Како да составите план за промена: 15 чекори

Постојат два вида планови за управување со промени. Еден од нив го зема предвид влијанието на промените во организацијата и има за цел поддршка на транзициониот период. Друг тип на план ви овозможува да го следите овој потег на еден проект, да ги поправите отстапувањата или промените за време на проектот и скалата. Целта и на другиот план - јасно и јасно формулираат што точно треба да се направи.

Чекори

Метод 1 од 2:

Како да напишете план за управување со организациски промени

Еден. Наведете ги причините за промена. Наведете ги оние фактори кои влијаеле врз одлуката за воведување на промени, на пример, ниско ниво на продуктивност на трудот, нова технологија или промена во мисијата на организацијата.

Еден од пристапите е да се опише моменталната ситуација во организацијата и она што планот ќе доведе до кој во иднина.

Сликата напишано напишете план за управување со промени

2. Наведете го видот и обемот на промени. Накратко опишете ја природата на очекуваните промени во рамките на проектот. Збор дека промените ќе влијаат на: должности, процеси, политики и / или организациска структура. Наведете ги поделбите, работните групи, системите и другите компоненти на организацијата за да влијаете на претстојните промени.

3. Наведете кои оние заинтересирани лица го поддржуваат овој проект. Наведете ги сите заинтересирани страни на кои имплементацијата на овој план ќе влијае, на пример, врвен менаџмент, проект менаџер, спонзор на проектот, крајните корисници и / или вработени во компанијата. Наведете за секоја категорија, дали овие засегнати страни го поддржуваат проектот за промена.

Обидете се со поголема јасност и видливост за да ги одрази овие информации во табелата. На пример, како погоден образец, можете да ги преземете параметрите како што се свеста, ниво на поддршка и влијание и да ја процените секоја група засегнати страни на високо / средно ниво / ниско ниво.

Ако можете да имате личен разговор за да ја пријавите поддршката на засегнатите страни.

Сликата е напишано напишете план за управување со промени Чекор 4

Четири. Креирајте команда за контрола на промени. Овој тим е одговорен за доведување информации до сите заинтересирани страни, слушајте ги нивните грижи и да обезбедите најбого не безболно воведување на промени. Изберете луѓе кои уживаат доверба и авторитет во организацијата, како и добри комуникативни вештини.

Исто така се однесува на нивото на високиот менаџмент. Го нагласува вниманието на менаџерите за она што тие не треба само да се договорат за планот, туку и активно промовирање на промените.

Сликата е напишано напишете план за управување со промени

Пет. Развивање на концептуален пристап за организирање на организација. Целосната поддршка од реномирани луѓе во организацијата игра клучно за успешно спроведување на промените. Дозволете секој лидер да го изрази своето мислење за промените и да ги доведе сите да играат активна улога во спроведувањето на успешни промени.

Сликата е напишано напишете план за управување со промени 6

6. Направи план за секоја група засегнати страни. Оценете ги ризиците и загриженоста на секоја група засегнати страни, вклучувајќи ги и оние кои ги поддржуваат промените. Поделете го тимот за управување со промената во развојот на овие прашања помеѓу учесниците.

7. Направи план за комуникации. Комуникацијата е најважната компонента на управувањето со промените. Грижа колку што е можно повеќе со сите луѓе вклучени во процесот. Неуморно ги нагласуваат причините за промените и придобивките што ги носат.

Заинтересираните страни треба да бидат способни лично да комуницираат, што ќе обезбеди билатерална врска. Лични состаноци се од суштинско значење.

Изворот на информации треба да биде спонзорирање од највисокото раководство, непосредниот лидер на секој вработен и секој дополнителен претставник на Коланот, кој ужива доверба во заинтересираните страни. Сите информирање треба да се вршат во еден клуч.

осум. Отпорност на следење. Промените секогаш се перцепираат во бајонети. Ова се базира на индивидуално ниво, па комуницирајте со заинтересираните страни лично за да ја открие причината за отпор. Следете незадоволство и поплаки дека тимот за управување со промените може навремено да ги реши проблемите. Најчестите проблеми од оваа природа вклучуваат:

Недостаток на мотивација за промени или отсуство на чувство дека мерките се итни.

Недостаток на разбирање на целокупната слика или причините за кои се потребни промени.

Недостаток на влезни податоци за процесот.

Неизвесност во утре, идните одговорности или барања за идните должности.

Неможност за насочување за исполнување на очекувањата во врска со спроведувањето на промените или информирањето.

