Како да напишете стандардна инструкција за тип: 15 чекори

Стандардна типична инструкција (STI) е документ кој содржи чекор-по-чекор информации за тоа како да задача. Може да има потреба за промена или ажурирање, или можете да бидете во ситуација каде што ќе треба да го напишете, почнувајќи со нула. Звучи застрашувачки, но всушност тоа е многу, многу, Високо Внимателна листа. Погледни чекор 1 за почеток.

Чекори

Дел 1 од 3:

Регистрација на вашата мачка

Еден. Изберете го вашиот формат. Нема верен или погрешен начин да се напише. Во секој случај, вашата компанија може да има збир на мачки на кои можете да барате упатства за форматирање, трчање во општи услови, бидејќи по можност изгледа. Во овој случај, користете го постоечкиот CTI како дефиниција. Ако ова не е, имате неколку опции:

Едноставен чекор-по-чекор формат. Таа е погодна за рутинска кратка процедура која има некои можни резултати и прилично точни. Во прилог на потребната документација и безбедносни инструкции, всушност, тоа е едноставно означена листа која се состои од едноставни реченици кои укажуваат на читателот што да прави.
Хиерархиски чекор-по-чекор формат. Обично се користи за волуметриски процедури - повеќе од 10 чекори, вклучувајќи и неколку решенија за спроведување, префинетост и терминологија. Обично тоа е листа со листа на главни точки и потставови во одреден редослед.
Формат Flowchart. Ако постапката е повеќе како картичка со практично бесконечен број на можни исходи, употребата на дијаграмот е најдобриот избор. Овој формат варијанта мора да изберете кога резултатите не можат секогаш да се предвидат.

Сликата е напишано напишете стандардна оперативна процедура чекор 2

2. Размислете за вашата публика. Постојат три главни фактори кои треба да се земат предвид пред да се создаде свој:

Прелиминарно познавање на вашата публика. Дали се запознаени со вашата компанија и нејзините процедури? Дали тие знаат терминологија? Стилот на вашата презентација мора да биде во согласност со знаењето и учеството на учеството на читателот.

Способноста на јазикот на вашиот публика. Дали има една шанса дека "чита" ќе биде оној кој не зборува на вашиот јазик? Ако таква веројатност е, подобро е да се вклучи голем број потпишани слики и дијаграми.

Големината на вашата публика. Ако многу луѓе истовремено ќе го прочитаат вашиот СПИ (кои се зафатени во различни улоги), тогаш треба да го форматирате документот, така што тоа е повеќе како разговор во претставата: Корисникот 1 го комплетира дејството, го следи корисникот 2, и така натаму и така натаму. На овој начин, секој читател ќе може да види како тој или станува важен детал за добро подмачкан механизам.

Сликата е напишано напишете стандардна оперативна процедура чекор 3

3. Да се разгледа нивно Знаење. Сè се сведува на ова: дали сте најдобри за да го напишете? Знаеш што подразбира овој процес? Како може да тргне наопаку? Како да го направите безбедно? Ако не, тогаш подобро го пренесете на некој друг. Напишано, и што е уште полошо, неправилно напишано доволно, не само што може да ги намали перформансите и да предизвика неуспех на организацијата, туку исто така може да биде небезбедно и да има негативно влијание врз вашата команда или околината. На кратко, не треба да ризикувате.

Ако сте биле доделени на овој проект, или се чувствувате принудени да го завршите (или обврзани), тогаш не се срамат да побарате помош од луѓе кои секојдневно ја исполнуваат оваа постапка. Интервјуто е вообичаен дел од секој процес на создавање.

Сликата напишано напише стандардна оперативна процедура Чекор 4

Четири. Изберете помеѓу кратка или долга форма. Ако го напишете или ажурирате за група луѓе кои се запознаени со протоколот, терминологијата и т.Р., Тоа ќе биде од корист за употреба на кратки и брзи, повеќе како листа, и напишана во кратка форма.

Во прилог на главните цели и поврзаните информации (датум, автор, идентификациски број, итн.Д.), всушност е само точна листа на чекори. Во овој случај, нема потреба за детали или појаснувања.

Сликата е напишана стандардна оперативна процедура Чекор 5

Пет. Имајте на ум целта на вашата мачка. Очигледно, имате постапка во вашата организација која продолжува повторно и повторно и повторно и повторно. Но, дали постои посебна причина зошто ова особено е корисно? Дали е потребно да се фокусира на безбедноста? Мерки за усогласеност? Се користи за учење или за секојдневна активност? Еве неколку причини зошто вашата мачка е потребна за успешно да работи на вашиот тим:

Сите стандарди се почитуваат

Со цел да се максимизираат барањата за производство

Така што нема негативни влијанија врз животната средина

За да се обезбеди сигурност

Така што сè оди во согласност со распоредот

За да спречите дефекти

Да го користите како документ за учење

Ако знаете што точно треба да ја нагласи вашата мачка, тогаш ќе биде полесно да се структурира сè што е напишано околу овие моменти. Исто така, ќе биде полесно да се види како вашата мачка е важна.

