Како да напишете барање за понуда (со илустрации)

Барање за понуда, или RFP - бизнис алатка која им овозможува на компаниите да најдат консултанти или хонорарни преведувачи за да ги задоволат потребите. Ефективната работа со RFP ги зголемува шансите за добра понуда од квалификувани кандидати.Колку е повеќе искрен ќе бидете кога ќе ги специфицирате вашите очекувања на барање за предлог, толку е поголема веројатноста дека можете да го најдете вистинскиот кандидат за исполнување на работата.

Чекори

Дел 1 од 5:

Ги одредува вашите потреби

Еден. Разбере што сакаш. Првиот чекор е да разберете кој резултат сакате да го добиете од проектот. Присуството на одредена визија ќе ви помогне да ги поставите вистинските прашања во врска со консултантските услуги.

Одредување на видот на вашиот проект и направете листа на чекори што треба да се направи за успешно завршување.
Утврди каква помош ви е потребна. Ви треба технички специјалист, специјалист во областа на дизајнот или и двете? Ви треба едно лице или тим кој ќе работи на проектот? Може да работи се врши од далечина или ви треба некој кој живее во близина и со кого можете да потрошите лична средба со?
Запрашајте се каков вид на програмери или специјалисти што треба да ги ангажирате за да го завршите проектот.
Присуството на основна презентација и визија не значи дека проектот треба да оди (и да оди) точно како сте поднеле.

Сликата е напишано барање за предлог Чекор 2

2. Оцени ги вашите цели и цели. Глобалните цели на вашата компанија, исто така, можат да бидат исто толку важни како и деталите на проектот.

Повторно прочитајте го документот каде што е опишана мисија на вашата компанија, дури и ако сте ја напишале.

Јасно е да се разбере како проектот помага во спроведувањето на мисијата на компанијата.

Променете го вашиот проект за визија ако не помогне да се постигнат глобалните цели на компанијата.

Определете како проектот ќе ја подобри вашата компанија, ќе ги задоволи потребите на акционерите или клиентите.

Направете документ кој опишува како точно проектот помага да се постигнат целите на компанијата и зошто тој ја исполнува мисијата. Можеби ќе треба да го вклучите овој опис на барање за предлог, но во исто време, документот ќе ви помогне да се фокусирате на нашите сопствени цели во проектот.

Сликата напишано напише барање за предлог Чекор 3

3. Одлучи со буџетот. Треба да го знаете конкретниот износ што можете да го потрошите на проектот.Искреност во врска со она што вашиот буџет ќе помогне во изградбата на долгорочни односи со консултанти што ги ангажирате.

Разговарајте со сметководствениот оддел или финансиите однапред. Вие не треба едноставно да претпоставите дека можете да потрошите некоја сума за проектот.

Осигурајте се дека ги земате предвид сите делови од проектот и сите специјалисти кои треба да ги ангажирате за спроведување на проектот.

Планирајте дополнителни трошоци. Проекти - особено големи проекти - ретко се наредени во буџетот. Оставете ја можноста за маневрирање во случај на непредвидени трошоци од самиот почеток, тоа ќе ви помогне да останете во плус.

Понуди конкурентна исплата. Запомнете дека помал одбор често значи помал квалитет. Во исто време, високата исплата за проектот не може да ви даде забележлив подобар резултат отколку само плаќање на "вообичаената цена".

Сликата напишано напише барање за предлог Чекор 4

Четири. Време на отпадна вода. Мора да компајлирате детален план за вршење работни фази кои укажуваат на конечните датуми за поднесување на предлози и завршување на проектот.Можете да го пресечете проектот за индивидуални чекори или чекори и да ги доделите датумите на секоја од нив.

Подготви "обратна" календар. Започнете од крајот на работата на проектот на проектот и се движите во спротивна насока, одредувајќи ги средните дислоци.

Поставете го рокот за примање на пријави за 2-6 недели по датумот на барањето за понудата на понудата, во зависност од тоа кое ниво на детали и промени што ви се потребни.

Доделете го крајниот датум за пишување барање за понуда.

Дел 2 од 5:

Барање планирање за понуда

Еден. Прочитајте други барања за понуда. Еден од најдобрите начини да напишете ефективно барање за предлог - прочитајте ги барањата на другите луѓе.Ова ќе ви даде идеја за тоа кои информации треба да бидат вклучени во барањето, описот во кој стил е најлесно да се прочита и што е полесно да се следи, кои визуелни примери треба да бидат вклучени.

