Како да ги анализирате деловните процеси: 6 чекори

Бизнис процес е систем кој го користи компанијата за да се постигне целта. Исто така, овој термин може да се дефинира како редослед на дејства кои ви овозможуваат да креирате производ или услуги на клиентите. Службениците ги анализираат деловните процеси за да ја одредат користа и ефикасноста на процесот. Прво на сите, главата спроведува анализа на тековниот процес. Потоа, Прирачникот може да одлучи да направи промени за подобрување на постоечкиот процес. Значи, подобрениот процес ќе му помогне на компанијата да заштеди време, да ги намали трошоците или да создаде попривлечен производ.

Чекори

Дел 1 од 2:

Одредување на постапката за креирање на деловен процес

Еден. Резиме бизнис процес. Бизнис процес е секојдневните активности на вработените насочени кон постигнување на целта на вашата организација. Процесот ги отелотворува чекорите што ќе ве доведат до одредена цел. Деловниот процес треба да ги покрие сите промени или исклучоци од таков процес. За правилно да дојдете до анализата, прво мора да ја разгледате постапката за креирање на деловен процес.

Земете во предвид обемот на задачата. Да претпоставиме дека сакате да го ажурирате процесот на испраќање на сметки на вашите клиенти. Обемот на задачата е износот на работата што треба да се изврши. Во овој пример, да претпоставиме дека волуменот е една сметка по клиент. Да речеме, во просек, компанијата испраќа 200 сметки месечно.
Го одредува посакуваниот резултат. Што сакаш да постигнеш со овој процес? Во овој пример, вие се стремиме да испрати сметка на секој клиент по обезбедувањето на производот. Испраќате печатена копија од сметката кога превозот нарачка, а исто така испраќајте сметка преку е-пошта до секој клиент.
Во секој процес има подпроцеси. Поконкретно процесот, толку е полесно да се анализира и да се подобри.
Документ бизнис процес. Процесот може да биде документиран како низа од чекори, како и да се создаде блок дијаграм. Во големи организации, процесот често опфаќа различни оддели. Значи, процесот на испраќање сметки може да ја користи извештајот за сметката и сметководствениот оддел.
Определете ги одделенијата или функциите на структурните единици на организацијата во овој процес, како и сите инвестиции и резултати. На пример, за составување на изјава за плата, потребно е да се знае инвестицијата на одделот за производство и потрошеното време, стапките на поделба и износите на одбитоците што ги обезбедуваат кадровскиот оддел.
Запишете ги сите исклучоци од процесот. Секој тип на деловна активност има свои исклучоци или варијации. На пример, некои од вашите клиенти добиваат значителни попусти. Тие наредиле голем обем на производи. Одделот за изјава за сметка мора да ги одразува овие попусти во пресметките на вашите сметки. Големи попусти треба да се внесат рачно за да се формира точна сметка.

Сликата под наслов Анализирајте го деловниот процес чекор 2

2. Документ бизнис процес и одредување на видот на креиран процес. Поделбата на процесите на тип ќе помогне да се анализираат и да се подобрат. За два процеси од ист тип, често се користат истите методи за подобрување. Процесот може да биде производствен, помошен или менаџерски.

Производството е дневно извршени задачи кои ви дозволуваат да му дадете на клиентот производ или услуга. Сметководството може да се нарече производствен процес. Многу е важно да ги испратите клиентите точни сметки за веднаш да добијат плаќања.

Помошниот процес, како што се гледа од името, е дизајниран да му помогне на производството. Одделот за персонал - визуелен пример на помошен оддел. CandiSoviki му помага на шефот на одделот за изјава за сметка во тоа што постојат интервјуа и ангажираат нови вработени. Одделот за персонал не работи со клиенти директно, туку им помага на одделенијата за производство.

Секоја организација бара водич кој може да го оствари општото управување со претпријатието. Планирање на буџетот и процесот на извршување - Процес на управување. Секоја компанија бара формален процес на компилација на буџетот. За ова, раководството треба да разговара за буџетот на одделенијата со финансискиот директор на Друштвото.

Сликата под наслов Анализирајте го деловниот процес чекор 3

3. Анализирајте ги деловните процеси за неефикасност. Секој деловен процес се состои од инвестиции и резултати. Труд, енергија, материјали, средства за производство се инвестиции. Прилозите се предност што го прави профитот и приходот, додека резултатите се материјален производ или услуга. Прилозите спаѓаат во процесот и создаваат резултат. Изведете анализа за да ги идентификувате аспектите со ниска ефикасност.

