Како да се одржи состанок како претседател

Одржување на бизнисот, особено во канцеларијата атмосфера, бара соработка на одредено ниво. На пример, често е потребно објективно мислење за да се донесат важни одлуки, а искуството на многу луѓе често бара важна работа. Собранието е еден од начините на структурирање и организирање на соработка, но без јасна цел и контрола на состанокот лесно може да го одложи и стане бескорисен. Способноста за закажување, подготвување и независно трошат состанок може да игра важна улога ако сакате вашето собрание да се запраша и донесе резултати.

Чекори

Дел 1 од 3:

Подготовка за собранието

Еден. Разговарајте за претстојниот состанок со оние кои ќе бидат присутни на неа. Кога сте научиле дека треба да го поминете претстојниот состанок, пред сè, треба да поминете извесно време за да разговарате со луѓе кои ќе бидат присутни на него (особено со високи и влијателни луѓе). Прашајте ги дали не сакаат да разговараат за нешто специфично на состанокот. Ве молиме означете ги нивните одговори и користете ги како водич кога го правите агендата.

Обраќајќи се на прашањето на оние кои ќе присуствуваат на состанокот во врска со она што би сакале да разговараат на состанокот - ова е паметен потег, бидејќи тоа не само што ќе го олесни подготовката на агендата, туку и ги вклучува и во процесот дури и пред состанокот. Луѓето се повеќе склони да присуствуваат на состаноците и да слушаат ако знаат дека ќе се подигнат прашања дека имаат значење за нив.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 2

2. Сочинуваат и дистрибуираат агендата. Агендата може да биде важна помош не само за претседателот на Собранието, туку и за гостите присутни на состанокот. Агендата содржи важни информации - време и место на состанокот, како и имињата на учесниците. И главната работа е исто така забележана со наводните теми за дискусија, така што секој може да се подготви. Одделни агенди пред да започне состанокот, толку поважен состанок, толку порано треба да се направи.

На вашата агенда мора да биде одредена приближна регулатива за дискутирање на секое прашање. Строг распоред, составен однапред, ќе ви помогне да одржите состанок според планот. И покрај фактот дека дискусијата за некои точки на вашата агенда може да биде одложена (а некои - да се забрза), распоредот ќе биде многу полесен за вашата задача - ќе можете да ја следите дискусијата за секое прашање и да направите релевантни прилагодувања.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 3

3. Истражете ги прашањата што се дискутирани и протоколите на претходните состаноци. Луѓето кои се присутни на состанокот можеби не се свесни за тоа што ќе разгледате: некои не беа присутни на претходните состаноци, а други само заборавиле. Да се биде состанок со средбата, подобро е да се запознаете со историјата на состанокот од денес. Обидете се да разговарате со луѓе кои беа на претходните состаноци за да се запознаете со нерешените проблеми што може да се допрат на состанокот. Можете исто така да побарате евиденција на претходните собранија од официјален оператор за да изготви план.

Протоколите од претходните состаноци можат да послужат како важен ресурс ако сте претседател на Собранието. Таму ги сумираше дискусиите и одлуките донесени на претходните состаноци, кои ќе ви помогнат релативно брзо и лесно да го внесете случајот. Можете дури и да дистрибуирате важни протоколи за состаноци заедно со агендата.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 4

Четири. Подгответе место за одржување на место за состаноци однапред. На денот на состанокот, треба да бидете сигурни дека собата или салата во која сакате да се сретнете, чисти, презентибилни и подготвени за доаѓањето на учесниците. Вие исто така треба да бидете сигурни дека сите технички компоненти на состанокот (презентации, проектори, екрани, и така натаму) работат правилно, и се целосно подготвени за употреба - конфузија со технологијата може да доведе до фактот дека го поминувате драгоценото време и отстапуваат од наведениот план.

Ако користите електронска презентација (на пример, PowerPoint и така натаму), земете една минута за да се справите со далечински управувач или далечински управувач што ќе го користите за да ги префрлите слајдовите. Не вреди да се троши време, справување со контролите, ако можете да го потрошите на дискусија за важни прашања.

