Како да напишете бизнис писмо до вашите клиенти: 10 чекори

Ако имате свој бизнис, тогаш веројатно ќе треба да пишувате бизнис писма до нашите клиенти. Целите можат да бидат различни: алармирање на нови настани или услови, одговори на жалбите на клиентите од компанијата. Без оглед на причината за писмото, важно е секогаш да се задржи професионален тон и бизнис стил.

Чекори

Дел 1 од 2:

Формат на бизнис писмо

Еден. Користете професионално писмо шапка. Бизнис писмо претставува вашата компанија. Во овој поглед, писмото мора да има соодветен поглед. Исто така, не заборавајте да го користите логото на компанијата или бренд.

Можете да креирате писма капа со користење на готови шаблони во боја Microsoft Word. Користете го логото на вистинската компанија или бренд.

Сликата е напишано напишете деловно писмо до клиентите чекор 2

2. Отворен уредувач на текст. Сите деловни писма на компанијата секогаш треба да бидат испечатени на компјутер.

Креирајте нов документ и поставете ги полињата од 2,54 сантиметри.

Користете фонт со серии како пати Нов Роман, Грузија или Аријал. Значи, големината на фонтот треба да биде не повеќе од 12, но не помалку од 10. Видот или големината на фонтот не треба да биде лошо за да влијаат на читливоста.

Користете еден фирма интервал.

Сликата напишано напишете бизнис писмо до клиентите чекор 3

3. Прилагодете ја формата на блок. Блок форма - најчест форма на бизнис букви. Исто така, исто така е полесно да се конфигурираат и следат. Секоја ставка е усогласена со левиот раб и е одделена со еден интервал. Со цел од врвот на страната, следните ставки треба да вклучуваат:

Денешен датум или датум на испраќање писма. Не заборавајте да го наведете датумот, бидејќи се користи за да го земе предвид испраќачот и примателот, како и на правни цели. Наведете го точниот датум.

Адреса на испраќачот. Ова е вашата адреса во стандарден формат. Ако вашата адреса е веќе наведена во заглавието на писмото, тогаш овој чекор може да се прескокне.

Појдовна адреса. Наведете го името и адресата на примачот на писмото. Можете да ја користите жалбата "Г-дин" или "Мадам". Значи, ако Нина Серов е примател, тогаш можете да напишете како "г-ѓа Нина Серов" и "Нина Серов".

Поздрав. Можете да напишете "Почитувани г-ѓа Серов" или "Почитувани Нина Серов". Ако не сте сигурни кои го читаат писмото, пишуваат "Почитуван Господ". Постои уште една опција "за вниманието на сите заинтересирани страни", но треба да се остави за екстремен случај ако адресата е непозната.

Основен дел од писмото. Овој дел ќе биде разгледан подетално во следниот дел.

Финален дел и потпис. Напиши: "Со почит", - или: "најдобри желби".

Дел 2 од 2:

Како да напишете бизнис писмо

Еден. Одреди ја целната публика. Тонот на буквата секогаш мора да остане професионален, без оглед на публиката, но изборот на зборови и јазик значи зависи од примачот на писмото. Ако писмото е наменето за одделот за персонал на друга компанија, тогаш треба да се користи повеќе официјален јазик. Кога контактирате со специфичен клиент, можете да прибегнете кон неформален и едноставен јазик.

Исто така, ќе ви овозможи да ги избегнувате недоразбирањата. Не користете ги термините кои се неразбирливи за читателот. На пример, клиентите не можат да ги знаат кратенките што се користат за вселенската програма во вашата компанија, па не ги користат во писмото.
Најважното правило на деловното писмо - текстот треба да биде јасен, концизен и љубезен.

Сликата напишано напишете деловно писмо до клиентите чекор 5

2. Наведете ја целта на писмото во првата линија. Помислете на целта на писмото. Сакате да кажете нова канцеларија адреса? Потсетете го клиентот за долгот? Дајте одговор на жалбата?Запомнете го ова кога ќе треба да направите прва понуда. Не користете заматено формулирање и веднаш одете до дното.

Напишете прво лице ако го изразите вашето мислење како сопственик на компанијата. Напишете од второто лице ако го вклучите името на компанијата или организацијата.

Користете недвосмислена изјава како: "Со ова информирање", - или: "Со ова сакаме да го знаеме следново". Напиши од првото лице ако се јавите како сопственик на компанијата како: "Сакам да ве контактирам", - или: "Неодамна ми станаа познати ..., Затоа, би сакал ... ".