Процесот треба ефикасно да користи прилози за да даде резултати. На пример, поседувате мрежа на продавница за автоматско поправање. Вашите инвестиции се труд, опрема и резервни делови, а резултатот - поправените возила на клиентите.

Долги поправки или голема количина на претстојната работа укажуваат на тоа дека со вашиот процес не е сите мазни. Еден од проблемите може да биде нереален работен план.

Ако цената на резервните делови го надминува износот предвиден во буџетот, тогаш ова е уште еден знак на неефикасност. Проблемот може да биде во работата на набавката или добавувачите.

Во зависност од природата на идентификуваниот проблем, неопходно е да се одлучат кои процеси треба да се подобрат. Ако треба да воспоставите приоритети во присуство на повеќе процеси, одберете го процесот што има најголемо влијание врз вашата активност. На пример, прво треба да ја намалите должината на чекање, инаку ризикувате да ги изгубите клиентите. Подобрувањето на овој процес треба да ви биде прв приоритет.

Дел 2 од 2:

Поминат анализа на бизнис процес

Еден. Разговарајте за процесот со водечки персонал. Одредување на процесот на кој треба подобрување, а потоа разговарајте со луѓе кои се одговорни за спроведување на таков процес. Запишете ги сите клучни учесници за да ги дознаете нивните предлози во врска со можните подобрувања на овој процес.

Прашајте кои активности ги изведуваат работниците и зошто го прават тоа.
Определете ги прилозите потребни за извршување на секоја задача, како и извори на такви инвестиции. Ако ја направите облека за тексас, треба да знаете кој ви обезбедува материјал и колку често вашиот добавувач произведува пратка.
Ги утврдува резултатите од секоја задача и примачот на резултатот. Ако ја поседувате машината за поправка, тогаш вашата механика мора да ја документира извршената работа и да ги испрати овие информации до одделот за изјава на сметката. Следно, овој оддел го поставува резултатот на клиентот.
Слушајте ги вработените за тоа како да ги елиминирате идентификуваните недостатоци на тековниот процес.

Сликата под наслов Анализирајте го деловниот процес чекор 6

2. Креирај блок дијаграм на секој деловен процес. Шемата ќе помогне визуелно да го претстави секој процес. Креирај блок дијаграм врз основа на процесот за дискусија за протоколот. Блоскиот дијаграм мора да ги содржи сите активности кои мора да се вршат во рамките на деловниот процес.

Важно е да се разјасни дека дијаграмот на деловниот процес мора да содржи само одредени активности кои вработените мора да ги следат.

Блок дијаграмот може да се направи рачно или користење на специјален софтвер. Користете уредувачи на текст и програми за обработка за креирање на потребната шема. Исто така постои и специјализиран софтвер.

Блоскиот дијаграм ви овозможува визуелно да го видите целиот процес. Таквата визуелна алатка го поедноставува процесот на пребарување и елиминација на неефикасни аспекти.

Направи промени во процесот, да ги научат резултатите и да инсталираат дали да ги добијат посакуваните подобрувања. Инаку, повторете ја анализата на процесот и попрецизно поставете аспекти кои треба да се подобрат. Анализата на процесот треба постојано да се појавува.

Сликата под наслов Анализирајте го деловниот процес чекор 5

3. Помислете на идеите за подобрување на процесот. Често процесите бараат учество на неколку одделенија на компанијата. Групните дискусии ќе ги елиминираат недостатоците кои влијаат на работата на неколку области кои се вклучени, како и да ги потврдат информациите обезбедени во приватни разговори со поединечни учесници во процесот.

Сумирајте ги информациите и проширите на сите учесници во процесот, вклучувајќи ги и оние кои не учествуваа во дискусијата. Интерес на мислењето на секој учесник. Осврти ќе помогнат да се спроведе сеопфатна анализа.

Добиените информации ќе ви помогнат да изготвите јасна претстава за тоа како функционира овој процес и кои недостатоци се присутни.

Дискусиите со вработените ќе бидат основа на идните подобрувања. Овие промени можат да ги намалат трошоците, да го намалат времетраењето на циклусот, да се поедностави процесот или да се подобри услугата на купувачи.