Дел 2 од 3:

се однесуваат како стол на состанокот

Еден. Откријте го средбата. Кога ќе дојде назначеното време, и сите учесници на состанокот ќе се соберат (или барем сите важни личности), обрнете внимание на секоја од седницата во салата. Замислете како претседател на Собранието и кажете за каква цел е дадена средба е прогонувана. Поставете ги закажаните временски рамки на состанокот, информирајќи сè за проценетото време на состанокот - тоа може да го одложи или оди побрзо, но е подобро да се инсталира закажаната временска рамка однапред. Тоа ќе помогне да се одржи состанок според планот. Ако некои учесници не се запознаени едни со други, добиваат минута за да извршат брз повик и да достават важни учесници.

Имајте на ум дека некои претпријатија и организации имаат строга, регулирана постапка за отворање и одржување на состаноци. На пример, Американската федерација на државни, окружни и општински службеници (AFSCME) користи систем наречен "Роберт прописи", кој предвидува свикување на состанок на чекан и високо специфични правила за доставување и усвојување на предлози.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 6

2. Движете го резултатот од важни точки од претходните состаноци. Започнување на состаноци кои се дел од долг недовршен проект, накратко треба да ги запознаете сите учесници на случајот, им кажаа за проектот, брзо ги сумираат сите важни настани или одлуки донесени на претходните состаноци. Не сите присутни може да бидат исто толку свесни за прашањата што се дискутирани како вас, па со цел средбата да биде совршено и ефикасно, потребно е брзо да се воведат сите на случајот.

Ако не сакате самостојно да сумирате, може да направи официјален секретар или службеник, читајќи ги протоколите на претходните состаноци за да ги следат сите формалности при сумирањето.

Можете исто така да прочитате важни документи и информативни материјали кои се појавија на располагање по претходниот состанок.

Вреди да се напомене дека ако дистрибуирате копии од протоколи / документи на учесниците, тогаш прочитајте ги љубовта на глас.

Сликата насловен стол на состанокот чекор 7

3. Им овозможи на важните учесници да известуваат за состојбата на работите. Потоа му даде на подот на луѓето со релевантни информации за да им кажат на учесниците на состанокот за нови или неодамнешни настани што се случија од последниот состанок. Речиси ова може да биде ништо. На пример, нови проблеми со кои се соочуваат вашето претпријатие или организација, промени во персоналот, дизајнот на дизајнот, како и промени во стратегијата - сето ова може да се разгледа на состанокот. Учесниците на состанокот, исто така, ќе сакаат да слушнат за резултатите од сите конкретни активности што се преземаат поради одлуките донесени на последниот состанок.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 8

Четири. Обрнете внимание на слушателите за нерешени проблеми. Ако има проблеми кои останаа нерешени или решенија кои не можат да бидат прифатени на претходниот состанок, обидете се да се справите со нив пред да се преселите на нови задачи. Колку подолго го одложувате растворот на старите проблеми, толку помалку учесници на состанокот ќе сакаат да ја преземат одговорноста за нивната одлука, па обидете се да ги собереш до ѕидот и да се справи со долготрајните нерешени проблеми за време на состанокот. Обично нерешените прашања се означени како "нерешени" или "во очекување до следната дискусија" во протоколите на претходните состаноци.

Во зависност од атмосферата во тимот и правилата, во вашето претпријатие или во организацијата може да има посебна постапка за донесување одлуки. На пример, можно е учесниците на состанокот едноставно да дојдат до едно решение со мнозинство гласови или да изберат група на високо рангирани луѓе чии задачи вклучуваат усвојување на сите решенија.

Вреди да се напомене дека некои прашања се премногу обемни за решавање на состаноците. Не е неопходно да се расправаме за развојот на долгорочни проекти кои сеуште не се завршени. Но сепак ти треба Подигнување на решавање на прашања или проекти кои треба да се направи сега.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 9

Пет. Зборувајте за нови претпријатија. Потоа подигнете Ново Проблеми, случаи и прашања кои треба да се дискутираат. Причините за овие проблеми треба да се одржат во настаните што се случиле по претходниот состанок, како и во моментов достапни. Обидете се да ги постигнете учесниците во специфични јасни решенија - толку повеќе прашања ќе оставите нерешени, повеќе нерешени работи што треба да ги расклопат на следниот состанок.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 10

6. Вчитајте ги резултатите од состанокот. Кога сте допреле на работи што останале во минатото и што се случува сега, плаќаат време за сумирање за сите учесници на состанокот. Расклопите резултатите од сите прифатени решенија, доколку е потребно, дајте конкретни задачи на учесниците на состанокот, извршувањето на кое ќе очекувате на следниот состанок.

