Как написать деловое письмо

Треба да напишете деловно писмо професионално и ефикасно? Повеќето бизнис писма кореспондираат со воспоставениот и лесен за учење на формат кој лесно може да се прилагоди на било кој тип на содржина. Бизнис писмо секогаш треба да содржи датум, информации за испраќачот и примателот и неколку текстуални ставови. Искористете го следното упатство за пишување на деловно писмо (прилагодете го ако е потребно, со цел писмо да одговара на стандардите усвоени во вашата компанија).

Чекори

Метод 1 од 4:

Почеток на пишување

Еден. Однесување уверени познавања за точниот формат на писмо. Без оглед на содржината на вашето писмо, треба да се придржувате до неколку деловни стандарди за дефинирање на изгледот на писмото. Бизнис писма мора да бидат постигнати со користење на заеднички фонтови, како што се Arial или Times New Roman. Искористете ги предностите на блок дефект на текстот (на ставовите) - тоа е, започнете нов став од двоен притискање "Влез" (ENTER), односно без примена на став.

Ако печатите писмо на печатачот, тогаш размислете за можностите за печатење на брендираната форма. Логото и информациите за контакт на вашата компанија ќе го дадат вашето писмо поцврсти поглед.
Е-бизнис писма, исто така, треба да бидат напишани со користење на заеднички фонтови. Кога пишувате бизнис писмо, не треба да ги користите таквите фонтови кои имитираат ракописно ракопис, како и други бои, покрај црно-бело.

Сликата напишано напишете деловна буква чекор 2

2. Вклучете информации за вашата компанија. Наведете го името на вашата компанија и неговата адреса, и секој дел од адресата треба да започне со нова линија. Ако работите себеси или сте независен изведувач, тогаш наместо името на компанијата (или над него), наведете го своето име.

Ако вашата компанија има собрани брендирани празни места, можете да ги користите наместо вашето име и адреса на компанијата.

Ако самите ја бирате адресата, тогаш ставете го на врвот на страницата и усогласување на десната или левата раб (во зависност од параметрите во вашата компанија).

Сликата напишано напишете деловна буква чекор 3

3. Наведете го датумот. Професионалци го означуваат датумот целосно. На пример, пишувај или "1 април 2012 година", или "1 април 2012 година". Датум треба да се израмни на левиот раб и се наоѓа повеќе линии под адресата на испраќачот.

Сликата напишано напишете деловна буква чекор 4

Четири. Наведете ги информациите за контакт на примачот. Напишете го целото име на примачот, насловот (ако е прифатлив), името на компанијата и адресата е оваа информација треба да се наоѓа во овој редослед и секој дел треба да започне со нова линија. Доколку е потребно, наведете го идентификациониот број. Информациите за контакт на примачот треба да се наоѓаат неколку линии под датумот (усогласување на левиот раб).

Сликата е напишано напишете деловна буква чекор 5

Пет. Одлучи со изборот на честитки. Честитки е важен индикатор за почит и каков вид на поздрав што го користите, без разлика дали знаете лице кое пишува (и колку добро го знаете), како и формалното ниво на вашата врска. Обрнете внимание на следните опции:

Напиши "заинтересирани страни", САМО Во случај да не знаете кој точно пишувате.

Ако не го знаете на примачот доволно добро, тогаш опции "Почитувани / почитувани" - се безбеден избор.

Можете исто така да го наведете насловот / позицијата на примачот и презимето, на пример "Почитуван д-р Иванов".

Ако го знаете го примачот доволно добро, и вие уживате во неформална комуникација, тогаш можете само да го наведете (првото) името на примачот, на пример "Почитуван Ен".

Ако не го знаете половина од примачот, тогаш само внесете го името и иницијалите, на пример "Гук К.Од."

Не заборавајте да ставите запирка по честитки или дебело црево по зборовите "оние кои можат да се однесуваат".

Метод 2 од 4:

Содржини

Еден. Подигнете го вистинскиот тон. Како што велат, времето е пари, па повеќето деловни луѓе не сакаат да губат време. Следствено, тонот на вашето писмо треба да биде краток и професионален. Вашето писмо мора брзо да се чита, па веднаш продолжи со суштината на случајот, оставајќи кратки коментари во првиот став. На пример, секогаш можете да започнете со зборови "Ти пишувам ...", а потоа продолжи да ја развива темата.

Не внесувајте го писмото до шарени транзиции, гласни зборови или долги, понуди за ликвидација - Ваша задача е толку брзо и јасно да ја пренесете пораката, бидејќи е можно, бидејќи е можно.
Со цел да се намали текстот, мора да ги избегнувате пасивните ветувања, исто така, обидете се да не ја наведете суштината премногу тенденциона.

Сликата е напишано напишете деловна буква чекор 7

2. Напиши јасно и концизно. Примачот мора точно да разбере што се обидувате да му го пренесете. Примачот брзо ќе одговори на содржината на писмото само ако значењето на писмото е јасно на тоа кристално. Особено, ако како резултат на читање на писмото, очекувате некој вид резултат или акција од страна на примачот, а потоа дефинитивно укажуваат во писмото на она што го сакате. Објаснете ја вашата позиција што е толку кратка што е можно повеќе.

Сликата е напишано напишете деловна буква чекор 8

3. Доколку е потребно, бидете повеќе разговор. Писма се напишани од луѓе и за луѓе. Ако е можно, избегнувајте формалности - нема да можете да изградите добри односи со помош на безлични, повторувачки и букви. Сепак, треба да се прекрши од говорен јазик или сленг: такви зборови како "знаеш", "мислам" или "Сакаше". Се држи до бизнис тон, но да биде пријателски и корисен.

Ако добро го знаете примачот, би било прекрасно ако додадете неколку пријателски редови со добри желби.

