Как сделать слияние писем

Спојување на букви - заедничка карактеристика на канцеларискиот софтвер кој ви овозможува да прилагодите еден документ на многу примачи. Можете да ги конфигурирате и извршите документите за спојување од било кој тип: коверти, налепници, празни места, пораки, факсови итн. Прочитајте го статијата за да дознаете како да направите спојување на вашиот компјутер.

Чекори

Метод 1 од 3:

Подготовка

Еден. Креирајте податочна датотека. Тоа може да биде табеларна табела, датотека со бази на податоци или текстуален документ со соодветно форматирање. Најчесто за овие цели, табелата го користи овој водич подразбира дека ја користите табелата.

Вашата податочна датотека мора да ги содржи сите информации што ќе варираат од копирање до копирање. На пример, ако креирате празно, вашата датотека со податоци мора да содржи имиња и адреси на сите можни примачи.

Внесете ги информациите за примателот во секоја ќелија во рамките на една линија, така што секој вид на информации (име, презиме, пол и т.Р.) беа во колоната наменета за овој тип.

Поставете го името на секоја колона. Спојување чита податоци од колони. Ова значи дека првата колона мора да го содржи главното име за овој тип на информации. Користете имиња кои имаат вредност за вас.

На пример, името на колоната која ги содржи имињата, "името" и ги става сите имиња наречени. Кога ќе ве прашате да одберете кое поле да го ставите во писмото, ќе го видите полето "име" како опција и запомнете кои информации се содржани во оваа колона.

Корисниците на Microsoft Office кои исто така користат Outlook како е-маил клиент можат да ја користат адресата на Outlook како датотека со податоци.

Сликата со наслов Дојде пошта на пошта 2

2. Зачувајте податочна датотека. Зачувајте го онаму каде што можете лесно да го најдете, и прашајте го името што се сеќава.

Сликата под наслов Дојде пошта за спојување на пошта 3

3. Напишете го примарен документ. Овој документ во кој ќе вметнете информации. На пример, ако напишете писмо, тогаш примарниот документ ќе биде писмо. Секој елемент што се спојува автоматски мора да се пополни (на пример, имиња на примачи), оставете празна.

Метод 2 од 3:

Спојување во MS Office

Еден. Отворете ја алатката за спојување. Ако не го видите, тогаш отворете го менито Toolbar и одберете Merge од листата.

Сликата под наслов Дали поштата за спојување на поштата 5

2. Одговор MS Office Прашања. Алатка за спојување на Office понуда за да помине низ неколку чекори за да ве научи како правилно да ја користите алатката и со умот.

Започнете со Изберете кој документ креирате. Изберете го најдоброто приказ и кликнете Next.

Изберете кој почетен документ што го користите. Ако сте биле водени од овие совети, тогаш ќе имате опција за "користење на тековниот документ". Кликнете Следно.

3. Изберете датотека со фузија. Ова е датотеката со податоци што ја креиравте. Изберете го соодветниот прекинувач и кликнете Next за да пребарувате за датотека и да се поврзете со првичниот документ.

Ако сакате да ја користите адресата на Outlook, одберете ја оваа опција.

Сликата под наслов Дали чекор на Mail Secre 7

Четири. Изберете кои податоци за употреба. Канцеларијата ви овозможува да ги изберете линиите на информации на ваше барање. Оваа функција ќе ви овозможи да одберете кои елементи на информациите што ќе ги користите во примарниот документ, со што ќе ви помогнат да ја направите вашата податочна датотека покорисна и удобна со текот на времето во зависност од целта на користење. Ако сте задоволни со резултатот, кликнете Next.

Податоците може да се сортираат со кликнување на насловот на секоја колона. Оваа функција е многу корисна ако треба брзо да пребарувате во огромна низа информации.

Сликата со наслов Направете Mail Merge Step 8

Пет. Вметнете полиња со информации. На следната страница на лентата со задачи, ќе ви биде побарано да креирате документ ако не сте го направиле тоа однапред, и неколку опции за додавање на информации за примачите на документот.

Додавањето информации се врши со поставување на курсорот до местото каде што мора да додадете информации и со притискање на соодветното копче на лентата со задачи.

Можете да ги избришете полињата за повторување на податоци со притискање на копчето за бришење, како редовни букви или броеви.

Комплет параметри варира малку во зависност од тоа каков тип на документ создаваш. Канцеларијата ги обезбедува сите можни опции за користење на информациите обезбедени од вас. На пример, ако креирате деловно писмо, ќе видите опции за додавање на адреса блок, вклучувајќи го и името, името на примачот и целосната адреса, уредно организирана во неколку линии.

