Как создать офисную систему учета и хранения документов

Правилно да се организира работа во канцеларијата, многу е важно да имате ефикасен систем за сметководство и складирање. Без оглед на бројот на лица со пристап до документи, системот мора да биде организиран на таков начин што секој може да го најде потребниот документ. Ако системот за сметководство и складирање ќе биде тешко да се користи, тогаш ќе почнете да ги оставате сите документи кои се во страв од губење на нив во картичката, со резултат дека вашата табела ќе биде оптеретена со документи.

Чекори

Еден. Изберете го системот за складирање. Што и да е, пред сè, таа треба логично да ја знае точната локација на секој документ. Можни решенија:

Азбучен. Таквиот систем е најдобро прилагоден ако повеќето од вашите документи ги содржат имињата на клиентите, пациентите или клиентите.
Тема или категории: Повеќето системи се организираат на теми или категории, тие работат совршено со вистинската организација, но силно збунети додека се неточни.
Број / хронолошки. Таквиот систем е најдобро прилагоден за нумерирани или датирани документи како наредби или рецепти.

Сликата со наслов Воспоставете го системот за поднесување на канцеларија 2

2. Користете висечки папки во датотеки со карти. Суспендираните папки се не-отстранливи, тие дејствуваат како носители за коверти кои ќе ги добиете од кутиите.

Сликата со наслов Воспоставете го системот за поднесување на канцеларија чекор 3

3. Болни документи во купишта по категорија. Ако висината на магацинот надминува 5 см, поделете ја на подкатегоријата. Ако стекот е премногу низок, комбинирајте го со друг оџак и преименувајте. Имињата на магацинот треба да ви овозможат лесно да одредите кој треба да испратите конкретен документ.

Сликата со наслов Воспоставете го Системот за поднесување на канцеларија Чекор 4

Четири. Поставете го секој стек во коверт за хартија и дадете јасна ознака. Најдобро е да користите папки со јазичиња во центарот, а не во нарачката за проверка, така што вашите документи имаат поизразено поглед.

Сликата со наслов Воспостави систем за поднесување на канцеларија Чекор 5

Пет. Свиткајте ги пликовите во висечките папки. За повеќето документи, редовните папки за суспензија ќе бидат соодветни, но за дебели или поделени во подкатегории, користете папки со рамно дно. Можете да ги лоцирате папките во било кој ред, но обично го користите азбучниот систем за ова.

Сликата со наслов Воспоставете го Систем за поднесување на канцеларија 6

6. Препознајте ги надворешните папки со истите имиња како коверти. Позиција Сите пластични јазичиња на левата страна на папката ако не користите вертикална датотека. Во вториот случај, кога папките се наоѓаат од лево кон десно во отворениот фиока, а не од предната страна до задниот ѕид, ставете ги јазичињата на десната страна.

Сликата со наслов Воспоставете го системот за поднесување на канцеларија

7. Резервните папки и коверти треба да се преклопат во близина на датотеките, така што секогаш можете брзо да додадете папка кога имате документ кој не се однесува на постоечките папки. Не користете премногу дебели или тенки папки. Кога преуредување на документи, не заборавајте да ги промените имињата на папките.

осум. На крајот на годината, отстранете ги сите папки, означете нови папки за хартија со истите имиња на категории и ставете ги во кабинети. Одете преку старите папки за пренос на дел од потребните документи до тековните папки и испратете го остатокот во архивата.

Совети

Можеби ќе сакате да ги означите папките за кодирање на боја со печатење на обоени ознаки на компјутерот, така што датотеката со картичката изгледа поефикасно. Но, кога треба да направите промени, на пример, додадете една папка, можете да се вознемири кога ќе откриете дека сте завршиле со папките на вистинската боја и треба рачно да ја потпишете папката. Лесно е посигурен.

Предупредувања

Никогаш не креирајте магацинот наречен "Разно", инаку никогаш не ги дистрибуирате овие документи по категорија.
Организирање на системот за складирање на документи, следете го нарачката во датотеката. Секој ден, Exprobe време за сортирање и отстранување на документи од вашата маса. Не давајте искушение да ставите длабока кошница за документи одозгора, инаку ќе го пополните и ќе имате складиште на растроените документи.