборавајте да ги наведете сите луѓе што ќе ги испратите. Ограничете ги приемниците со луѓе кои се наведени во него.

Не праќајте белешка за сите вработени во вашиот оддел или компанија, ако прашањето утврдено во него се однесува само на неколку луѓе.

Ако испратите белешки за сите вработени во компанијата, тие ќе бидат покриени со белешките и или ќе ги прочитаат невнимателвено, или воопшто нема да читаат.

Сликата напишано напишете деловна меморандум чекор 14

Четири. Во листата на приматели белешки, наведете ги целосните имиња и позиции. Дури и ако сте на кратка нога со вашиот шеф, во бизнис кореспонденција подобро е да се придржувате кон формалниот тон. На пример, можете да го наречете "Владимир" кога одите во канцеларија, но во услугата, ве молиме контактирајте го како "г-дин Дмитриев" или "Владимир Николаевич".

Имајте го ова на ум кога ќе направите листа на белешки за примачи - укажете на целото име и позиција.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 15

Пет. Ако испратите белешка на лице од друга компанија, многу е важно да се одреди правилната форма на жалба до неа. Поминуваат време за да најдат информации за ова лице - најверојатно може да се направи на веб-страницата на неговата компанија.

На пример, ако лицето има докторски степен, не заборавајте да го наведете.

Исто така, не заборавајте да ја пронајдете позицијата на оваа личност и наведете го во вашата белешка.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 16

6. Размислете за темата на вашата белешка. Тоа треба да биде кратко и разбирливо.

На пример, "нови клиенти" е прилично благ тема, и ако некој сака да ја најде вашата белешка за неколку дена или недели, тој или таа ќе го стори тоа со тешкотии.

Најдобрата тема е: "Извештај за проширување на базата на клиенти".

Сликата напишано напишете бизнис меморандум чекор 17

7. Во белешките за услуги, по правило, честитки не се напишани. Но, ако сакате, можете да го започнете текстот на белешката со "Почитуван г-дин Дмитриев" или "Почитувани колеги".

Забелешка мора да биде кратка и информативна, така што поздрав може да биде испуштен.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 18

осум. Напишете го комплет. Јасно е да се презентира целта на пишување и испраќање на услуга.

На пример, "Јас пишувам...". Воведниот дел од белешката треба да содржи краток преглед на информациите наведени во неа.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 19

Девет. Воведниот дел треба да биде краток. Нема потреба да изразувате детали во ИТ и други детали.

Воведниот дел сочинуваат од неколку кратки понуди (краток пасус).

Сликата напишано напишете бизнис меморандум чекор 20

10. Одлучи со стилот на презентација на основните информации. Таа мора да биде приложена во 2-4 параграфи. Стилот на презентација ќе зависи од самата информација.

На пример, можете да поднесете информации во редот на неговото значење или според процесите што треба да се поделат во вашиот проект.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 21

Единаесет. Забелешката на услугата мора да биде поделена на делови (ставови), така што нејзините читатели лесно можат да ги апсорбираат информациите - Покрај тоа, секциите ќе им помогнат да одредат важни точки во белешката.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 22

12. Тврдат дека секој дел - името на ставот треба јасно да ги наведе информациите содржани во неа.

На пример, можете да ја прекинете белешката за претстојната точка на канцеларијата на следните делови: "Нова локација на канцеларијата", "Упатства за опрема за пакување и документи", "Распоред на движење".

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 23

13. Првата реченица од секој дел треба да им каже на читателите, што ќе се дискутира во овој став.

Одделените ставови или партиции на вашите белешки мора да бидат фокусирани на одреден момент на темата што се разгледува.

Сликата напишано напишете деловна меморандум чекор 24

Четиринаесет. Да се распределат важни точки, креирајте ја нивната листа или листа. Ова ќе им помогне на читателите да се фокусираат на клучните моменти и да читаат побрзи и асимилираат информации.

Сликата напишано напишете бизнис меморандум чекор 25

петнаесет. Големината на сервисот не треба да надминува 1-2 страници.

Ова е стандардната големина на услугата со еден случајен интервал и празна низа помеѓу ставовите.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 26

Шеснаесет години. Размислете за вклучување на став, сумирање на горенаведените информации. Во повеќето случаи, ова не е потребно, особено ако напишавте кратка белешка.

Но, ако сегашните информации се многу сложени или ако големината на сервисот е повеќе стандард, подобро е да се вклучи мал став, сумирање на горенаведените информации (имено клучни моменти).

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 27

17. Бидете сигурни да го вклучите став заклучок, дури и ако ви се чини дека тоа не е потребно. Размислете за следното:

Кои предмети се стремат кон услуга? Поттикнете ги читателите да направат нешто? Доколку вработените во одреден период? Ако да, јасно го наведува во последниот став.

Ако не е потребно понатамошно дејство, напишете го следниов заклучок: "Ќе ми биде драго да разговарам за ова прашање" или "Ако имате прашања или коментари на оваа тема, ќе им одговорам со задоволство".

Сликата напишано напишете бизнис меморандум чекор 28

Осумнаесет. Ако сакате, на крајот од белешката, ставете го вашето име или потпис (но не е неопходно да го направите тоа). Во овој случај, погледнете ги белешките што ги добивте од други вработени.

Ако тие значат белешки (на пример, "со почит, Иванов а.Но,.), го стори истото.

Ако не сакате да потпишете белешка, можете да ги ставите вашите иницијали на крајот од документот.

Сликата е напишано напишете бизнис меморандум чекор 29

Деветнаесет. Направете потсетник за сите апликации ако е прикажана табелите, графиконите или извештаите. За да го направите ова, на крајот од документот, напишете, на пример, "Прилог: Табела 1".

Апликациите мора да бидат споменати во главниот текст на белешката.

На пример, ако пишувате за претстојното движење во нова канцеларија, можете да напишете нешто како: "Ние имаме намера да го завршиме потегот до крајот на кварталот. Погледнете ја приложената табела 1 со детален распоред на премин ".

Сликата напишано напишете бизнис меморандум чекор 30

Дваесет. Пред испраќање белешки, не заборавајте да го проверите. Осигурајте се дека предлозите се прават граматички правилно дека во белешката нема правопис или синтаксички грешки и дека наведените информации имаат смисла.

Не испраќајте белешка по првата проверка (ако, се разбира, ова не е итна белешка). Постигнете го документот и проверете го повторно за еден час. Може да најдете нови грешки и неточности што сте ги пропуштиле порано.

Ако белешката содржи доверливи информации, проверете ја политиката на вашата компанија во врска со размената на доверливи информации и дознајте го името на работникот кој ќе ја разгледа вашата белешка и ќе го даде вашиот заклучок за неговата усогласеност со утврдените правила.