Как импортировать данные из excel в access: 8 шагов

Пристапот е систем за управување со релациони бази на податоци во кој можете да увезете една или повеќе ексел маси и да ги координираат нивните хомогени елементи. Покрај тоа, користејќи пристап можете да собирате и анализираат голема количина на податоци, бидејќи една пристапна датотека вклучува неколку Excel табели. Но, прво, мора да увезете податоци од Excel во пристап - ова може да се направи со изведување на неколку основни дејства.

Чекори

Дел 1 од 3:

Подготовки за податоци за увоз од Excel во пристап

Еден. На вашиот компјутер работи Excel и пристап. Треба да купите и да ја преземете Microsoft Office, која содржи Excel и пристап. Ова може да се направи на официјалната веб-страница на Microsoft.

Инсталирање на пакетот Microsoft Office, во Windows, притиснете "Започни" - "Сите програми".
Кликни "Microsoft Office" И во менито што се отвора, одберете "Пристап" (Или "Excel"). Најверојатно, веќе имате табела со Excel што сте ја презеле или примиле преку е-пошта. Со програмата Excel можете да отворите таква табела.

Сликата насловена увоз на Excel во пристап чекор 2

2. Пред увоз на податоци во пристапот, се справи со табелата Excel. Во голема мера го олеснува задачата за пренос на податоци од Excel во пристапот. Суштината е дека во различни табели, конкретните податоци треба да имаат еден формат.

За почеток, осигурајте се дека првата линија на секоја увезена табела ги содржи имињата (заглавија) на колоните - имињата треба јасно да ги карактеризираат податоците снимени во колоните. На пример, ако колоната содржи луѓе презимиња, име "Семејства". Ајде точно имиња за олеснување на процесот на појавување на наслови на колони во различни табели.

Во пристап, можете да преговарате за хомогени елементи во две и повеќе Excel маси. На пример, имате табела со Excel со податоци за плата, која содржи целосно име (презиме, име, патронимичка), адреси и плати. Да претпоставиме дека сакате да ја споредите оваа табела со друга табела која вклучува донации на одреден проект (полно име, адреси и износи на донации). Во пристап, можете да ги координирате заглавјата на колоните во различни табели. Во нашиот пример, се согласуваме со имињата на колоните со имињата за да дознаеме што луѓето се присутни во двете табели.

Прегледајте ја секоја табела на Excel и проверете дали податоците се прават во еден формат, во спротивно, обработуваат табелата за да донесат податоци до еден формат. Овој пристап кон формат на податоци го одразува зборот "релациони" (од врска - зависност, комуникација) во описот на пристапот. На пример, ако во табелата на плата во колоната "Целосно име" Се воведуваат имињата, имињата и патници, и во табелата на донации во колоната "Целосно име" - само презимиња и имиња, тогаш пристапот не ги разгледува овие колони со хомогена (што е, тоа нема да може да се согласи за нив). Затоа, истото треба да биде и имињата на колоните и формат на податоци кои се содржани во овие колони.

Сликата насловена увоз на Excel во пристап чекор 3

3. Поделете ги податоците во колоните на табелата на Excel. Да се направат елементи на униформата на Excel (за да ги увозот во пристап), поделете ги информациите во соодветните колони.

На пример, можете да го ставите името во една колона, името - во второто, и патник - во третиот. На ист начин, направете со соодветната колона во втората табела. Сега во пристап можете да се согласите, на пример, презимиња од една табела со презимиња од друг и да најдат луѓе кои се присутни во двете табели.

За да ги поделите податоците во колоната Excel, одберете ја саканата колона. Во лентата со алатки, кликнете "Податоци". Потоа кликнете "Текст по колони". Се препорачува да се избере опцијата "Со сепаратори". Потоа кликнете "Понатаму".

Сликата насловена увоз на Excel во пристап чекор 4

Четири. За да ги поделите податоците лоцирани во една колона, следете ги инструкциите на текстот волшебникот. Следете ги овие чекори:

Изберете го симболот на сепараторот помеѓу податоците. Запомнете дека информациите наведени во ќелијата се поделени со некој симбол. Како по правило, таков симбол е јаз, запирка или точка со запирка. Во огромното мнозинство случаи, информациите се поделени со простор. На пример, се внесуваат следните информации во ќелијата: Иванов Иван Иванович. Овде, презимето е одвоено во име на празно, а името е одвоено од средното име. Во овој случај, во прозорецот за текст волшебник, одберете ја опцијата "Простор".

