Како да ги сортирате документите по азбучен ред

Сече во печатени документи - и на работа и лични намери - може да биде без многу проблеми, ако ги насочите по азбучен ред. Таквата организација на документи ќе ви овозможи и кое било друго лице брзо да ги пронајде потребните информации, а исто така ќе ги заштити документите. Сепак, не е сè толку едноставно, а во сортирање на документи за азбуката има неколку суптилности, кои ќе ви ги кажеме сега и.

Чекори

Метод 1 од 2:

Сортирај по азбучен

Еден. Ги шират документите за азбуката, врз основа на нивното име. Користете за овој т.н. азбучен покажувач.

Сликата насловена датотека по азбучен ред чекор 2

2. Ставете ги документите во една или друга папка врз основа на тоа како започнуваат писмото. Организирајте ги документите кои започнуваат со истата буква, треба да втората буква од името. Ако второто писмо се совпаѓа - тогаш на третиот. Или четврти. Или во петтиот. Нема отстапувања од овој алгоритам тука и не може да биде, но ова ќе биде претставено со стократно - овој вид ќе ги избрише сите бели дамки во документацијата.

Слика насловена датотека азбучен чекор 3

3. Опишете како сте сортирале документи. Потребни се сите да имаат пристап до документите наредени од вас, знаев кој принцип тие се распаѓаат.

Слика насловена датотека по азбучен ред Чекор 4

Четири. Ставете ги документите во полето или каде што мора да се складираат без да се прекршат. Додавање на нешто ново во документите, не заборавајте за азбуката!

Метод 2 од 2:

Документи за индексирање

Еден. Користете ги етикетите со буквите од азбуката. Индексирање (едноставно ставање - потпишување) документи е основа на темелите во нарачување документи. Во оваа фаза дека документите ќе бидат одложени на соодветните делови и делови од вашиот каталог. Всушност, имињата на поделбите служат за да ја опишат нивната содржина, а потоа името на делот станува името на документот. Организирајте ги азбучните делови користејќи ги советите подолу.

Слика насловена датотека по азбучен ред чекор 6

2. Сопствени имиња можат да се индексираат во следниов редослед: Презиме потоа име, потоа патронимичко или второ име. Интерпункцијата може да се игнорира.

Ако се користат префикси, поврзете го префиксот со дел од името што го завршува и го става на прво место. Не се потребни знаци на интерпункција.

Defisa може да се игнорира и делови од името пред и по хипфанското место на прво место.

Кратенките и зборовите со еден резултат се индексираат како што е. Иницијалите се смачкани во одделни делови.

Позициите и регистрираните суфикси се последни, во исто време позицијата е прикажана прва, а потоа суфиксот.

Слика насловена датотека азбучен чекор 7

3. Документите поврзани со организациите можат да бидат рационализирани со името на овие претпријатија. Во овој случај, секој збор од името на организацијата се смета за посебен елемент. Сметководството е во ист редослед во кој зборовите се прикажани во насловот.

Кратенките и зборовите со еден резултат се индексираат како што е. Писмата во исто време треба да се одделат со празни места и да се читаат поединечни елементи одвоени едни од други.

Знаци на интерпункција во ова се случува, зборовите пред и по интерпункциски знаци се наведени во првиот елемент.

Броевите и броевите се евидентираат во формат на азбука и индексирани како што би било индексирано, без разлика дали тие првично со зборовите. Интерпункциски знаци повторно паѓаат. Документи чие име започнува со римски броеви, се наоѓаат порано од слично, чие име започнува со арапски броеви, додека броевите се индицирани од помалку до поголеми. Само после тоа можете да поставите документи почнувајќи со.

Сите ликови се напишани со зборови, сите броеви директно поврзани со симболот треба да бидат наведени во првиот елемент.

Слика насловена датотека азбучен чекор 8

Четири. Имињата на владините организации се индексираат наведено на прво место на земјата и регионот на надлежност на одредена организација. Името на организацијата е наведено во следниот елемент и зборовите "Управување", "Биро", "претставник" и слично наведено на самиот крај.

Слика насловена датотека азбучен чекор 9

Пет. Во случај имињата да се исти, користете ја адресата за да ги каталогите документите. Користете го следниов редослед: Име> Регион> Град> Име на улица> Куќна соба.

Совети

Секогаш ги ставате документите таму, но каде што ги зедовте.
Кога се индексира, важно е првенствено да се следат стандардните правила, само тогаш - корпорации.
Развијте систем за да укажете кога и од кого е примена документот.

Предупредувања

Колку повеќе луѓе имаат пристап до каталогот на документот, толку е поголем ќе има хаос.