Како да ги автоматизирате извештаите во Excel (со илустрации)

Од оваа статија ќе научите како да го автоматизирате создавањето на извештаи за податоци во Microsoft Excel. Тоа е опишано овде, како и во табелата Excel за да побара податоци од надворешен извор (MySQL, Postgres, Oracle и така натаму) и креирајте извештај со помош на специјален plug-in кој ќе ја поврзе табелата на Excel со надворешни извори на податоци со надворешни извори на податоци со надворешни извори на податоци со надворешни извори на податоци.

За да креирате извештај за податоци во табелата Excel, ние го користиме макрото, кое исто така ви овозможува да ги зачувате извештаите во различни формати на датотеки со едно притискање на копче. Имајте на ум дека Excel има функција која ви овозможува да креирате макроа без да морате да пишувате програмски код.

Чекори

Метод 1 од 2:

За податоци во Excel

Еден. Ако податоците на кои извештајот мора да биде компајлирана е веќе во табелата Excel, автоматизирајте го процесот на креирање на извештај користејќи макроа. Macros се поддржани од функцијата Excel која ви овозможува да ги автоматизирате сложените и повторувачките задачи.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 2

2. Стартувај Excel. Двоен-клик (или едноставно кликнете на MAC компјутерот) на иконата како бела буква "x" на зелена позадина, а потоа кликнете на "Празна книга" на страната на шаблоните.

На Mac компјутер можеби ќе треба да кликнете "File"> "празна книга".

Ако веќе имате извештај на Excel за автоматизирање, двоен-клик на датотеката за извештај за да го отворите во Excel.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 3

3. Внесете ги вашите податоци за табеларни пресметки ако е потребно. Ако не сте ги додале заглавјата на колоните и броевите што ви се потребни за да направите извештај, направете го тоа сега.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 4

Четири. Активирајте го менито Програмер. Стандардно, ова мени не е прикажано на врвот на прозорецот Excel. За да го овозможите менито "Developer":

Windows - Притиснете ја "датотеката"> "Конфигурирајте ја лентата" (на левата страна), одберете го полето за "инвеститорот" во долниот десен агол (ако не ја видите оваа опција, скролувајте по страницата), а потоа Кликнете "OK".

МЕК - Притиснете "Excel"> "Параметрите"> лента и лента со алатки, проверете го полето "Developer" во "Основна" листа, а потоа кликнете "Зачувај".

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 5

Пет. Кликни Програмер. Ќе го најдете ова јазиче на врвот на Excel прозорецот. Се отвара Toolbar Developer.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 6

6. Кликнете BY Макро рекорд. Ова е опција на лентата со алатки. Ќе се појави скокачки прозорец.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 7

7. Внесете го името на макро. Направете го тоа во полето за текст "Макро име". Значи, последователно ќе одредите каков вид на макро.

На пример, ако макрото ќе изгради распоред врз основа на достапните податоци, ќе го именува "графиконот" или некако слично.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 8

осум. Креирајте кратенка за тастатура за да започнете со макро. Притиснете го копчето ⇧ Shift, а потоа притиснете друг клуч (на пример, Т) за да креирате клуч за тастатура.

На Mac компјутер, комбинацијата на клучеви ќе биде ⌥ Опција+⌘ команда И друг клуч (на пример, ⌥ Опција+⌘ команда+Т).

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 9

Девет. Зачувај го макро во Open Table Excel. За да го направите ова, кликнете на "Зачувај Б" и изберете "Оваа книга" мени, така што макро е достапен за сите кои ќе ја отворат оваа табела.

Excel датотеката треба да се зачува во посебен формат со макроа.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 10

10. Кликнете BY ДОБРО. Ова копче на дното на прозорецот. Макро поставките ќе бидат зачувани и режимот за пишување ќе се вклучи. Отсега натаму, сите ваши постапки ќе бидат снимени (пред моментот кога ќе престанете со снимањето).