На пример, вие (сопственик на компанијата) сакате да го информирате Нина Серовој за долгот во еден месец. Започнете го писмото како ова: "Сакам да ве известам дека од март 2015 година постои задолженост на вашата сметка".

Ако сте вработен во компанијата и одговорете на жалбата на клиентот за вселенската програма на вашата компанија, а потоа започнете вака: "Ние ги добивме вашите коментари во врска со нашата програма за колонизација на Марс".

Понекогаш треба да го известите читателот дека тој победил во натпреварот или добил место во образовна институција. Започнете така: "Мило ми е да информирам ...", - или: "Со задоволство ќе пријавам ...".

Ако треба да ги информирате непријатните вести, започнете со таква фраза: "Ние ве информираме ..." - или: "По внимателно разгледување, беше одлучено ...".

Сликата напишано напишете деловно писмо до клиентите чекор 6

3. Користете валиден залог. Во официјалниот говор често се користи постојан депозит, но може да го направи текстот на писмото со монотоно или неразбирливо. Вистинскиот депозит ви овозможува да доставите информации до одлучувачки тон.

Пример за страдање залог: "Кои чекори може да се преземат?"Во овој случај, чекорите не се изведувачот на дејствување, туку се соочува.

Пример за валиден залог: "Кои чекори можеме да ги направиме?"Во ова олицетворение се користи валиден депозит, кој ви овозможува јасно и јасно да ја пренесете мислата.

Понекогаш, страдањето депозит ви овозможува да ја пренесете вашата мисла и да не привлекувате премногу внимание на грешка или грозен факт. Користете го само во овој случај. Обично вистинскиот депозит е поповолен.

Сликата е напишано напишано бизнис писмо до клиентите чекор 7

Четири. Проверете за претходните настани или комуникација со читателот. Можеби порано веќе сте ја пријавиле Нинаров за долг. Читателот може да го изрази своето незадоволство од вашата вселенска програма на последната конференција. Ако веќе сте разговарале, потсетете го овој факт. Читателот ќе може да ги врати важните детали во меморијата, а вашето писмо ќе биде многу поважно и итно.

Користете фрази како: "Според претходното писмо од ...", "Ви благодариме за навремено плаќање минатиот месец", - или: "Бевме задоволни да ги слушнеме вашите конструктивни коментари на конференцијата во мај".

Сликата напишано напишете деловно писмо до клиентите чекор 8

Пет. Контакт или предлага помош. Наведете го позитивниот тон на писмото користејќи љубезно барање или нудат помош во форма на соработка.

Да речеме дека сте сопственик на компанијата и сакате да го убедите клиентот да плаќа долг. Користете ја фразата: "Јас ќе бидам благодарен за вашата помош и итно плаќање"

Ако пишувате во име на компанијата, тогаш користете ја фразата: "Ние би сакале да организираме личен состанок со нашиот шеф на персоналот за вас".

Исто така понуди да одговори на сите можни прашања и отстранување на читателот на сомневања. Пример: "Ние ќе бидеме среќни да одговориме на било кое од вашите прашања или да ги отфрлиме сомнежите за плаќањето", - или: "Дали сакате да дознаете дополнителни детали за нашата програма?"

Сликата напишано напишете бизнис писмо до клиентите чекор 9

6. Завршете го писмото. Користете повик за акција од вашата страна или на страната на клиентот. Тоа може да биде услов да се исплати долгот за одреден период или да понуди да организира состанок со клиентот.

Напишете предлог со надеж за комуникација во иднина: "Ние ќе бидеме среќни да се сретнеме со вас на состанокот на буџетот следната недела", или: "Со задоволство ќе разговараме со сите овие аспекти во повеќе детали кога ќе се сретнете во нашата канцеларија".

Наведете дали документите се прикачени на писмото. Додадете ја фразата како: "Ви испраќаме сметка за минатиот месец", - или: "копија од вселенската програма е прикачена на буквата".

На крајот, користете ја последната фраза. Клиентите најдобро е да пишуваат: "Со почит" - или: "најдобри желби".

Користете го текстот "со почит" во официјални писма до непознати луѓе.

Напиши: "Сите стоки", ако сте запознаени или соработувајте со некоја личност.

Сликата со наслов Напишете бизнис писмо до клиентите чекор 10

7. Поправи ги грешките. Правилниот дизајн и формулација нема да играат каква било улога ако граматички грешки се среќаваат во писмото!

Обидете се да ги најдете сите случаи на страдање залог и да направите соодветни промени.

Обрнете внимание на долги и неразбирливи понуди. Во бизнис писмо, постои норма "подобро помалку, да е подобро", според тоа, од долги реченици треба да се одбие.