Как безупречно систематизировать информацию на компьютере

Од овој напис ќе научите како да организирате датотеки на компјутерот со помош на папката.

Чекори

Дел 1 од 3:

Подготовка

Еден. Се сеќавате на терминологијата. Пред да започнете со креирање на папки, сетете се на следниве термини:

Датотека - Посебен елемент, како што е сликата или документот.
Папка - контејнер во кој се чуваат датотеки или други папки.
Podpaque - папка внатре во папката.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 2

2. Утврди кои датотеки треба да се организираат. Компјутерите имаат вградени менаџери на датотеки (прозорци и пронаоѓач на прозорци во Mac OS X), кои дистрибуираат датотеки од различни папки, така што вашиот папка систем мора да биде наменет за често користени датотеки за предмети за складирање одделно од други датотеки и за привремени ресурси на секој проект.

Ако ги префрлите сите датотеки од системот директориумот до системот на вашиот фолдер, компјутерот или одредени програми ќе престанат да функционираат правилно.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 3

3. Изберете ја локацијата на вашиот систем на папка. Препорачуваме креирање на вашиот систем на папка на работната површина (а не во друга папка) за да го поедноставиме и забрза пристапот до датотеки.

Ако одлучите да го креирате системот на папката во друга папка (на пример, во папката "Документи"), имајте на ум дека ќе треба да ја отворите оваа папка секогаш кога ви требаат датотеки.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 4

Четири. Не користете го системот на папка за да инсталирате програми. Во Windows Кога инсталирате програми, можете да ја изберете дестинацијата. Ако не инсталирате пренослива програма (на пример, програма што можете да ја стартувате од било која папка на компјутери или од флеш диск), не ја менувајте дестинационата папка која е прикажана во прозорецот за инсталација на програмата.

Ако ја поставите програмата во некорна папка, програмата може да работи со неуспеси (или воопшто да не работи).

На Mac компјутери при инсталирање на програми, одберете ја дестинацијата.

Дел 2 од 3:

Креирање на папки систем

Еден. Запомнете како да креирате папки на вашиот компјутер. За да креирате нова празна папка и да го доделите било кое име:

Windows - Десен-клик на празниот простор, изберете "Креирај" > "Папка", внесете го името на папката и кликнете ↵ Внесете.
МЕК - Одете во папката во која сакате да креирате нова папка, кликнете на датотеката > "Нова папка", внесете го името на папката и кликнете ↵ Внесете.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 6

2. Име папки соодветни имиња. Не користете кратенки или сленг зборови, подобро е да доделите имиња кои ја карактеризираат содржината на папките.

На пример, папката со документи е подобро да се нарекуваат "документи", а не "Доковите".

Препорачуваме повикување на папки како да сте креирале систем на папка за друго лице, односно нивните имиња да бидат разбрани без декодирање.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 7

3. Одете во папката во која сакате да го креирате системот на папката. Ако го креирате системот на вашиот папка на работната површина, одете на него.

Во Windows невозможно е да се создаде систем на папка во прозорецот "компјутер" или "компјутер".

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 8

Четири. Креирај основна папка. Ова е папка во која папките на вашиот систем на папка ќе бидат зачувани, така што ќе го наречете "папки систем" или "мој папки систем".

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 9

Пет. Отворете ја основната папка. За да го направите ова, двоен клик на него.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 10

6. Креирај "Привремена" папка. Во оваа папка ќе има датотеки, чиј период на складирање не надминува неколку дена (на пример, датотеки за проектот на кој работите).

Привремената папка мора да биде директно во основната папка за да обезбеди лесен пристап.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 11

7. Креирајте папка за секоја категорија на датотеки што сакате да ја организирате. Размислете за категории папки како кабинет кутии. Овој чекор зависи од вашите потреби, но препорачуваме создавање на некои или сите од следниве папки:

"Документација"

"Музика"

"Фото"

"Видео"

"Работа"

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 12

осум. Креирајте потпапки во категоријата папки. Отворете ја папката за категории, а потоа внатре, создадете папка за да служите како папка за подкатегорија. Така можете да организирате датотеки повеќе уредни.

На пример, ако категоријата папката се нарекува "документи", можете да креирате три подпапки: "Документи на Word", "PDF документи" и "Табели".

Овој процес може да се примени на подпапчите: отворете го подпазот, а потоа креирајте папка во неа.

Размислете за потпапки како коверти во кутиите на кабинетот (каде што категоријата папка е фиока).

