Како да ги зачувате документите (со илустрации)

Складирање или архивирање, информациите се најважниот дел во управувањето со претпријатието или канцеларија организација. Секоја институција, како личност, може да биде корисно да се развие стабилен систем за складирање на кодифицирани информации на компјутер или во плакарот за документи. Користење на структурирани методи за складирање, ќе го зачувате вашето време и место на работната површина.

Чекори

Метод 1 од 2:

Складирање на документи за хартија

Еден. Купи биро за складирање на документи и датотеки. Ќе ви треба простор за складирање каде што ќе се вклопат сите потребни документи. Ако не можете да си дозволите да си го дозволите најновото модерно биро за документи, посетете ги продавниците за економска класа или користете го поранешниот мебел за јадење.

2. Систезирајте го вашиот систем за складирање. Ќе треба да креирате стандардизирана постапка за поставување и складирање на документи на кои сите корисници ќе ги следат. Напишете ги инструкциите и закачете ги на истакнато место, така што секој може да го најде потребниот документ.

3. Ставете го датумот на сите документи што ги чувате. Веднаш штом ќе се појави нов документ, треба да ставите датум рачно или печат на истото место. Поминуваат време за да напишат датуми на претходните документи за да донесат сè во ред.

Четири. Купи многу папки. Поделете ги вашите документи за проекти или подкатегории на проектот. Со текот на времето, можеби ќе треба да разбиете многу проекти со голема количина на информации.

Пет. Чувајте ги тековните и завршени проекти во различни прегради. Ако има неколку нивоа во вашата работна маса за складирање на документи, на врвот можете да го користите за тековните проекти, и на дното - за извршените.

6. Користете боја за да ги класифицирате датотеките. Папките се продаваат во различни бои. За секој проект, работите, купи друга папка во боја. На пример, сите финансиски документи можат да бидат во сина папка, и сите документи за дизајн може да бидат во розева папка.

7. Ставете етикети на папки. Повеќето канцеларија папки имаат пластични етикети и места за натписи. Користете ги за веднаш да го најдете она што ви треба кога ќе ја отворите табелата за документи.

осум. Ставете нови документи одозгора. Чувајте ги во хронолошки редослед, така што старите се задни. Тоа ќе ве спаси време кога треба да пронајдете документ.

Девет. Обидете се да ги преклопите документите до денот на неделата. Ако имате многу документи на хартија, купите најмалку седум папки што можете да ги користите по неколку дена од неделата. Поставете ги документите што ви се потребни за една недела за да го нагласите она што ви треба за секој ден.

Документи кои не сте биле обработени денес, ставете во утрешната папка ако ви треба.

10. Не користете ја вашата работна површина како место за складирање на документи. Бидејќи имате папки со тековни проекти, треба да ставите важни документи во нив. Вие губите помалку документи ако се на вистинското место.

Единаесет. Фрлаат непотребни документи. Една од компонентите на добар систем за складирање документи е фрлен или мелење непотребни документи. Значи, ќе го намалите износот на складирана документација, и ќе ви биде полесно да пронајдете други документи.

12. Ако кодовите веќе се користат во вашата канцеларија, развијте дигитален или коден систем за складирање на документи. Ова може да биде одличен начин да користите специјални информации за попрецизно складирање на документи.

13. Размислете за префрлување на електронски систем за складирање ако имате неколку документи во хартија, но многу во електронски. Некои документи, на пример, проверки, со временска депонија, така што тие се подобри да ги чуваат во електронска форма.

Одете на следниов начин за да научите како да се префрлите на електронскиот систем за складирање.

Четиринаесет. Чувајте ги сите видови документи заедно. Наместо отстранување на одделни делови на дискови, флеш дискови, папки и флаери, чувајте ги сите видови документи заедно ако тие се однесуваат на еден проект или предмет.

Метод 2 од 2:

Складирање на електронски документи

Еден. Пред креирање на главната база на податоци на вашите документи, креирајте резервна копија. Најважно во складирањето на електронските документи е да ги зачувате сите датотеки ако прекините на хард дискот, компјутерот ќе биде лансиран или лозинката ќе биде изгубена. Купи пренослив диск или облак складирање систем.

Најдобро е да креирате две бази на податоци за складирање на резервни копии. Ако не користите документи на документите, подобро е и локална и далечинска резервна база ако нешто се случи со вашата канцеларија или компјутер.

2. Секој ден, ажурирајте го резервниот систем за складирање на целиот компјутер и / или веб-страница. Оние кои живеат многу информации, треба да направите податоци во резервната систем секој час.

3. Купи скенер кој може да биде поврзан со вашиот компјутер. Скенирајте го секој нов важен документ, креирајте електронска верзија и ставете го во електронската база на податоци. Ако треба да заштедите голем број документи во електронска форма, купи скенер со автоматски додаток за документи и програмата за да зачувате документи за да го зачувате вашето време.

Четири. Чувајте ја вашата лозинка од електронската база на податоци на безбедно место. Запомнете дека побезбедно напишете го на лист на хартија и го ставате во паричникот или на масата, како да го чувате во компјутерски документ. Повеќе шанси дека хакер ќе го внесе вашиот компјутер отколку во канцеларијата.

Пет. Одлучи дали сакаш да користиш софтвер или не. Ако сакате директно да управувате со сите ваши датотеки, едноставно треба да креирате и насочите папки и потпапчи на хард дискот на компјутерот. Ако сакате да користите предодредено систем за управување со документи, купи програма за скенирање и организирање документи со препознавање на оптички симболи.

Функцијата за оптичка препознавање на знаците е способноста да се најдат креираните документи. Компјутерот може да чита документи кога ќе внесете услови за пребарување во програмата.

Системите со оптичко признавање на ликовите ќе ви овозможат да пребарувате за документи со зборови кои можат да бидат во нив, како што е името на продавницата или превод.

6. Направете стандарден систем за име на документот. Секој документ се нарекува ист начин, вклучувајќи го и предметот, датумот и другите важни информации. На пример, проверката треба да биде означена на чек, датумот и купениот производ.

7. Организирајте ги вашите папки и потпапки. Ако користите папки за складирање на податоци наместо системот за управување со документи, ќе треба да ги поделите со датуми, субјекти или проекти. Креирајте нова подкласа на папки за насочување на оние во кои премногу документи.

осум. Не барате искушение да зачувате датотеки на работната површина. Веднаш штом ќе преземете документи, наведете ги според правилата на името и веднаш ги ставате на вистинското место за да го олеснат.

Девет. Дознајте и користете програми кои се погодни за вашиот оперативен систем. На компјутерите на Apple, често користените датотеки се означени со различни бои. И во Apple и во Windows често се зачувуваат копии и историја на пребарување.