Како да научите да пишувате разбирливи инструкции

Ако сте наставник или автор на техничката документација, тогаш веројатно треба редовно да пишувате упатства. За други луѓе, таквата задача може да биде доста комплицирана. Се случува авторот на упатството да промаши важен чекор, бидејќи се чини очигледно или ги збунува своите читатели со голем број акции во еден момент. Ако сакате да научите како да напишете точни инструкции, прво мора да разберете како да ја извршите задачата. Потоа обидете се буквално следете ги вашите упатства и бидете сигурни дека тие дефинитивно објаснуваат како да се справат со случајот.

Чекори

Дел 1 од 3:

Како да се справите со задачата

Еден. Собери ги потребните материјали. Прво треба да се запознаете со задачата да напишете достапна инструкција. Собери ги сите потребни алатки и работи, по што ги шират приближно во редоследот во кој ќе ги користите за да го решите проблемот.

Запишете сè што ви треба. Можете да прикачите листа на потребни алатки или материјали во упатствата.

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 2

2. Извршете ја задачата. Дури и ако постојано успешно ја решивте таквата задача, се препорачува повторно да ги повторите сите активности, така што нема да заборавите важен чекор во упатствата.

Ако задачата е запознаена со вас, јас сигурно ќе направам желба да одам на најкраткиот начин. Обидете се да ги извршувате сите потребни активности и да наведете важни информации кои можеби не се познати на читателот.

3. Направете детален план. По секој чекор, напишете ги вашите постапки. Значи, ќе ви биде полесно да ја задржите логичката постапка во упатствата. Наизменично, следете ја задачата и означете ги активностите да не се збунети.

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 4

4. Одреди ја целната публика. Инструкции за истата задача може да бидат напишани на различни јазици во зависност од целната публика. Вашите упатства за возрасни веројатно нема да бидат како инструкции за тинејџерите.

Земете во предвид мотивацијата. Инструкциите за деца кои треба да го извршат проектот ќе се разликуваат од упатствата за родителите кои им помагаат на децата да се справат со проектот.

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 5

Пет. Напишете груба верзија на краток вовед. Во воведот, кажете им на читателите, каква задача можат да ја извршуваат со помош на вашите упатства и кој резултат може да се добие ако сакате да ги следите упатствата. Треба да се знае дека повеќето читатели ќе го пропушти воведувањето или едноставно нема да посветат соодветно внимание, па не ги специфицираат клучните информации и важни предупредувања во воведот.

Ако воведот содржи важна предупредување, исто така треба да се удвои во чекор-по-чекор акции во случај читателот да го пропушти воведувањето.

На пример, ако објаснете како да готвите сендвич со паста од орев и џем, тогаш во воведувањето можете да споменете дека таков сендвич е едноставно и корисно јадење за појадок или ручек за секое дете.

Дел 2 од 3:

Како да пишувате упатства

Еден. Поделете ја задачата за едноставни чекори. Секој чекор треба да се состои само од една акција, а не две или повеќе. Ако предметот содржи повеќе од две реченици, тогаш може да се подели на две едноставни предмети.

На пример, "Заклучете ја јаката околу вратот на миленичето и зацврстете го поводник" Прикажан "Поправете ја јаката околу вратот на милениче" и "Прицврстете го поводник на јаката".
Така, "Поправете ја јаката околу вратот на милениче" ќе биде првиот чекор, и "Прицврстете го поводник на јаката" - Второ.

Сликата е напишано напишете ја јасни инструкции чекор 7

2. Започнете ја секоја ставка од активниот глагол. Секој чекор треба да направи акција. Неопходно е да се користат глаголи кои ќе го покажат читателот, чие дејство треба да го направите за да го завршите овој чекор.

Напиши за тоа што треба да направите, и не знаете или мислите.

На пример, ако објасниш како да одиш на ПСА, тогаш "Осигурајте се дека јаката е цврсто седи на вратот" е поефикасна фраза од "Дознајте ја соодветната големина на јака".

Сликата со наслов Напиши јасни инструкции Чекор 8

3. Внимавајте на логичката низа на акции. Замислете дека вашиот читател ќе почне да врши дејства штом ќе ја прочита првата точка. Како по правило, никој не чита инструкции веднаш од почеток до крај. Ако читателот треба да знае нешто за да изврши дејство од оваа ставка, наведете ги информациите во став.

Ако дејствата од оваа ставка може да бидат опасни, тогаш наведете предупредување во овој став, а не во воведот или на крајот на наставата кога е премногу доцна.

Користете совети кои ќе му помогнат на читателот да утврди што правилно го заврши овој чекор. На пример, напишете: "Јаката е правилно фиксна ако два прста се поставени помеѓу вратот на ПСА и јаката".