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 11

Единаесет. Следете ги чекорите што сакате да ги автоматите. Excel ќе го следи секој клик, секоја тастатура и внесените параметри за форматирање - сето ова ќе биде внесено во макро листата.

На пример, за да ги изберете податоците и да креирате дијаграм, одберете ги потребните податоци, кликнете "Вметни" на врвот на Excel прозорецот, одберете го типот на табелата и уредување на дијаграмот како што ви треба.

Друг пример: да се создаде макро за изградба на графикон од податоци кои се во клетки со A1 преку A12, кликнете на празна ќелија, внесете = Суми (A1: A12) и притиснете ↵ Внесете.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 12

12. Кликнете BY Стоп за снимање. Оваа опција е на лентата со алатки "инвеститорот". Евиденцијата ќе биде запрен, и сите ваши постапки што сте ги направиле за време на снимањето ќе бидат зачувани како посебен макро.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 13

13. Зачувајте ја табелата Excel како датотека со поддршка на Macros. Кликнете "Датотека"> Зачувај како »и промена на формат на датотека на" XLSM "(наместо" XLS "). Потоа внесете го името на датотеката, одберете ја папката за да ја зачувате и кликнете "Зачувај".

Ако не го направите ова, макрото нема да биде спасен како дел од табелата, односно тие нема да можат да користат други луѓе на други компјутери.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 14

Четиринаесет. Стартувај макро. За да го направите ова, притиснете ја комбинацијата на копчиња избрани при креирање на макро. Процесите снимени во макрото ќе бидат изведени.

Исто така, за да го стартувате макрото, можете да притиснете "Macros" на јазичето на инвеститорот, одберете го макрото име и кликнете "Стартувај".

Метод 2 од 2:

За надворешни податоци (MySQL, Postgres, Oracle и така натаму)

Еден. Преземи Plugin kloudio. Со тоа, вашата табела на Excel може да биде поврзана со надворешна база на податоци или извор на податоци. Овој приклучок, исто така, работи со Google Tables.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 16

2. Споредете ја вашата табела со надворешен извор на податоци. За да го направите ова, кликнете на копчето "+" на порталот Кледио. Внесете информации за вашата база на податоци (тип на база на податоци, ингеренции) и изберете опции за безбедност / енкрипција ако работите со доверливи податоци или податоци за компанијата.

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 17

3. Кога вашата маса е поврзана со базата на податоци, побарајте надворешни податоци и креирање на извештаи може да бидат директно во Excel. Креирајте извештај за порталот Клудио, а потоа одберете го во менито Excel. Потоа нанесете дополнителни филтри и поставете ја фреквенцијата за ажурирање на извештајот (така што табелата автоматски се ажурира секоја недела, ден или дури еден час).

Сликата со наслов Автоматски извештаи во Excel Чекор 18

Четири. Покрај тоа, можете да ги внесете податоците во поврзаната табела и да ги ажурирате податоците во надворешниот извор на податоци. Направете го образецот за преземање на порталот Клудио и добијте можност рачно или автоматски да ги преземете промените направени во вашата табеларна пресметка на надворешниот извор на податоци.

Совети

Вчитајте ги приклучоците на Excel само од Microsoft AppSource, ако не им верувате на трети лица програмери.
MACROS може да се користи за автоматизирање на двете едноставни задачи (на пример, за да додадете вредности или креирање на дијаграми) и сложени (на пример, за да се пресметаат вредностите во клетките, создавање на табела врз основа на резултатите од пресметките, означување на дијаграми и печатење Добиени резултати).
Ако ја отворите табелата со макро, можеби ќе треба да кликнете "Овозможи содржина" на жолтата лента на врвот на прозорецот за да ја користите макрото.

Предупредувања

Макро ќе додаде апсолутно сите активности кои ги извршувате во режим на снимање. Затоа, не внесувајте погрешни вредности, не започнувајте непотребни програми и не избришете датотеки.
Макрос може да биде злонамерни (на пример, создадени за бришење на датотеки на компјутер). Не стартувајте макроа кои се добиени од несигурни извори.