Дел 2 од 3:

Пишување на вашиот Св

Еден. Изберете го саканиот материјал. Во принцип, техничкиот удел ќе се состои од 4 елементи, Како додаток на Самата постапка:

Насловна страна. Вклучува 1) име на постапка, 2) идентификациски број, 3) Датум на пуштање или ревизија, 4) Име на агенцијата / поделбата / филијалата, на која припаѓа, а 5) потписи на оние кои се подготвени и одобрени. Тоа може да биде украсено како што сакате, под услов информациите да бидат презентирани јасно.
содржина. Потребно е само ако е доволно долго, за да обезбеди лесна навигација. Овде ќе најдете едноставна стандардна шема.
Квалитетна гаранција / контрола на квалитетот. Упатството не може да се смета за добро ако не може да се провери. Прикачете ги потребните материјали и детали, така што читателот е убеден да ги добие посакуваните резултати. Ова може да содржи или да не содржи други документи, како што се примери за евалуација на тестот.
Линкови. Бидете сигурни дека сте ги навеле сите горенаведени и значајни врски. Ако се однесувате на други работи, осигурајте се дека апликацијата ги има сите потребни информации.

Вашата организација може да има уште еден протокол, различен од ова. Ако може да се однесува на постоечките работи, се откаже од оваа структура и се држи до она што е веќе таму.

Сликата е напишана стандардна оперативна процедура Чекор 7

2. Осигурајте се дека следниот е потребен за самиот инструкции е достапно:

Цел и обем. Со други зборови, опишете ја целта на процесот, нејзините граници и како се користи. Вклучете стандарди, регулаторни барања, улоги и одговорности, влез и излез.

Методологија и процедури. Суштината на прашањето е да ги наброите сите чекори со потребните детали, вклучувајќи ја и потребната опрема. Внесете доследни постапки и фактори за донесување одлуки. Обрнете внимание на сите "што ако" и можни пречки или безбедносни мерки.

Појаснување на терминологијата. Укажуваат кратенки, кратенки и сите фрази кои не се користат во изненадување.

Безбедносни и здравствени предупредувања. Мора да бидат наведени во посебен дел и Исто така во прилог на чекорите на кои тие се однесуваат. Не размислете овој дел.

Опрема и материјали. Комплетна листа на она што е потребно, и кога, каде што може да се најде, стандарди за опрема и т.Д.

Мерки на претпазливост и пречки. Во принцип, делот за отстранување на проблеми. Наведете дека тоа може да тргне наопаку, што да обрне внимание, и што може да го спречи конечниот совршен производ.

Секоја од овие теми во независен дел (обично тие се означени со букви или броеви), така што вашите сита не стануваат глагори и збунувачки, како и лесно да се движат.

Ова не значи дека листата е сеопфатна - ова е само врвот на процесот на ледениот брег. Вашата организација може да издвои други точки кои бараат внимание.

Сликата е напишано напишете стандардна оперативна процедура чекор 8

3. Осигурајте се дека текстовите на краткиот напишан од вас и лесно читливи. Разликата е во тоа што вашата публика не го избира своето читање како забава. Препорачливо е да се направи краток и јасен - инаку внимание ќе биде расфрлано или ќе го разгледа овој документ со архексини и тешко е да се согледа. Во принцип, обидете се да ги скратите предлозите што е можно повеќе.

Овде Лош Пример: Осигурајте се дека ја исчистите целата прашина од рудниците за вентилација пред да почнете да ги користите.

Овде Добро Пример: Пред употреба на спиење прашина од рудници за вентилација.

Во принцип, не користете "вас". Ова треба да значи. Зборувајте во активен залог и започнете реченици со тимски глаголи.

Сликата напишана напише стандардна оперативна процедура Чекор 9

Четири. Доколку е потребно, побарајте од персоналот кој учествува во овој процес, како тие ја извршуваат оваа задача. Најмногу несакана работа што треба да направите е да напишете неточни. Вие сте изложени на ризик безбедноста на вашиот тим, нивната ефикасност, нивното време и го збунуваат воспоставениот процес, не ставајте никаква душа во неа - ова е она што вашите соиграчи можат да најдат малку офанзива. Ако ви треба, поставувајте прашања! Ти треба да биде во право.

Се разбира, ако не знаете, погледнете во неколку извори кои ги покриваат сите улоги и одговорности. Еден член на тимот не може да го следи стандардниот СПИ или друг учесник може да биде вклучен само во процесот.

