Како да организирате канцелариски фајлови: 7 чекори

Организацијата на канцелариски фајлови може да биде тешка задача, особено ако имате голем број на датотеки и документи. Но, тоа не треба да биде болен процес. Перспективното планирање и донесување одлуки за датотечниот систем може да ви помогне да ги организирате вашите датотеки за да ги задоволите деловните барања и да обезбедите поефикасно да барате важни документи. Еве неколку чекори кои ќе ви помогнат да започнете да ги организирате вашите канцелариски датотеки.

Чекори

Дел 1 од 3:

Нагласи време за сортирање

Еден. Означете доволно време за да ги организирате вашите датотеки за да не морате да започнете и да застанете неколку пати. Бидете сигурни дека имате доволно папки и кратенки за да креирате нови датотеки пред да започнете.

Дел 2 од 3:

Сортирајте документи и датотеки

Еден. Поделете ја масата на документи и датотеки што сакате да ги организирате, помалите, податливи пакети.

Дојдете на секој пакет поединечно и исфрлете или прелистувајте ги документите и датотеките од кои може да се ослободи од скратувањето на датотечниот простор и минимизирајте хаос.
Поделете ги документите и датотеките што сакате да ги зачувате, 2 различни стекови: 1 - за датотеки, како да се справите со наредните месеци, и 1 - за датотеки кои можат да бидат архивирани и не треба пристап во блиска иднина.

Сликата со наслов Организирај Office File Чекор 3

2. Магазин папки по азбучен редослед ако имате датотеки со клиенти. На пример, ако секоја папка е лице или име на компанија, тогаш можете да ја разгледате можноста за систематизација по азбучен редослед од имињата на луѓето. Ако е така, осигурајте се дека секоја датотека табот е означена со јасно презиме на лицето, тогаш името. Чувајте ги папките по азбучен ред, а потоа означете ги кутиите од картичката на картичката, така што знаете која кутија содржи презимиња на кое писмо.

Сликата со наслов Организирај Office File Чекор 4

3. Чувајте ги информациите по категорија ако имате датотеки за различни делови од вашиот бизнис. Можете да имате некои датотеки за сметки, одржување или договори, во овој случај треба да ги организирате во различни категории за систематизација. Јасно ја означува секоја датотека со точна категорија и ги става сите релевантни документи внатре. Можеби ќе треба да креирате подкатегорија, па користете ја лажната папка за складирање за да ја означите категоријата и папките на датотеки за подкатегории.

Креирајте датотека за документи со кои треба да се справите со итност, така што знаете каде брзо да најдат важни документи.

Ставете ги датотеките во кабинетот, така што привремените датотеки се пред архивираните датотеки - зад. Така, датотеките со кои имате делегални често ќе бидат на директен дофат.

Дел 3 од 3:

Креирање месечни датотеки

Еден. Во прилог на користење на горенаведените методи, додадете сет на папки означени со месеци (и години ----). Кога немате време да го направите веднаш, барем ги ставате вашите документи во месечна датотека за да можете да работите со информации поднесени во хронолошки редослед. Исто така гарантира дека ќе имате совети од каде да почнете да гледате кога ви треба нешто.

Месечните датотеки се исто така добро место за складирање на документи кои всушност не се во согласност со другите категории.

2. На крајот на годината, видете што останува во месечни папки, и можете да најдете регуларност - и нова датотека група (категорија име), која е погодна во вашиот систем. Креирајте датотека за тоа во Нова Година.

3. Пренатрупа остатокот од информациите месечно. Чувајте во една датотека наречена Размислете (Година ----).

Совети

Откако ги организираше нивните канцелариски досиеја, остануваат организирани. Бидете конзистентни кога работите со системот за управување со датотеки и ставете сè каде што мора да биде.
Исфрлете, преработете или пребарувате на krochdocuments дека не треба да ја избегнувате конфузијата во новиот систем за управување со датотеки.

Што ви треба

Кабинетот за датотеки
Суспендирани датотеки
Папки
Етикети (етикети)
Маркери