Девет. Елиминирање на пречките. Реакцијата на повеќето незадоволство треба да биде дополнително информирање или промени во комуникациската стратегија во врска со конкретните прашања. Во други случаи, може да се бара дополнителни мерки за вклучување во нивниот план или да остават команда за управување со промените во спроведувањето. Размислете дека од следниве може да биде релевантно за вашата организација:

Во случај на промени во службените должности или работни процеси, неопходно е да се направи главен фокус на обуката на персоналот.

Ако очекувате да го намалите моралниот дух во тим или премногу нагласување на транзицијата кон нови услови, испушти ја животната средина на корпоративниот настан или награда за вработените.

Ако засегнатите страни не се мотивирани да се променат, развиваат систем за стимулирање.

Ако заинтересираните страни веруваат дека тие останале во морето, го поминуваат состанокот за да добијат коментари од нив и да го прилагодат вашиот план, соодветно.

Метод 2 од 2:

Како да ги следите промените во секој проект

Еден. Дефинирајте улоги во промените на промените. Наведете ги сите улоги кои се неопходни како дел од овој проект. Опишете ги должностите и потребните вештини за секоја од улогите. На минимум, вклучете проект менаџер, кој треба да ги спроведе промените на дневна основа, и спонзор на проектот, кој треба да го следи заедничкиот напредок и да донесува одлуки во врска со управувањето со промените во владеењето на ниво.

За поголеми проекти во голема организација, ќе треба да ја поделите улогата на управување со проекти помеѓу неколку луѓе кои имаат различна специјализација.

2. Користете контролен панел за монтажа. Проектите во софтверот, по правило, се опремени со контролен панел за промена, пристап до кој претставници на секоја од групите на засегнати страни се. Таквиот софтвер ви овозможува автоматски да ги координирате барањата за промени, елиминирање на одговорноста на менаџерот на проектот, како и информираат за одлуките на засегнатите страни. Таквиот пристап функционира добро во проекти со голем број заинтересирани страни, како и во тие проекти кои бараат редовна ревизија на обемот и целите на проектот.

3. Развивање на процесот на воведување промени во промените. Неопходно е да се размислува за тоа како идејата се спроведува во реалноста кога некој од учесниците на тимот го открива неопходниот следен чекор. Опишете го овој процес и преговарајте за тоа пред целиот тим. Еве еден пример:

Учесникот на тимот го исполнува формата на барање за промена и испраќање на ова барање до менаџерот на проектот.

Менаџерот на проектот го регистрира ова барање во општата листа на барања и го забележува статусот на барањето кога ќе се донесе одлука за да се воведе идеја или да го одбие.

Менаџерот ја издава задачата на членот на тимот да состави поспецифичен план, земајќи ги предвид потребните ресурси.

Менаџерот на проектот испраќа план за координирање на спонзорот на проектот.

Промена се спроведува. Заинтересираните страни редовно добиваат информации за моменталната ситуација.

Четири. Креирајте образец за барање за промена. Секое барање за промена мора да биде регистрирано во општата листа на барања и да го вклучи следново:

барање за промена;

Промена на бројот на барање доделен на менаџерот на проектот;

Име и опис;

Име на авторот на барањето, е-пошта и телефонски број;

Приоритет (висок, среден, низок). Плановите за управување со итни промени бараат дефинирање на јасни термини;

Број на производ и верзија (за проекти за развој на софтвер).

Пет. Направете дополнителни информации за да го побарате дневникот за регистрација. Пријавувањето за регистрација исто така треба да ги одразува вистинските решенија и мерки за спроведување. Во прилог на информациите наведени во образецот за пребарување, тука треба да се содржат следните податоци:

Означи за резултатите од координацијата (одобрени или откажани);

Потпис на лице кое се согласува ова барање;

Краен рок за промена;

Датум на завршување на проектот за промена.

6. Следете ги главните промени. Покрај секојдневното следење на статусот на проектот, ќе биде корисно да ги евидентира сите главни одлуки за овој проект. Таквите записи ја олеснуваат задачата за следење на долгорочни проекти или проекти, во текот на кои се случуваат промени како дел од прирачникот. Оваа информација се користи и во информирањето на клиентите и високиот менаџмент. Со какви било промени во времето, скалите или барањата на проектот, приоритетите или стратегиите, означете ги следните информации:

Кој ја прифати одлуката.

Кога беше донесена одлуката.

Краток опис на причините зошто оваа одлука е донесена, а процесот на нејзино спроведување. Примени ги сите документи поврзани со овој процес.

ПРЕПОРАКИ

Зајакнување на довербата и посветеноста на нашите вработени и меѓу клиентите. Промените предизвикуваат луѓе, како по правило, чувство на непријатност. Демонстрирајќи луѓе кои ви се стремат да дејствуваат во нивните интереси, можете да ја пријавите нивната поддршка.