Сликата напишана напише стандардна оперативна процедура чекор 10

Пет. Спајс големи парчиња текстуални табели и дијаграми. Ако имате чекор или две особено застрашувачки, тогаш станете полесно за перцепцијата од страна на читателот преку некој дијаграм или дијаграм. Тоа ќе го направи текстот лесен за читање и ќе му даде на мозокот малку пауза за да го дознае во сè. Значи, текстот ќе изгледа поцелосен и добро напишан, кој е подобар за вас.

Не ги вклучувајте само за да го зголемат нашиот волумен - ова се прави само ако е потребно, или во случај на обиди за елиминирање на јазичната бариера.

Сликата е напишано напишете стандардна оперативна процедура чекор 11

6. Бидете сигурни дека секоја страница за документи има контролна нотација. Вашите сита можеби еден од многуте - затоа, се надеваме дека вашата организација има било која детална база на податоци со специфичен систем за врски. Вашиот СПИ е дел од овој референтен систем, и затоа е потребен одреден тип на код за да го пронајде во ред. Затоа, ознаките се корисни.

Секоја страница мора да има кратко име или идентификациски број (ID), број на верзии на документи, датум и број на број на страница "во горниот десен агол (за повеќето формати). Можеби ќе треба или не треба да фусноти (или да ги чувате во фусноти), во зависност од изборот на вашата организација.

Дел 3 од 3:

Гарантен успех и точност

Еден. Инструкции за тестирање. Ако не сакате да го тестирате, можно е дека не е доволно напишано доволно. Најдете некој со Ограничено знаење Процес (или лице кое претставува обичен читател), така што ги користи вашите чекори како водич за акција. Кои проблеми се соочуваат? Ако е така, погледнете ги и извршете ги потребните модификации.

Најдобро кога има група на луѓе за тестирање на вашата. Различни луѓе ќе имаат различни прашања, овозможувајќи да се прошири број (надеж за корисни) одговори.
Бидете сигурни да ги тестирате упатствата на оној кој никогаш порано не го сторил тоа. Човекот со прелиминарни знаења ќе се потпре на нивно Знаење за постигнување на целта, а не на вашата работа, и ова ќе биде поразено.

Сликата е напишано напише стандардна оперативна процедура чекор 13

2. Покажете ги оние кои навистина ја извршуваат постапката. На крајот на денот Навистина Не е важно што мисли за вашиот водич. Тоа е важно што мислат за оние кои Всушност Работи. Значи, пред да ја испратите вашата работа до одобрување, покажете му на оние кои ќе го изведат (или ќе настапат). Што мислиш тие се?

Овозможувајќи им да бидат вклучени во процесот и ќе ви овозможи да се чувствувате дел од овој процес, ќе предизвикаат нивната локација да го земат. И неизбежно фактот дека тие ќе имаат одлични идеи!

Сликата напишано напише стандардна оперативна процедура Чекор 14

3. Покажете ги вашите консултанти и тим за обезбедување на квалитет. Веднаш штом тимот дава добро оди напред, испратете го до вашите советници. Можеби тие имаат помалку пристап до тематски содржини, но тие ќе ве известат дали ги исполнува условите за регистрација, ако нешто недостасува и да го конфигурирате сето ова за усвојување на официјално и за воведување во системот.

Испратете го на одобрување користејќи системи за управување со документи за да обезбедите пат за ревизија на усогласување. Ова варира од организацијата до организацијата. Во принцип, ви треба сè за да ги задоволите барањата и упатствата.

Потребни се потписи, а повеќето организации денес немаат проблеми со користење на електронски потписи.

Сликата е напишана стандардна оперативна процедура чекор 15

Четири. Веднаш штом ќе биде одобрено, почнете да го спроведува. Ова може да вклучува спроведување на формална обука на персоналот (вклучувајќи обука во публиката, компјутерско учење и т.Д.) или тоа може да значи дека вашиот труд може да се закачи во бањата. Така што е тоа, направете го тоа! Дали сте се обиделе за ова. Време за признавање!

Бидете сигурни дека вашите сита остануваат релевантни. Ако некогаш станува застарено, ажурирајте го, одобрува и документира своето ажурирање и редистрибуирате како е потребно. Безбедноста, перформансите и успехот на вашиот тим зависи од ова.

Совети

Проверете ги појаснувањата. Бидете сигурни дека нема различни толкувања. Покажете ги упатствата на некој кој не е запознаен со процесот и побара од него да ви го каже вашето мислење за тоа - може да бидете изненадени.
Не заборавајте да ги поврзете засегнатите страни, каде што е можно, така што документираниот процес е вистинскиот процес.
Користете блок дијаграми и визуелни слики за да го направите читателот на самиот процес.
Грижете се за вашиот документ за да ги видите луѓето пред да бидат одобрени.
Користете едноставен јазик за да ги објасните чекорите.
Осигурајте се дека историјата на документот е регистрирана во секоја изменета верзија.

Пред да напишете своја, проверете ја достапноста на подготвената верзија. Можеби само треба да направите неколку брзи промени. Сепак, бидете сигурни дека сеуште ќе ги документирате!