Како да го документира процесот

Компаниите често го документираат процесот за секој вработен да знае како правилно да го изврши или да го анализира процесот за да го подобри. Ако од вас се замолени да го документирате процесот или вие самите одлучивме да го направите ова, не заборавајте да ги користите оние луѓе кои се доста искусни и компетентни во процесот како целина. Следниве се опишани два вида графичка претстава, но ако мислите дека вашиот процес е посоодветен за едноставен дијаграм на друг тип или текстуален документ, можете да ја користите вашата опција. Во овој случај, прочитајте го делот со споделени совети за да добиете идеја за целта на документацијата на процесот.

Чекори

Метод 1 од 4:

Донесе одлука за документирање на вашиот процес

Еден. Кога е можно, фокусирајте се на еден процес во исто време. Не обидувајте се да ја опишете целата своја работа во една структурна шема. Многу е полесно да се следи голем број кратки документи кои се посебно запрени на секоја задача.

Ако треба да документирате голем проект како создавање на производ на компанијата од концептот до продажба, потоа користете едноставни имиња, осврнувајќи се на секоја задача во текот на процесот. Доколку е потребно, користете дополнителни документи за да ја објасните секоја задача подетално.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 2

2. Зачини целата слика на помалите процеси. Овие ќе бидат клучни задачи кои се вршат за време на процесот. Ако не сте многу запознаени со темите на процесите кои документираат, прашајте за нив менаџери на проекти или други експерти во овој процес за да добиете јасна идеја за зададените задачи.

Во принцип, ако чекор во вашиот документ вклучува повеќе од еден глагол или зборот "и", најверојатно ќе биде поделен на два чекори. На пример, "Стави пунџа и брикети месо скара на скара" Треба да се пресече на "стави мелено брикети на скара" и "стави пунџа на скара".

Сликата насловена како документ на процесот чекор 3

3. Одлучете дали едноставниот процес е доволен за текстуален документ.Ако вашиот процес не е толку различен секогаш и вклучува само неколку решенија или варијации, само може да ги запишете листата на чекори. Користете електронски текстуален документ (како датотека на Microsoft Word) или само лист на наредени хартија.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 4

Четири. Размислете за опција за создавање на структурна шема. Едноставна структурна шема - пригоден начин за визуелно покажување на процесот како што е опишано подоцна во делот на оваа страница. Можете исто така да креирате покомплексни структурни шеми, но за повеќето процеси не им е потребна. Размислете да ги следите упатствата во овој дел на сложени шеми само ако вашиот процес содржи повеќе од десет чекори и Имате повеќе од три лица кои вршат различни чекори на процесот.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 5

Пет. Кога е можно, обидете се да креирате концизни шеми. Една страница е совршена, но дури и за сложени процеси, обидете се да се ограничите на 5 страници и помалку. Само специјализирани и сложени задачи бараат документи подолго, па дури и тогаш само ако постојат оние луѓе кои вршат задачи.

На пример, ако документот е дизајниран да служи како водич за лекарите, дијагностицирање на рак, најверојатно го споменувате секој дијагностички тест кој може да се примени. Меѓутоа, ако истиот процес е документиран со цел да се достави до менаџерите, да се создаде документ за поднесоци, што ги намалува деталните чекори, како што е дефиницијата за која поставка за користење за одреден механизам.

Отстранете ги придавките од имињата на задачите. Насловите мора да бидат јасни и кратки. На пример, напишете: "Испрати сметка на клиентот", и не "Испрати целосна сметка за сите услуги на клиентот кој нареди производи".

Сликата насловена како документ на процесот чекор 6

6. Вклучете ги визуелните алатки ако помогнат да го олеснат читањето на процесот. Некои луѓе подобро ја доживуваат визуелната застапеност на материјалот од читањето на текстот, особено ако тоа се менаџери, менаџери или други луѓе кои можеби не се практични искуства во процесот што го документирате. Тоа може да биде дијаграми, фотографии или слики од екранот, но нека бидат едноставни и јасни.

Дополнително, вклучете ги дијаграмите и сликите само ако се неопходни за разбирање на терминот во документот кој го опишува процесот. На пример, ако документот бара читателот да ја одреди разликата помеѓу двата типа на механизми, обезбедуваат јасни слики или шеми на овие механизми.