Погледнете во Интернет барање за примерок за понуда. Постојат многу примери со детален опис на структурата и важни информации.
Прочитајте ги тековните барања од други компании. Замислете дека сте консултант кој се обидува да се запознае со предлогот. Прочитајте барања за понудата подготвена од други луѓе обрнувајќи внимание на кои информации ви недостасува во описот. Ова ќе ви помогне подобро да го напишете своето барање. Бидете сигурни дека сте вклучиле исчезнати информации на вашето барање за понуда.
Обидете се да најдете барања од компании кои работат во истата област како твое. Ако имате познаници во други компании, прашајте ги дали постојат примери на стари барања за понудата што можете да ја погледнете.
Проверете шаблони за барање на мрежа. Тие можат да бидат добра почетна точка, но мора да ги користите за да научите како да пишувате барања, а потоа напишете своја сопствена за да добиете поголема слобода во форматирањето и опишувањето на делови.

Сликата е напишано барање за предлог чекор 6

2. Инсталирајте ја областа и рамки на вашиот проект. Пред да напишете барање за предлог, мора да ја разберете сферата и рамката на вашиот проект. Можеби ќе ви треба скалирање на проектот ако разбирате дека ви треба премногу кратко време.

Може да биде корисно да се опишат задачите кои нема да бидат решени во рамките на одреден проект, дури и ако планирате да се вратите на овие идеи во иднина. (Оваа информација не треба да биде вклучена во барањето за понуда).

Дефиниција во описот на проектната рамка во барање за предлог ќе им овозможи на консултантите да подготват подобра понуда подобро.

Бидете реални за тоа каков резултат можете да го добиете со постојниот буџет и во тие привремени рамки кои го одвојувате консултант.

Сликата е напишано барање за предлог чекор 7

3. Направете листа на "барања" и "желби". Еден начин да се разбере она што навистина го сакате од одговорот на вашето барање е да изготвите листа на вашите барања и желби. Секој од вашите барања или "задолжително извршување" мора да биде вклучено во барањето за понуда. Можете да овозможите некои (или повеќето од) од вашите "желби", некој осигурајте дека вашето барање за понудата не стане нереално или премногу гломазно.

Можете да разјаснете на барање за предлог кој од предметите е потребен, и кои се пожелни само.

Премногу голем број на најпосакувани (пожелни) предмети можат да ги плашат потенцијалните консултанти кои ќе се чувствуваат недоволно квалификувани врз основа на премногу идеалистичен опис.

Зачувајте ја листата на "желби" за да ги оцените дојдовните предлози.

Сликата напишано напише барање за предлог Чекор 8

Четири. Одлучете кој ќе ги прочита понудите и ќе го избере изведувачот. Лицето кое ќе ги прочита понудите кои ќе бидат одговор на вашето барање мора да имаат прочитано искуство, ако не пишуваат, барања за понуда.

Осигурајте се дека очекувањата на лицето јасно се рефлектираат во барањето.

Сликата напишано напише барање за предлог чекор 9

Пет. Укажуваат на минимални квалификации на кандидатот. Во прилог на барањата и желбите кои директно се однесуваат на проектот, можете да ги одредите вашите очекувања во врска со образованието и искуството на консултантите кои ќе работат на проектот.

Сликата напишано напише барање за предлогот Чекор 10

6. Развијте систем на кој ќе ги оцените предлозите. Подготовката на таков систем пред да напише барање за предлог ќе ви помогне попрецизно да одлучувате за барањата и очекувањата. Значи, ќе бидете сигурни дека тие вклучуваат истрага за најважните фактори.

Определете го системот за оценување за предлози. Нагласи неколку категории со проценка на скалата од 1-10 и вкупниот рејтинг.

Понудата (и) со највисока оценка (AMI) најдобро ги задоволуваат вашите барања, најверојатно, еден од нив ќе биде избран.

Некои категории кои треба да бидат вклучени во табелата за оценување: естетика / дизајн, визија, имплементација, буџет, искуство и препораки, способноста да се вклопи на време, интегрирање на вашиот бизнис модел во дизајнот, иновациите, употребата на технологии, професионалност, реакција, реакција За конструктивни критики, комуникациски способности.

Дел 3 од 5:

Пишување барање за понуда

Еден. Вклучете ги релевантните детали. Не преоптоварувајте го читателот со излишни информации, но мора да ги вклучите сите релевантни детали за проектот во барањето. Ова може да се припише:

Кој си ти и кои се целите на вашата компанија
Зошто ви е потребен консултант на проектот
Кои резултати очекувате на крајот на проектот
Како да соработувате со компанијата
Колку сте спремни да платите
Како и во кои временски рамки испраќаат понуда
Како треба да биде структуриран предлогот
Кога секоја од проектните фази мора да се изврши
Како ќе оцените и одберете реченица
Кога ќе го известите избраниот консултант или компанија
Кој да се справи со дополнителни прашања

Сликата напишано напише барање за предлог чекор 12

2. Да биде конкретен, но не и премногу. Вашето барање за понудата мора да биде јасно и конкретно во однос на видот на проектот и како консултантот што го барате, но не поднесете премногу тесни барања што можат да плашат добар кандидат. Најди го рамнотежата може да не е лесно.