Размислете добро пред да поминете на повеќе личен однос. Понекогаш деловниот однос навистина вреди да се разредува со мала количина на хумор, понекогаш е подобро да се направи избор во корист на претпазливост наместо да се шегува.

Најверојатно, целта на вашето писмо е да го убеди примачот да направи нешто: да го промени мислењето, исправи го проблемот, испрати пари или да преземе мерки. Претставете ја суштината на вашиот случај.

Сликата напишано напишете деловна буква чекор 9

Четири. Бидете љубезни. Дури и ако се жалите со жалба или напишете со анксиозност за некој вид на проблем - сеуште можете да бидете љубезни. Ставете се во позицијата на примачот и понуда за да направите се што е можно за својот дел (во рамките на разумно) за да погледнете во неговите очи како љубезни и корисни.

Сликата е напишано напишете деловна буква од 10

Пет. Сума. Во последниот став, неопходно е да се резимира вашата визија и јасно да се идентификува или закажаниот тек на дејствување или да го наведете она што го очекувате од примачот. Запомнете дека примачот може да ве контактира со прашања или за помош во решавањето на проблемите, како и благодарам за внимание на неговото / нејзиното писмо или проблем.

Метод 3 од 4:

Крајно писмо

Еден. Правилно завршување на писмото. Завршувањето, како и поздрав, е важен показател за почит и степенот на формалностите во односите. "Твое верно" - Како по правило, исто така може да биде безбедна опција"Со почит", "Најдобри желби" и "Со почит". Малку помалку формални, но сепак професионални завршетоци: "се најдобро", "со среќа", "со најдобри желби", и "Ви благодарам". Стави запирка по овие зборови.

Сликата напишано напишете деловна буква чекор 12

2. Претплатете се на писмо. Оставете околу четири празни линии за вашиот потпис. Пријавете писмо откако ќе го испечатите, или ако го испратите по е-пошта, тогаш скенирајте ја сликата на вашиот потпис и прикачете го на овој дел од писмото. Пожелно е да се користи сино или црно мастило за ова.

Сликата напишано напишете деловна буква чекор 13

3. Наведете го вашето име и информации за контакт. Под потпис, мора да го бирате вашето име, телефонски број, е-пошта и други релевантни информации за контакт. Поставете го секој посебен дел од вашите податоци за контакт на посебна линија.

Сликата напишано напишете деловна буква од 14 години

Четири. Ве молиме додадете ако е потребно "Инвестиции". Ако сте инвестирале дополнителни документи за разгледување од страна на примачот, тогаш проверете го ова со неколку жици под информации за контакт, наведувајќи го бројот и видот на последователните документи, на пример, на пример "Инвестиции (2): Резиме, брошура".

Метод 4 од 4:

Завршување на писмото

Еден. Уредете писмо. Појавата на писмото е клучен елемент на професионализмот. Уредување на писмото (обрнувајќи внимание на присуството на грешки), така што примачот лесно може да се види во вас способно и одговорно лице. Стартувај автоматско проверка на правописот во уредувач на текст, сепак, дополнително ќе го прочитате писмото пред пратката.

Запрашајте се на прашање: Дали писмото е јасно и кратко? Дали постојат ставови подолги од 3-4 реченици? Ако тие постојат, размислете за отстранување на непотребни изјави.
Ако писмото е исклучително важно, тогаш можеби ќе сакате да му дадете на некој пријател или колега за да го прочитате. Понекогаш вториот парен пар може да помогне да се идентификуваат грешките или срамните формулации кои можеби не се забележите.

Сликата напишано напишете деловна буква од 16 години

2. Прати писмо. Испратете е-пошта или ако испратите писмо со нормална пошта, користете го пликот за бизнис кореспонденција. (Ако е можно, тогаш користете го пликот со логото на компанијата испечатено на него.) Внимателно печатете ја вашата обратна адреса и адреса на примачот. Преклопете го писмото во три дела, така што примачот прво ќе го претвори горниот дел, а потоа на дното. Бидете сигурни дека сте приложиле доволна количина на поштенски марки и испратете писмо.

Ако сметате дека не сте сосема добри и убави ракопис, и тоа не се совпаѓа со вашето професионално лице, потоа внесете ја адресата во уредувачот на текст и печатете го на пликот користејќи го печатачот.

Совети

Со цел да потпишете писмо, само треба да користите висококвалитетна рачка.
Одговори на кореспонденција брзо. Ако не можете да напишете целосен одговор за помалку од една недела, дозволете ми да го знам дописникот, посочувајќи кога тој или таа може да очекува од вас комплетен одговор.
Стрес позитивни аспекти. Зборува за она што можете да направите не е за она што не можете. На пример, ако производот не е достапен, тогаш не му кажувајте на клиентот дека не сте во можност да ја исполнат нарачката, наместо тоа, кажете му дека производот е многу популарен, и веќе сте го продале. Потоа наведете кога можете да ја извршите нарачката.
Ако напишете опкружувачки и сложени букви, тогаш размислете за изготвување на прелиминарен план.

Направете листа на теми што сакате да ги наведете. Не грижете се за редоследот на следното.
Изберете листа на клучни зборови, примери, аргументи и факти за секоја тема.
Оценете ја секоја тема на својот план за соодветна усогласеност на вашата цел и публика.
Избришете сè што не се однесува на случајот.
Сортирајте информации во најсоодветниот примач.

Предупредувања

Немојте да бидете премногу упорни и многу силни во изразите - запомнете дека со помош на бизнис писма се обидувате да го подобрите или да започнете професионален однос.
Не поварувајте премногу. Искрено комплимент е сосема прифатлив, сепак, голем број на летови ќе покажат дека сте се потпираат на деловни односи на ласкање, а не за вашата надлежност.