Как организовать систему хранения документов: 5 шагов

Постојат неколку начини за креирање на картичка. Изборот зависи од вашите потреби и префериран метод за пребарување.

Чекори

Еден. Размислете за предностите на азбучниот систем за складирање. Азбучниот систем функционира добро ако ги сортирате имињата на луѓето, авторите, филмски наслови и книги и т.Д. Ако користите едноставен за пребарување на документи, азбучниот систем ќе биде за вас можеби најзгодно и лесен за користење.

Сликата со наслов Организира систем за поднесување на хартија Чекор 2

2. Користете го поделбата по тема. Ако учат или работат со специфичен сет на предмети, поделбата на теми може да биде доста погодна за пребарување на информации. На пример, ако го научите правото, вашите документи може да се поделат со предметите: уставното право, управното право, меѓународното право и т.Д.

Сликата со наслов Организира систем за поднесување на хартија Чекор 3

3. Одвојте предмети со фреквенција на употреба. Работи добро со документите кои постојано ги користите. Овој систем функционира добро во комбинација со друг, на пример, азбучен. Поставете ги најчесто користените информации компактно на местото, од каде што едноставно и брзо ќе го добиете, на пример, во предниот дел на полето за хартија.

Сликата со наслов Организира систем за поднесување на хартија Чекор 4

Четири. Пробајте нумерички систем. Таквиот систем е добро прилагоден за работа со броеви или датуми. На пример, ако работите со сметки, проверки, настани, нумеричкиот систем ќе ви помогне многу брзо да ги извлече информациите. Како дел од неа, можете да направите посебна поделба по месеци и години. За луѓето кои користат броеви како метод за идентификување на документ, на пример, со медицински трудови, правни документи, судски протоколи и т.Д. Нумеричкиот систем ќе биде многу практичен метод за пребарување на информации во картичката.

Сликата со наслов Организира систем за поднесување на хартија Чекор 5

Пет. Користете бои. Таквиот креативен пристап ќе биде корисен за луѓето со добра визуелна меморија. Користењето на кодот за боја може да помогне при креирање на вкрстени референци на различни проекти.

Совети

Овие принципи се корисни, вклучително и за компјутерски системи за складирање.
Користете покажувачи за податоци не по азбучен ред. Показите мора да бидат организирани по азбучен редослед, така што податоците можат брзо да се најдат. Покажувачот треба да биде поставен во предниот дел на складиштето на документот.
Започнете со нарушувањето и сортирање на вашите документи, во процесот на кој документ треба да се забележи за последователна категоризација.
Исто така, треба да имате посебно место за документи кои не внесуваат ниту една од достапните категории.

Што ви треба

Картички
Папки за документи
Кутии за складирање на папки