Оваа клучна точка е вашата последна шанса да бидете сигурни дека сите ја напуштиле советот, откако добиле точна идеја за вашите проекти и што се очекува од тоа.

Сликата насловен стол на состанок чекор 11

7. И конечно ја постави темелите за следниот состанок. На крајот, кажете им на сите што треба да се очекуваат од следниот состанок, и ако веќе сте го планирале тоа, говорејќи го проценетото место за тоа. Тогаш учесниците на состанокот ќе разберат дека постои континуирана врска помеѓу проектите и одлуките, и тие имаат време да ги пренесат или извршат задачите поставени пред нив.

Забележи го тоа Достапност Планот на следниот состанок не е нужно ако на својот состанок ги подигнавте сите минати и сегашни прашања. Но, ако има доволно нерешени работи, и сакате да бидете сигурни дека ќе се дискутираат во иднина или сакаат да го следат развојот на одредени проекти, тогаш може да биде подобро да се подготви почвата однапред.

Дел 3 од 3:

Перформанси за одржување на состанок

Еден. Ја водеше дискусијата, но не зазема доминантна позиција. Една од должностите на претседателот на Собранието, кој сте - за поддршка на дискусијата и следете дека тоа оди според планот. Ти не мора да го наметне вашето мислење за секое прашање или да дискутира за дискусијата за точна графика. Бидете флексибилни. Дозволете ми учесниците на состанокот слободно да ги изразат и да подигнат нови прашања за дискусија, дури и ако не беа продадени на дневен ред. Нежно можете да го промените текот на дискусијата или да го промените предметот за да разговарате за дискусијата за планот, но не треба да се меша со ситниците. Впрочем, вие ги следите заедничките цели.

За време на состанокот внимателно следете го да не отстапувате од дневниот ред. Ако сте зад, можеби ќе треба да пропуштите некои прашања или да ги одложите за подоцна за да заштедите време. Не плашете се да го направите ако Дискутираше Прашањата се навистина важни.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 13

2. Привлече сите учесници за да разговараат. Како претседател на Собранието, мора да обезбедите отворена и плодна дискусија. Ако сте забележале дека некои учесници со информации, што е важно за да разговараат за проблемите, постигнале вода во устата - разговор. Не треба да ги контактирате директно, само кажете нешто како "мислам дека тука е потребна експертска проценка на г-дин Смит - ова е одличен начин да се вклучат пасивни учесници во дискусијата.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 14

3. Бидете сигурни дека сите разбираат што е. Можеби е тешко да се запамети дека не сите луѓе присутни на состанокот го поседуваат истото искуство и знаење во врска со дискутираните прашања. За да бидете сигурни дека сите учесници на состанокот продуктивно го поминале своето време, накратко треба да поставите сложени прашања или теми во едноставна форма кога зборуваме. Помалку информирани состаноци учесниците несомнено ќе го ценат таков чекор.

Сликата насловена стол на состанокот чекор 15

Четири. Не ги игнорирајте сложените или деликатни прашања. Ако надлежниот претседател не ја преземе контролата, состаноците ќе бидат многу непродуктивни. Обидете се да бидете сигурни дека секое важно прашање е подигнато. Не дозволувајте учесниците да ја префрлат одговорноста за другите или да измислуваат смешни изговори во однос на проблемите што не биле покриени. Обидете се да ги собереш до ѕидот и да постигнеш одговори на тие прашања што никој не сака да ги подигне. И покрај фактот дека тоа може да дојде до вкус не на сите учесници, слични деликатни прашања бараат точен одговор, така што состанокот помина колку што е можно поефикасно.

Проверете дали се конфигурирани важни решенија (ако имате официјални работници или протоколисти, повлекувајќи ги исполнувањето на оваа задача). Ако сакате да заработите работа за да одговорите на сложените прашања, неопходно е да бидете сигурни дека одговорите што ги добивте ќе бидат правилно конфигурирани.

Сликата насловена стол на состанок чекор 16

Пет. Следете го времето. Состаноците не се залудно имаат лоша репутација - многу луѓе го сметаат за губење време. Дека вашата колекција не е одложена, како стол, мора да се осигурате дека дискусијата не застанува. Не плашете се да ги одложите некои мали прашања или дискусии за подоцна ако видите дека состанокот продолжува подолго отколку што очекувавте. Бидете подготвени на летање за да го промените распоредот за да бидете сигурни дека не сте потрошиле драгоцено време не еден од неговите учесници.