Како да се подготви и одржи состанок

Овие совети ќе бидат корисни за сите кои обезбедуваат посреднички услуги за одржување состаноци или ги организираат независно. Одговорностите на организаторот вклучуваат поканување на учесниците и обезбедување на сите потребни за најефикасна работа. Организаторот е исто така одговорен за текот на состанокот. Таа мора да обезбеди максимална концентрација на темата на состанокот, држејќи ги учесниците од транзиции на поединецот и дискусијата за правилата за состаноци. Овој материјал ќе ја олесни организацијата и ќе одржи состанок за успешен.

Чекори

Метод 1 од 9:

Развивање на агендата

Еден. Наведете го времето на почеток и крај на состанокот, како и временските ограничувања за дискусија за секое прашање. Средбата ќе го почувствува ова како манифестација на љубезност од ваша страна.

Сликата со наслов Олеснување на состанокот Чекор 2

2. Побарајте вработени во вашата организација или лице кое свикува состанок, какви теми треба да бидат вклучени на дневен ред, како и да побараат краток опис на секое прашање.

Метод 2 од 9:

Посебни покани

Еден. Најдобар начин за дистрибуција на покани е е-пошта, особено ако вашите вработени имаат програма која ги комбинира функциите за пошта со календар и потсетници.

Сликата со наслов Олеснување на состанокот Чекор 4

2. Наведете го крајниот рок за резервација на места. Ова ќе овозможи да се подготви износ на ресурси со цел да не го прекине состанокот за подготовка на исчезнатите материјали.

Метод 3 од 9:

Подгответе место за состаноци

Еден. Така што средбата оди непречено, треба правилно да ја подготвите собата. Изнајмување на соба која често се користи за состаноци (на пример, во салата на хотелот или специјална услуга), можете да сметате дека локалниот персонал е свесен и ги познава нијансите на подготовката на просториите.

Аранжман за предавање - фотелји се изложени во редовите на таков начин што предавачот е во центарот на вниманието. Таквото сместување е особено ефикасно ако главната цел е пораката на некои информации.
Театарска траса - Президиум е инсталиран во предниот дел на собата (табелата за која седат звучниците и експертите). Усогласувањето на столици на други учесници наликува на предавање.
Училиштето на училиште - пред редовите на столици, табели се инсталирани, вртете ги учесниците на состанокот за снимање на записи за време на говорите. Центарот на вниманието е фокусиран на зборување.
Тркалезната маса. Изберете такво сместување ако учесниците мора да дејствуваат како посебни команди, како и да ја стимулираат размената на мислења меѓу групите или индивидуалните учесници.
Поставете ја табелата во форма U. Ова е стилот на состанокот одбор на Одборот на директори, овозможувајќи им на учесниците да се видат и да комуницираат ако е потребно.
Ако се планира отворен состанок, обезбедување на комуникација со слушатели, ставете столици во круг, во центарот на кој ќе зборува.

Метод 4 од 9:

Обезбедете го потребниот алатник за состанокот

Еден. Целосна подготовка на состанокот вклучува збир на рачки, преносни компјутери, работници помагала, материјали и сè друго што може да биде потребно за време на состанокот.

Сликата со наслов Олеснување на чекор на состанокот 7

2. Заземете место за прашања. Тоа може да биде лист за постер или одбор на кој учесниците ќе можат да ги снимаат своите прашања или да ги приложат користејќи лепило хартиени налепници. Учесниците на состанокот ќе знаат дека во одредени периоди ќе добијат одговор на нивните прашања, а средбата ќе биде повеќе мазна.

3. Подгответе пијалоци и закуски за учесниците на долг состанок. За кратки состаноци, доволно е да се стави шише со вода на секоја маса со слатки на секоја табела.

Метод 5 од 9:

Подготви прашалник или прашалник

Еден. Членовите на состанокот можат да го оценат својот квалитет веднаш по состанокот или да го пополнат прашалникот и да го испратат преку е-пошта 1-2 дена.

Сликата со наслов Олеснување на состанокот чекор 10

2. Проценетите листови и прашалници ви дозволуваат да одредите како се одржуваат средбата.

Метод 6 од 9:

Испрати потсетник за закажаниот состанок

Еден. Испраќањето потсетници се врши на последниот ден од регистрацијата на учесниците или 1-2 дена пред тоа.

Сликата со наслов Олеснување на состанокот чекор 12

2. Побарајте да информирате дали некој ги промени плановите и тие се принудени да одбијат да учествуваат.

Метод 7 од 9:

Започнете со средбата токму според распоред

Еден. Кои беа поттикнати на состанокот, се во можност да се "израмни", но принудувајќи ги другите да чекаат се смета за суровост.

Сликата со наслов Олеснување на состанокот Чекор 14

2. На почетокот на состанокот, да се направат организациски соопштенија, вклучувајќи ги и информациите за време на прекин и ручек, локацијата на тоалетите, а исто така и да известуваат каде и како учесниците на состанокот можат да ги постават своите прашања.

Метод 8 од 9:

Чувајте ја темата на состанокот

Еден. Организаторот на состанокот треба да испрати учесници на предметот на состанокот. Дозволувајќи ви да влезете во соседните теми, ризикувате распоред за работа.

Сликата со наслов Олеснување на состанокот Чекор 16

2. Се држи до назначеното време за одмор и ручек.

Метод 9 од 9:

Одговорете на максималниот можен број на прашања

Еден. Собери прашања оставени од учесниците во состанокот. Обезбеди доволно време за одговорите за да ги задоволи интересот што е можно повеќе луѓе.

Сликата со наслов Олеснување на чекор на состанокот 18

2. По состанокот, останете во рамките на пристапноста, за да ви пристапиме на учесниците на состанокот, кои се срамеа да зборуваат во присуство на други луѓе, или оние кои имаат конкретни прашања кои бараат дискусија за окото.