Как архивировать документы: 6 шагов (с иллюстрациями)

Архивирањето е еден од начините за складирање на информации во електронска форма. Многу организации секој ден го конвертираат текстот на хартија во дигитален формат за да го зголемат работниот век на документи. Ова, во комбинација со огромна количина на податоци генерирани од компјутер денес, значи дека важноста на архивирање документи ќе расте само. Ако знаете како да архивирате документи, можете да го ослободите просторот што вашиот компјутер ги процесира тековните документи попродуктивно.

Чекори

Еден. Архивирање документи до ZIP-датотека. Многу лесен начин за важни, но ретко користени датотеки, бидејќи ZIP-датотеките го намалуваат просторот окупиран од хард дискот.

Само нагласи ги датотеките што сакате да ги конвертирате во ZIP формат.
Десен-клик и изберете "Испрати".
Вие испраќате датотеки" Компресиран ZIP-папка".
Проверете дали сите датотеки се навистина таму, двоен клик на папката ZIP. Ако е така, можете да ги избришете изворните датотеки.

Слика на наслов Архива Документи Чекор 2

2. Рекорд документи за посебен медиум. Популарна опција за дигитална архивација - надворешни дискови за магнетни ленти, надворешни хард дискови или флеш дискови.

Слика на наслов Архива документи Чекор 3

3. Направете резервна копија на документи на CD или DVD ако имате CD или DVD рекордер. Бекап копии се уште еден начин да се архивира, сепак, веројатно знаете овој метод под друго име - снимање. На пример, Windows го користи "датотечниот систем во живо" и "совлада" формати (подобро за компатибилност со други уреди) за копирање на датотеки на CD или DVD.

Вметнете CD или DVD за снимање во диск или DVD рекордер на вашиот компјутер за датотечниот систем во живо.

Кога ќе се појави дијалогот, кликнете "Напишете датотеки на дискот со податоци".

Внесете го името на дискот, а потоа кликнете на "Следно".

Почекајте додека не се појави празна папка на дискот. Ова значи дека дискот е форматиран и подготвен за копирање на датотеки.

Отворете ја папката со документите што сакате да ги архивирате и повлечете датотеките во празна папка на дискот.

За совладуван формат, вметнете го CD или DVD-дин во снимање во уредот или DVD рекордерот на вашиот компјутер.

Кога ќе се појави дијалогот, кликнете "снимање на датотеки на Data Disk".

Внесете го името на дискот и кликнете "Покажи опции за форматирање".

Изберете "совлада" и кликнете "Следно".

Слика насловена Архива Документи Чекор 4

Четири. Испрати документи до надворешно складирање.

Во прилог на функционирање како место за архивски датотеки, сигурно далечинско складирање ги штити информациите од несреќа, како што е оштетување на огнот и хард дискот.

Со овој број на компании кои ја нудат оваа услуга, мора директно да ја контактирате компанијата, за да разјасни како тие работат, и кои гаранции се вклучени во далечинскиот архивирање на документите.

Слика насловена Архива Документи Чекор 5

Пет. Користете софтвер за дигитално архивирање.

Една од најпознатите методи за зачувување на изгледот на документот е да се создаде PDF датотека. Понудена Adobe, познат како Adobe Acrobat, го олеснува конвертирањето на документи во PDF формат од различни програми. Исто така, постојат неколку бесплатни програми кои можат да ги креираат овие датотеки.

Идните верзии на софтверот Adobe ќе бидат компатибилни со документите на претходните верзии.

Покрај тоа, читачот на документи на PDF може да се симне бесплатно од веб-страницата на Adobe.

Слика со наслов Архива документи Чекор 6

6. Останете свесни за најновите технологии во областа на архивирање документи. Како што е релевантно денес може да биде застарено утре. Затоа, проблемите се можни при пренесување на архивски датотеки во нов систем.

Совети

Директориум архиви датотеки, така што вие или други луѓе можат брзо да ги најдат потребните документи. Најлесен начин е да се вклучи во името на датотеката или папката, името и датумот. На пример, ако ви архивирате деловни извештаи, можете да ја повикате папката "деловна датотека 1-ви четвртина од папката". Во поголеми системи за класификација на архивите, се користат метаподатоци.
Друга причина за архивирање на датотеки - Правни барања кои бараат да складираат информации.

Предупредувања

Постоечка опасност - ризик од оштетување на датотеката. Бидете сигурни дека користите добро докажан систем за да направите резервна копија на вашите информации.
Мултимедијалните податоци често се поврзуваат со одреден хардвер или софтвер, како резултат на што тие не можат да бидат достапни надвор од специфични системи.
Ако системот не се случи во архивирање на документи, ова може да доведе до ненамерно губење на датотеки, особено ако тие се погрешно отстранети.

Што ви треба

Посебен систем за складирање ако сакате да архивирате документи на друг медиум.