Како да се донесе ред во плакарот за складирање на документи (картичка датотека)

Набљудувајќи неколку едноставни правила, можете да креирате и насочите целиот плакар за складирање на документи или цела соба на такви кабинети.

Чекори

Еден. Подготви документи. Осигурајте се дека сите од нив се обележани според подеднакво образец, на пример, врз основа на имиња на компании или врз основа на луѓе.

Сликата со наслов Организирајте го кабинетот за поднесување

2. Организирајте ги вашите документи (папки со документи) по азбучен редослед, почнувајќи од соседот и завршувајќи со долги документи во кутијата, почнувајќи од врвот и се движат до дното на кабинетот, како и од лево кон десно во складиштето Систем како целина (ако се состои од неколку кабинети).

Сликата под наслов Организирајте го кабинетот за поднесување

3. Оставете место за идните документи (или папки за документи). Ако имате доволен број на документи со цел да се пополни 50% од кабинетот, кој се состои од 4 кутии за влечење, тогаш не ги пополнувајте првите 2 кутии, подобро е да ги пополните сите 4 кутии половина. Новите документи или папки не секогаш се додаваат на крајот, тие ќе бидат додадени по азбучен ред.

Сликата со наслов Организирајте го кабинетот за поднесување Чекор 4

Четири. Врати документи навремено. Од време на време мора да добиете документи, но бидете сигурни дека кога ќе завршите со нив, тогаш ќе ги вратите на место за кратко време. Ако им дозволите да се акумулираат од нарачан систем, тогаш подоцна нема да можете брзо да ги најдете.

Совети

Кога етикетираат документи или папки со документи, поставете кратенки или ознаки во различни делови од различни документи, така што тие не би се преклопувале и не се затворени едни со други.
Исто така е корисно да се задржи уредноста во која било специфична папка со документи (хронолошки редослед традиционално се користи за ова), па кога ќе најдете папка, исто така можете брзо да најдете нешто во него.
За да се одржи правилен редослед во датотеката, поставете имиња кои се состојат од големи букви пред имињата кои се состојат од цели зборови, така што "ACC Inc."му претходеше" Абагава до."
Кога ќе започнете поединечна папка за некоја личност, следете ја следната форма "Прво презиме, потоа името" со цел да се обезбеди соодветен азбучен редослед.

Предупредувања

Отворете само една кутија за кабинет во исто време, така што останува во стабилна положба. Отворање на повеќе од една кутија во исто време, можете да ја наклонете гардеробата (и да ја превртите).
Бидејќи кабинетите се полни со хартија (која е лесно запалива), тогаш можете да размислите за потребата да се инсталираат во близина на пожар безбедносните објекти.
Обидете се да не го намалите хартијата.