Не вклучува илустрации или други слики кои лесно се забавуваат.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 7

7. Повикајте ги луѓето според нивната позиција, а не по име. Документот може да се одржи подолго од поединецот. Не пишувајте: "Испрати Протокол Кејт Состанок". Напиши: "Испрати протокол на состанокот."Ако мислите дека името е неопходно за да се осигури дека документот за читање знаеше, со кого да контактирате, напишете го името и позицијата.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 8

осум. Јасно назначете процеси поврзани со едни со други. На пример, документот за процесот "Организацијата на билтенот" може да се заврши со Забелешка: "Крајниот резултат е испратен до уредување. Цм. Документ наречен "Билтен за уредување". Документот наречен "билтени за уредување" може да започне со забелешка: "Овој документ претходи на" Организацијата на билтенот на информации "и завршува" сега оди на објавување. Цм. Документ наречен "Билтен публикација".

Сликата насловена како документ на процесот чекор 9

Девет. Треба да креирате достапни документи кои можат да се уредуваат. Направи копии што луѓето ќе можат да ги читаат или да учат. Главниот електронски документ мора да биде во формат кој може да се уредува така што ако е потребно, можно е да се направат промени во него.

PDF датотеките не се уредуваат. Ако користите специјализиран софтвер за креирање на дијаграми, погледнете има друг уникатен формат на датотека за заштеда на документи за уредување. Други луѓе најверојатно ќе бидат преземени или купување на истиот софтвер пред да можат да го уредуваат документот.

За документи само со текст употреба заеднички формати на датотеки, како .Док, .Docx, .Txt или .Rtf. Ако предвидите честите промени во документот, користете онлајн споделување на датотеки како Google Docs, така што луѓето отсекогаш ја виделе најрелевантната верзија.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 10

10. Внимателно укажете на документацијата за процесот. Запишете го создавањето и датумот на последното уредување на истакнато место во секој документ, на пример, на врвот на страницата. Ако документот може да уреди неколку луѓе, исто така, исто така може да го специфицира името или иницијалите до последниот датум на промена. Конечно, наведете го името и името на датотеката што јасно го прави тоа чиј процес во него е документирана.

Метод 2 од 4:

Креирање на структурна шема

Еден. За лесно објаснување на едноставни задачи, креирајте структурна шема. Тие се одлични за имиџот на основните информации само за читање и визуелно. Структурните шеми може да се користат за да им помогнат на нови вработени да се справат со едноставни задачи за време на стручната обука или да му помогнат на вработениот кој привремено ја исполнува задачата поради недостаток на својот колега.

Сликата насловен документ на процесот чекор 12

2. Организирајте ја структурната шема од лево кон десно или врвот надолу. Кога ќе направите таква шема, ќе нацртате рамка за секоја задача задача и поврзете ги со стрелки за да ја прикажете редоследот на извршување на потребните задачи. Започнете од лево или на врвот на страницата, како би го направиле тоа ако напишавте. Ако ги поставите чекорите во ред, веднаш ќе биде полесно да се разбере кој од нив.

Ако работите со јазик, кој се одликува со насока на писмото од руски јазик, потоа користете ја вистинската насока. На пример, структурната шема, составена на арапски, оди на десно кон лево.

Така што насоката беше јасна, користете ги стрелките. Не цртајте линија помеѓу задачите.

Сликата насловен документ на процесот чекор 13

3. Започнете со кригла со ознака "Започни."Ако вашата шема е доволно мала и ставена во еден ред или колона, можеби нема потреба од таков круг. И во многу комплексни структурни шеми корисно е да имате таков очигледен круг "почеток".

Сликата насловена како документ на процесот чекор 14

Четири. Нацртајте триаголник наречена прва задача внатре. Нацртајте стрелка што укажува на кругот "Start" во рамката со првата задача внатре. На пример, "Земете наредби за клиентите."

Сликата со наслов документира процес чекор 15

Пет. Слика стрелка на следната задача или прашање. Оваа стрелка ја означува следната рамка со втората задача. Ако пред да ја извршите втората задача, треба да донесете одлука или да одговорите на прашањето, напишете го ова прашање во ромб.

