Како да се организира електронски систем за управување со документи

Документите за хартија се складираат во папки и кабинети, а дигиталните датотеки, вклучувајќи фотографии и документи, може да се контролираат со помош на електронски систем за управување со документи.

Чекори

Метод 1 од 2:

Во Windows

Еден. Изберете кои датотеки треба да се организираат. За да изберете повеќе датотеки во прозорецот Explorer, кликнете на првата што ви треба, држете ⇧ Shift и кликнете на најновата датотека.

Сликата со наслов Организирајте го електронскиот систем за поднесување чекор 2

2. Изберете папка во која главната папка ќе биде зачувана. Постојат папки креирани од стандардно во Windows, на пример, "Мои документи", "Мои слики" и "Моја музика", но можете да изберете било која друга папка.

Сликата под наслов Организирајте го електронскиот систем за поднесување чекор 3

3. Креирај основна папка. Тоа ќе ги складира подпапчите со документи.

Во прозорецот на проводниците, десен клик каде што ќе се креира нова папка;

Кликнете "Креирај";

Кликнете "Папка". Стандардно, креираната папка ќе биде наречена "Нова папка";

Внесете го името на папката;

Кликни ↵ Внесете.

Сликата со наслов Организирајте електронски систем за поднесување Чекор 4

Четири. Креирајте потпапки во главната папка. Двоен-клик на името на главната папка за да го отворите. Сега креирајте потпапки (направете го тоа исто како што ја создадовте главната папка).

Сликата под наслов Организирајте електронски систем за поднесување Чекор 5

Пет. Копирајте ги датотеките во креираните папки. Отворете два прозорци проводници, ставете ги до едни со други, а потоа повлечете ги датотеките во креираните папки.

Сликата со наслов Организирајте електронски систем за поднесување чекор 6

6. Креирајте резервни датотеки. Користете ја функцијата "архивирање и обновување" за редовно копирање на датотеки на надворешен хард диск или облак складирање. Ако хард дискот на компјутерот не успее, користете резервна копија за да ги вратите датотеките на новиот хард диск.

Кликнете "Start";

Во лентата за пребарување, внесете "архивирање";

Кликнете "Архивирање и обновување";

Кликнете "Конфигурирај резервна копија" и следете ги инструкциите на екранот.

Метод 2 од 2:

Во Mac OS X

Еден. Изберете кои датотеки треба да се организираат. За да одберете повеќе датотеки во прозорецот Пронаоѓач, кликнете на првата што ви треба, држете ⇧ Shift и кликнете на најновата датотека.

Кликнете Контрола, кликнете на една од датотеките, а потоа кликнете на "Нова папка на избрани";
Внесете го името на новата папка;
Кликни ⏎ Врати.

Сликата под наслов Организирајте електронски систем за поднесување Чекор 8

2. Креирајте потпапки во главната папка. За да ја отворите главната папка, притиснете и задржете ⌘ команда, а потоа двапати кликнете на главната папка. Сега креирајте потпапки (направете го тоа исто како што ја создадовте главната папка).

Сликата со наслов Организирајте електронски систем за поднесување на статии 9

3. Креирајте резервни датотеки. Користење на временска машина, копирај датотеки на надворешен тврд диск, во уредот за време на капсула или на серверот MacOS на мрежата. Ако хард дискот на компјутерот не успее, користете резервна копија за да ги вратите датотеките на новиот хард диск.

Во менито NIME машина, кликнете "Settings";

Кликнете "Избери резервен диск";

Изберете каде сакате да ги копирате резервните датотеки. Тоа може да биде надворешен тврд диск или уред за време на капсули. Изберете Media и кликнете "Користете";

Ако сакате да копирате резервна копија на неколку уреди, одберете "Додај или избришете резервен диск", а потоа додадете друг резервен уред. Ова ќе ја зголеми безбедноста на датотеките.

Совети

Во имињата на датотеките, можете да ги додадете датумите на нивното создавање полесно за да најдете датотеки. Кога преименувате датотеки, додадете датум во CC формат.Мм.Yyyg, на пример, 29.09.2018 или поедноставен 290918.
За да ги насочите датотеките по име во прозорецот Windows Explorer, кликнете на "Име" заглавието.
Кога поврзувате надворешен хард диск на компјутер, системот ќе праша дали сакате да користите резервен диск - во овој случај, одберете Backup и Recovery (во Windows) или "временска машина" (во Mac OS X).