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 9

4. Внимателно собереш зборови. Користете едноставни зборови кои ќе им се разберат на сите. Во повеќето случаи, подобро е да се направи без жаргон и посебни термини. Ако терминот е неопходен, тогаш дадете кратка и едноставна дефиниција.

На пример, ако објаснете како да поднесете барање, тогаш без правни термини не е. Во овој случај, прво дава едноставна дефиниција, а потоа наведете го терминот што се користи во судот.

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 10

Пет. Опишете позитивни активности. Како по правило, подобро е да го информира читателот дека треба да го направи, а не она што не треба да го направите. Ако некое лице чита инструкции, тој конфигуриран да ја изврши задачата. Не кажувајте што не треба да направите, инаку може да се збуни и сеуште ја извршува оваа акција.

Значи, во случај на јаката подобро да се специфицира "Осигурајте се дека јаката е цврсто седиште" Наместо фраза "Не користете премногу мала јака".

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 11

6. Напиши во второто лице. Заменка "ти" Ви овозможува директно да го контактирате читателот и да ја избегнете конфузијата. Читателот дефинитивно ќе разбере што треба да се направи за да се справи со задачата, и нема да почне да се сомнева.

На пример, ако пишувате "Рачката мора да биде во долниот дел", Тогаш читателот ќе почне да се погоди кој мора да ја намали рачката. "Треба да ја намалите рачката" или дури "Намалете ја рачката" едноставно нема да го напушти местото за сомневање дали треба да ја изврши оваа акција.

Сликата напишано напише јасни инструкции чекор 12

7. Наведете други опции. Некои акции може да се вршат на неколку начини. Во овој случај, наведете алтернативни методи, така што читателот може да ја избере опцијата по склопот.

На пример, ако објаснете како да готвите сендвич со нафта и џем, можете да додадете: "Користете масло од бадеми ореви во случај на алергии на кикирики".

Сликата со напишани јасни инструкции чекор 13

осум. Користете визуелни слики. Сигурно сте запознаени фраза "Подобро да се види еднаш отколку да се слушне сто пати". Значи, во случај на упатствата, сликата или шемата може да биде подостапна за да се објасни суштината на акцијата од детален опис.

Во случај на технички инструкции, бидете сигурни дека читателот ќе може да ги разгледа активностите во сликата. Алатките или рацете не треба да го обвинуваат главниот процес.

Дел 3 од 3:

Како да проверите инструкции

Еден. Организирајте инструкции во форма на блокови на дејствување. Некои комплексни задачи може да се состојат од неколку блока. Ако задачата за опкружувачки звук вклучува неколку блока, ги шири во неколку делови.

Ако сте нумерирани чекори, нумерирањето треба прво да започне во секој дел. Значи, читателот ќе ја доживее радоста на завршената задача по секој дел.
Поделете ја задачата за блокови, дури и ако не се состои од делумно независни активности. Премногу чекори можат да го обесхрабрат читателот.

Сликата со напишани јасни инструкции чекор 15

2. Извршете ја задачата на вашите упатства. Ако не успеете да се справите со задачата на инструкции што ги напишавте, тогаш за другите, исто така, ќе бидат бескорисни. Исто така, побарајте пријатели да ги следат вашите упатства и да дознаете кои тешкотии ги среќаваат.

Понекогаш треба неколку пати да ги проверите упатствата, особено со голем број чекори или сложени дејства.

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 16

3. Направете ги потребните промени. Типос и граматички грешки можат да ги уништат достапните инструкции, како резултат на кои читателот нема да може да ги користи вашите упатства. Прочитајте го текстот однапред и во вообичаената секвенца за откривање на сите грешки.

Ако се сомневате во вашите уредувачки вештини, тогаш побарајте пријател да ги прочита инструкциите.

Сликата напишано напишете ја јасни инструкции чекор 17

4. Наведете листа на потребни алатки и материјали. Таквата листа ќе биде многу корисна ако задачата не е направена без специфични алатки. Поставете ја листата поблиску до почетокот на текстот, така што читателот веднаш подготвува материјали и само тогаш почна да работи.

Замислете што треба да напишете рецепт за готвачот. На почетокот на рецептот, секогаш ќе биде индицирана листа на производи и кујнски прибор, без што е невозможно да се подготви сад.

Сликата со напишани јасни инструкции Чекор 18

Пет. Наведете ги потребните предупредувања. По проверката на инструкциите може да излезат дека задачата е сама по себе скриена опасности кои не се рефлектираат во текстот. Го стави читателот да знае дека ги прави мерките.

На пример, во упатствата за тоа како да се вари вода, треба да се извести дека котел ќе биде жешко пред водата да почне да вари.