Ако е можно, користете друга боја за ромб отколку за рамки.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 16

6. Одете од ромби со решенија за задачи кои зависат од одговорите. На пример, да речеме, Рамката со задачата "Прифатете го нарачката на купувачот" води до ромб со прашање "дали нареди вода?"Од ромба, извлечете две стрели. На еден напишете "Да" и поврзете се со рамка, назначена: "Дајте му на клиентската вода". На другата стрелка, напишете "не" и да го доведете до рамката, назначен "трансфер до готвачот".

Метод 3 од 4:

Изготвува сложена структурна шема

Еден. Користете ги за сложени процеси кои користат неколку луѓе или одделенија. Ако документирате сеопфатен процес во кој учествуваат неколку лица, тимови или одделенија, кои работат одделно, сметаат дека олицетворението на сложената структурна шема. Видот на структурната шема опишана овде се нарекува "Шема на пливање" или шема "Рамлер-Браша". Според шемата, јасно е дека е одговорна за секоја задача, и е полесно да се одредат секциите каде што процесот може да се подобри.

Структурната шема треба да опише како процесот се случува сега, а не како треба да се случи.

Сликата со наслов документира процес чекор 18

2. Размислете за користењето на софтверот. Како резултат на тоа, шемата најверојатно ќе изгледа занемер и читлива ако софтверот се користи за креирање на дијаграми. Присуството на електронска датотека исто така ги поедноставува промените ако им треба. Пребарувајте на Интернет "Софтвер за процес на мапирање", но бидете сигурни дека ќе го преземете или купите ова со кое можете да креирате шеми на Rammer-Brash.

Сликата насловен документ на процесот чекор 19

3. Внимателно запишете на колоната налево на листата на сите учесници во процесот. Секоја линија може да се означи од страна на Одделот, тим или назив на пост на поединецот. Секој учесник ќе биде одговорен за задачите лоцирани во хоризонтална линија, која се протега по должината на страницата. Понекогаш се нарекува "пливање" на учесникот.

Песни може да се означат со боја или не. Тие секогаш треба да бидат разделени со дебели црни линии, така што шемите лесно се читаат и на луѓето кои страдаат од слепило во боја.

Обидете се да ги лоцирате групите за интеракција во соседната врата. Сепак, тоа не е потребно.

Сликата насловен документ на процесот чекор 20

Четири. Започнете со првата задача. Започнете со процесот со поставување на првата задача во рамката во левата страна на страницата, малку право од учесникот одговорно за вршење на оваа задача. На пример, академски и истражувачки оддел го започнува процесот со создавање идеја за производи, ја прикажува рамката надесно од зборот "Студија" и го означи Креирај идеја за производи.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 21

Пет. Продолжи, како и со конвенционална структурна шема, но поставете ги задачите во насока надесно и ги ставате во саканата низа. На пример, ако одделот за истражување потоа ја испраќа идејата за производи до одделот за маркетинг за тестирање на фокусирање, нацртајте стрелка од Креирај идеја за производи На рамката во линијата на одделот за маркетинг, не од претходната рамка. Препознајте ја оваа рамка Тестирање на фокусирање.

Понекогаш задачата може да се повтори, на пример, производот може подоцна да се врати за дополнително тестирање на фокусирање. Ако самиот процес се враќа во истата рана фаза, нацртајте стрелка назад во оригиналната рамка означена со Тестирање на фокусирање. Ако процесот е сеуште различен од почетната (на пример, тоа е напреден круг на тестирање на фокусирање, што доведува до други задачи), креирајте нова рамка со друго име како Напредно тестирање на фокусирање.

Сликата со наслов документира процес чекор 22

6. Научете како да го користите ромб и чаши. Во повеќето структурни смени, се користат рамки, дијаманти и кругови, и стрелките меѓу нив. Веќе се среќаваш со рамка која е означена со името на задачата. Кога има неколку можни резултати, користете ромб. Ако крајниот резултат е постигнат, користете чаши. Продолжувајќи го претходниот пример, нацртајте стрелка од Тестирање на фокусирање на назначен ромб Производ одобрен? Нацртајте ја стрелката од ромб, означувајќи го не, и поврзете го со назначен круг Завршување на процесот. Втората стрелка означена Да може да доведе до следната задача задача.