Некои опции ќе ви обезбедат дополнителен прозорец за внесување релевантни информации.

Ако користите параметар кој не може да ги пронајде соодветните информации, кликнете на копчето "Поликовник" за да обезбедите информации за кои од вашите полиња ги исполнува стандардните поле на програмата. На пример, можете да ја покажете програмата што треба да ја користи категоријата "Презиме" во вашата податочна датотека за да го наполните името "презиме" во блокот за адреси.

За да ги користите вашите сопствени полиња, кликнете на копчето "Дополнителни опции". Ќе го видите името на секоја колона што сте ја креирале и можете да го користите наместо стандардно име.

Сликата насловена како што е поштенска спој чекор 9

6. Проверете го писмото создадено. Функцијата за спојување не укажува на информации во областите на примарниот документ додека не го испечатите документот, но Office има функција за преглед која ви овозможува да проверите дали информациите се прикажуваат правилно во согласност со локацијата на полињата во документот. Користете ја оваа функција додека не бидете сигурни дека сè е во ред со документот.

Сликата насловена како што е поштенска спој чекор 10

7. Завршете го спојувањето. Последната страница на лентата со задачи ве информира дека сите блокови се воспоставени и програмата е подготвена за печатење на документ. Секој посебен печатен документ ќе содржи посебен сет на информации. Програмата отпечатоци толку многу примери на документот, колку информации се поставени.

Ако сакате да ги уредувате индивидуалните писма, можете да го направите ова со кликнување на врската "Промени делови" на лентата со задачи.

Метод 3 од 3:

Спојување на OpenOffice.Org

Еден. Креирајте база на податоци. Во OpenOffice.ORG секогаш бара база на податоци за спојување - сепак, сеуште можете да креирате база на податоци во форма на табеларна пресметка.

Отворете го менито Датотека и одберете ја опцијата за нова база на податоци.
Во прозорецот што се појавува, одберете ја опцијата "Поврзете се со постоечка база на податоци". Од паѓачкото мени, одберете "мрежна маса" и кликнете Next.
На следниот екран, одберете ја датотеката за табеларни пресметки што сакате да ги користите. Можете да ја изберете опцијата за заштита на базата на податоци за лозинка, одбележување на соодветната опција. Кликнете Следно.
На овој екран, можете да изберете дали сакате да регистрирате база на податоци за лесен пристап до неа во иднина или да ја отворите базата на податоци за уредување. (Можеби ќе сакате да ја уредите новосоздадената табеларна пресметка). Кликнете Finish.

Бидете сигурни дека сте дале име на базата на податоци што лесно може да се запамети.

Сликата насловена како што е Mail Merge Step 12

2. Додадете ги вашите полиња. Откако ќе ги врзете информациите со базата на податоци, разбирливо за OpenOffice.ORG, понатамошната употреба на базата на податоци ќе биде едноставна.

Во менито Вметнување, одберете полиња, а потоа и други. Или притиснете Control-F2.

Во прозорецот што се појавува, одете во табулаторот База на податоци.

Кликнете на копчето "Преглед" и пронајдете ја базата на податоци што ја креиравте.

Откако ќе ја одберете базата на податоци, таа ќе се појави во листата со името "База на податоци" Избери "во десната страна на прозорецот.

Од листата "Тип" на левата страна на прозорецот, изберете "Полиња на спојување".

Кликнете на иконата + до вашата база на податоци, и датотеката за табела ќе се појави. Кликнете на иконата + до неа, и ќе го видите името на полињата што сте ги одбрале кога креирате табела.

Изберете ги полињата што сакате да ги вметнете и кликнете на копчето за паста за да поставите полиња во примарниот документ.

Не заборавајте да го лоцирате курсорот во местото каде што сакате да го лоцирате соодветното поле пред притискање на копчето Вметни. Инаку, ќе мора да го намалите и вметнете полето на вистинското место.

Како на власт, текстуалните полиња се како букви и броеви. Можете да ги преместите со празно место и да го избришете користењето на копчето за бришење.

Сликата насловена како што е Mail Merge Step 13

3. Завршете го спојувањето. Проверете ги полињата на локацијата. Откако сè е подготвено, печатете го примарен документ. Функцијата за спојување печати една копија од документот за секој податок од базата на податоци што ја избравте.

Совети

Програмите базирани на зборови често имаат шаблони за создавање примарни документи.
Бидете сигурни дека сте ги поделеле полињата за да ги одделите условите. На пример, за името можете да го користите насловот на љубезност (г-дин, г-ѓа, г-дин, г-ѓа), прво име и презиме. Бидејќи овие се три полиња, користете три различни колони.