Кликни "Понатаму". Потоа кликнете "Подготвен". Колона со клетка "Иванов Иван Иванович" подели на три колони. Сега можете да го доделите името на секоја од трите нови колони, односно да ги наречете како "Презиме", "Име", "средно име". Пред да ги поделите информациите десно од заедничката колона, вметнете неколку празни колони, така што Excel ги доведува во нив одделени податоци (а не во веќе исполнети колони со други податоци).

Дел 2 од 3:

Увоз на податоци од Excel во пристап

Еден. Стартувај пристап. За да го направите овој клик "Започни" - "Microsoft Office" - "Мајкрософт пристап". За увоз на податоци од Excel, креирајте нова база на податоци за пристап.

За да креирате база на податоци во прозорецот за пристап, кликнете "Нова база на податоци".
Ако сакате, поставете го името создадено од базата на податоци. Потоа кликнете "Креирај".

Сликата насловена увоз на Excel во пристап чекор 6

2. Увоз на Excel табела во пристап. Сега можете да увезете податоци од една или повеќе табели на Excel во пристапот.

На лентата со алатки (во прозорецот за пристап) кликнете "Надворешни податоци". Во некои верзии на пристап на лентата со алатки, кликнете "Датотека" - "Надворешни податоци".

Во поглавјето "Име на датотека" Кликни "Преглед", За да ја пронајдете саканата табела на Excel.

Проверете ја опцијата "Увоз извор на податоци на нова табела во тековната база на податоци" (Оваа опција е активирана стандардно).

Наоѓање на саканата табела, кликнете на неа. Потоа кликнете "ДОБРО". Се отвора увозниот волшебник за увоз на Excel.

Дел 3 од 3:

Користење на волшебникот за увоз на податоци

Еден. Следете ги инструкциите на волшебникот за увоз на податоци. Ова мора да се направи за да се заврши процесот на увоз на Excel Table во пристапот.

Изберете листа во табелата Excel, на кои сакате да увезете за пристап. Понекогаш е многу лесно бидејќи табелата содржи само еден лист. Но, понекогаш една Excel табела вклучува многу листови чии јазичиња се прикажани на дното на прозорецот на програмата Excel. Во овој случај, треба да наведете специфичен лист. Потоа кликнете "Понатаму".
Се прикажува прозорец со прашање, без разлика дали се наоѓа првата низа на табелата. Тука се наменети на ум имињата кои ги карактеризираат податоците во секоја колона (на пример, презиме, адреса, износ на плата и така натаму). Совршено, ако пред да ја обработувате табелата на Excel, така што првата линија содржи строго дефинирани имиња на колони, во овој случај, проверете ја опцијата што првата линија содржи заглавија на колони. Потоа кликнете "Понатаму".
Ако во првата линија нема наслови на колони, прозорецот што се отвора ќе го прикаже прашањето дали сакате да ги решите имињата "Избира" (во пристап под "полиња" Разбирање на насловите на колоните). Ако пред тоа не сте ги внесете имињата на колоните, направете го тоа сега.

Сликата насловена увоз на Excel во пристап чекор 8

2. Целосен увоз на податоци. Вие оставивте само неколку акција. Во прозорецот што се отвора, го одредува примарниот клуч (ако сакате).

Можете, но не сте обврзани да го сторите тоа. Примарниот клуч е уникатен број доделен на секоја линија со податоци - тоа може да биде корисно кога сортирање на податоци. Потоа кликнете "Понатаму".

Стандардното име ќе биде прикажано во последниот прозорец. Можете да ја преименувате табелата Excel (по завршувањето на увозот, ќе биде прикажано како пристапна табела на левата страна на екранот).

Кликни "Увоз", А потоа кликнете "Затвори". Табелата ќе се појави на левата страна на екранот, тоа значи дека е целосно увезена во пристап.

Ако сакате да одговарате на неколку бази на податоци, направете го горенаведените акции за увоз на една или повеќе дополнителни Excel табели. Сега можете да започнете со преговарање за податоци во пристапот.

Предупредувања

Имајте на ум дека ако Excel верзијата во која е создадена табелата, се разликува од пристапната верзија, може да наидете на проблеми при увоз на податоци.
Повторете повторно: Процеснете Excel табела пред увоз на податоци. Тоа е, обрнете внимание на формат на податоци со кој ќе работите.
Направете копија од изворната табела, така што во екстремните случаи повторно можете да ги внесете податоците.
Во пристап, можете да внесете не повеќе од 255 колони.