Ставете го ромб во ред или "пливање" на учесникот кој е одговорен за оваа одлука.

Круг, назначен Завршување на процесот мора да биде во неговиот ред, без учесник кој е поврзан со него.

Во структурната шема се уште има многу други специјални знаци, но тие ретко се користат и не мора да ви требаат. Ако мислите дека вашиот документ ќе победи од малку повеќе разновидност, без двоумење, да ги испитате себеси.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 23

7. Да биде секвенцијално. Користете ги рамките на околу иста големина и не повеќе од две или три лесно препознатливи бои, така што шемата е лесно да се прочита. На пример, сите рамки (задачи) можат да бидат сина позадина, и сите дијаманти (прашања) можат да бидат жолти.

Ако е можно, направете ја линијата за одговор "Да" секогаш започна на едната страна од рамката (на пример, на десната страна), и нема одговор е секогаш од другиот (на пример, подолу). Не е секогаш лесно или можно да се постигне, па не трошете премногу време.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 24

осум. Доколку е потребно, одете на друга страница. Подобро е да се користат повеќе страници отколку да се направи дијаграм премногу неразбирлив за читање. Користете јасно наведените транзиции или стрелките за да бидете јасни начинот на кој шемата продолжува. На пример, нацртајте ја стрелката A, Водечка над десната страна. На следната страница, нацртајте стрелка надвор од левата страна на страницата и исто така означени како A.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 25

Девет. Уредете ја структурната шема. Завршете го секој можен "начин" во дијаграмот и проверете дали насекаде нема да биде изгубено значење. Идеално прашајте некој друг запознаен со процесот, погледнете ја шемата за елиминирање на грешките и да ги одредите пропуштените чекори. Откако претходно сте го погледнале документот и корегираните грешки, можете да го испратите или да го презентирате на други луѓе кои се вклучени. Сепак, уредувајте ја шемата ако процесот е малку изменет подоцна со испраќање на ажурирана верзија на оние кои го користат документот.

Метод 4 од 4:

Анализа на документот за подобрување на процесот

Еден. Идентификувајте области каде што би било корисно да се спроведе контрола на квалитетот. Секој пат кога процесот оди од едно лице или тим во друг, мислам, можеби вреди да се провери работата за време на извршувањето и да се утврди дали е можно да се продолжи. Дали квалитетот е често помал од нормата по одреден чекор, особено чекор што го вршат неискусен член на тимот? Она што процесот го прави највисокото влијание врз квалитетот и може да бара дополнително внимание?

Ако навистина одлучите да препорачате чекор за проверка на квалитет во овој процес, развијте јасни критериуми за транзиција кон следниот чекор. Не ги оставајте луѓето да изгубат во погодување за кои се применуваат стандардите за квалитет.

Сликата насловена како документ на процесот чекор 27

2. Побарајте дупликат задачи. Ако имате две идентични задачи во вашиот дијаграм или документ, размислете дали е соодветно. Понекогаш не е лошо да се повтори задачата за подобрување на контролата на квалитетот (на пример, два одделенија се проверуваат дува во различни фази). Сепак, едноставните задачи, како Фостер, не треба да се сретнат повеќе од еднаш за процесот. Нудат дека еден од дупликатните чекори се отстрани од процедурата.

Сликата со наслов документира процес чекор 28

3. Побарајте непотребни движења помеѓу одделенијата. Вашиот документ може да покаже дека поединецот А и особено во пренесувањето на одговорноста за процесот напред и назад неколку пати. Дали е можно да се намали бројот на непотребни транзиции? Ако можете да го обновите процесот, тогаш може да врши неколку задачи во исто време, а потоа да ја поминете работата на.

Совети

На документот процесот повеќе, сочинуваат неколку структурни кола или графикони. Прво, развијте графичка застапеност на општата слика или процес. Вклучете помали процеси на оваа слика. Потоа креирајте поинаква визуелна застапеност која се фокусира на помалите процеси. Покажете ги задачите што ги сочинуваат овие помали процеси.