Ако не сте доволно специфични, ќе добиете поток на предлози кои се премногу заматени или не се совпаѓаат со вашата визија.

Ако предложивте премногу тешки барања, не можете да добиете доволно за да го изберете бројот на предлози.

Можеби ќе треба да го преработите барањето за понудата ако предлозите се премногу или премногу малку.

Сликата напишано напише барање за предлог чекор 13

3. Ефикасно структура на вашето барање. Бидејќи давате голема количина на информации во мала количина, организацијата на информации е клучот за создавање на ефективно барање за понудата.

Изберете јасни делови. Секции ви дозволуваат да ја поделите вашата понуда за лесно перцепирани делови.

Користете задебелена редење и нагласување за да ги нагласите најважните точки, но направете го тоа умерено. Помалку од 10% од текстот мора да бидат распределени или подвлечени.

Поделете ги големите делови со листи или да ги споделите во неколку пократки делови.

Додадете некои добро украсени графикони за да го разредите текстот и визуелно да се привлечат.

Сликата напишано напише барање за предлог чекор 14

Четири. Барам препораки. Бидете сигурни дека сте побарале препораки. Треба да имате можност да проверите дали претходните клиенти се задоволни со процесот на работа со консултант или фирма, како и проектот што го добиле.

Бидете сигурни дека сте контактирале со луѓе кои можат да обезбедат препораки до консултантот. Прашај, дали клиентот е подготвен повторно да ангажира консултант во иднина и да се погрижи да поставува прашања и за процесот на соработка и за проектот.

Сликата е напишано напише барање за предлог чекор 15

Пет. Повторно прочитајте го барањето за понудата пред превозот. Испраќање на неразбирливо барање или барање со грешки или граматички грешки е не-професионализам кој може да ве чини неколку добри понуди. На компанијата сериозно се смета, мора да обезбедите квалитетен производ.

Дозволете ми да го прочитам барањето на некој друг. Откривање на сопствените грешки може да не е лесно.

Можеби ќе треба да пронајдете некој кој не учествува во проектот или не е ниту еден вработен во компанијата и да му даде на барањето на ова лице за да се осигура дека целите се јасни.

Дел 4 од 5:

Испраќање на барање за понуда

Еден. Испратете го вашето барање до понудата за консултантски компании со репутација. Иако многу консултанти работат во големите компании, компаниите се обидуваат да го задржат брендот и да ја бранат својата репутација, така што тие веројатно нема да ги задржат вработените, чие ниво под очекувањата на компанијата.

Проверете ги коментарите за компанијата во мрежата. Осврти објавени онлајн не се секогаш совршени, но ова е добра почетна точка. Во исто време, ние ќе ги искористиме негативните критики со учеството на скептицизмот. Осигурајте се дека отповикувањето ги покажува причините за незадоволство од компанијата и игнорира емоционални изјави.
Прашајте го вашиот вработен или пријател од компанија слична на твое на кого би препорачал да испрати барање за понуда. Дури и конкурентната компанија со голема веројатност ќе ви даде чесни препораки за компаниите со добра репутација.
Повикајте ја компанијата и прашајте ги препораките. Прашајте ги препораките од индивидуалните консултанти - вообичаената работа, така што компанијата најверојатно нема да одбие да дава препораки. Осигурајте се дека поставувате прашања за процесот на соработка со компанијата, како и прашајте дали луѓето кои обезбедуваат препораки ќе бидат подготвени да ангажираат фирма за идните проекти.

Сликата напишано напише барање за предлог Чекор 17

2. Ограничете го бројот на фирми и поединечни вработени што испраќате барање. Ако вашето барање е испратено до секого и на сите, ќе добиете премногу предлози за извршување на реална проценка или вашето барање нема да се сфати сериозно.

Развојот на предлогот трае долго време, а фирмата или консултантот најверојатно нема да сака сериозно да го разгледа вашето барање и да потроши време на тоа ако барањето е премногу често.

Се фокусира на добивање на помала количина на повисок квалитет предлози.

Сликата напишано напише барање за предлог Чекор 18

3. Им даде на поединечни консултанти разумно време за да се подготви квалитативна реченица. Со обезбедување на фирми и консултанти за читање и разбирање на вашето барање, подготовката на нивната визија на проектот и развојот на предлог за квалитет, ќе добиете подобра идеја за тоа како ќе излезе проектот.

Сликата е напишано барање за предлог Чекор 19

Четири. Се придржуваат до инсталираното време. Фирмата што испрати барање доцна не можеше да ги исполни роковите поставени од вас. Ако сте сериозни во врска со времето, не ги разгледувајте предлозите кои беа испратени по истекот на времето. Ако сте помалку загрижени за времето на квалитетот на проектот, можете да ги разгледате предлозите што дојдоа по Dedlayina.

Дел 5 од 5:

Барање за примерок за комерцијална понуда

Документ: Барање за понуда