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 13

Девет. Поместете ги датотеките во системот на папката. Сега кога сте создале папка систем, преместување на документи, слики, музика, видео и така натаму до соодветните папки. За да го направите ова, едноставно повлечете ги датотеките во посакуваните папки.

На Windows компјутер, одберете ги саканите датотеки, кликнете Ctrl+X, За да ги копирате и избришете од тековната папка, а потоа одете во соодветната папка и кликнете Ctrl+V, Да вметнете датотеки.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 14

Направете скриена папка (ако е потребно). Ако имате доверливи датотеки, пренесете ги во скриената папка, а потоа исклучете го гледањето на скриените папки на компјутерот. Во овој случај, аутсајдерите нема да добијат пристап до вашите доверливи информации.

Имајте на ум дека некои програми за индексирање прикажуваат скриени папки.

Дел 3 од 3:

Одржување на системот на папки

Еден. Креирајте резервни копии од системот на папката. Во овој случај, изгубените или избришаните датотеки можат да бидат обновени. За да креирате резервна копија од системот на папката, одберете го, кликнете Ctrl+В (Windows) или ⌘ команда+В (Mac) за копирање, отворете надворешен хард диск или флеш диск, а потоа кликнете Ctrl+V (Windows) или ⌘ команда+V (Mac) за да го вметнете системот на папки. Сега во името на основната папка на системот, додадете датум за бекап.

Исто така, папката може да се симне на облак складирање, како што е Google диск, iCloud диск, onedrive или dropbox.
Чувајте ги резервните копии на папката за најмалку една година. Во овој случај, можете да ги обновите потребните датотеки ако случајно ги избришете или вашиот компјутер Hack.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 16

2. Се придржуваат кон одредени правила. Системот на вашиот папка ќе помогне во организирање на датотеки, но за да го извлечете максимумот од вашиот систем, следете ги правилата кога ќе уживате. Еве некои добри правила:

Никогаш не чувајте поединечни датотеки во папка која содржи потпапки.

Исчистете ја папката "Привремено" најмалку еднаш неделно.

Не избришете документи, потврди или други потребни датотеки, дури и ако мислите дека повеќе нема да имаат потреба.

Не чувајте бескорисни датотеки.

Направете резервна копија од системот на папката еднаш неделно.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 17

3. Избришете ги непотребните датотеки од системот на папката. Со текот на времето, некои датотеки се издржат или се претвораат во непотребни. Таквите датотеки подобро се избришат отколку да се зачува "само во случај".

Препорачуваме отстранување на непотребни датотеки по креирањето на резервната копија на системот на папка.

Ако ги избришете датотеките од системот на папки за да ги избришете датотеките кои се во резервната копија на системот за папки, избришаните датотеки може да се обноват доколку е потребно (под услов самиот систем за папката да остане ист).

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 18

Четири. Копирајте, преземете или креирајте нови датотеки директно во папката. Кога креирате документ или преземете ја датотеката, имате можност да ја изберете саканата папка. Ако не го направите ова, некоја папка ќе се користи на компјутерот. Затоа, препорачуваме да кликнете "Save" или "Review", а потоа одете во саканата папка во системот на папката.

За да го задржите отворен документ во одредена папка во некоја програма (на пример, во Word), кликнете "Зачувај како", и за да ја преземете датотеката во одредена папка, во прозорецот на прелистувачот, кликнете "Преглед".

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 19

Пет. Преименувајте ги датотеките за да го намалите визуелниот хаос. Стандардно, повеќето преземени датотеки немаат ништо значајни имиња. Затоа, подобро е да ги преименувате таквите датотеки со користење на сопствениот систем за доделување на име - за да го намалите визуелниот хаос во системот на папката:

Windows - Десен-клик на датотеката, во менито, изберете "Преименувај", внесете ново име и кликнете ↵ Внесете.

МЕК - Кликнете на датотеката, притиснете го копчето ⏎ Врати, внесете ново име и кликнете ⏎ Врати.

Сликата со наслов Креирај беспрекорен систем за поднесување на вашиот компјутер Чекор 20

6. Научете како да ја користите и одржувате работата на вашиот систем на папки. Ова бара практики и редослед на акции. Ако го користите вашиот систем на папки секој ден, научете како да пребарувате и да работат со датотеки кои се зачувани во системот, а вие исто така ќе го чистите, брзо организирате датотеки на вашиот компјутер.