Како да потрошите ефикасен состанок: 7 чекори

Со цел средбата да биде продуктивно, со вклучување на сите учесници и не направи загуба на драгоцено време, потребна е јасна цел, отворен дијалог и силен лидер. Тоа е она што ќе биде клучот за фактот дека состанокот ќе го даде потребниот резултат и ефикасно ќе ве спаси и членовите на вашиот тим и пари!

Чекори

Сликата со наслов Стартувај ефективен чекор на состанокот 1

Еден. Постигнување на секој состанок има смисла - или не се собира на сите. Утврди дали средбата навистина му е потребен, и ги поканува само потребните луѓе. Заубата на драгоцено време се троши залудно, едноставно затоа што менаџерите веруваат дека времето на личен контакт е важно, или едноставно навикнати на одреден редослед. Како по правило, со цел вашиот тим да биде свесен за најновите настани или статус на проектот, е-поштата ќе биде доволна. Но, ако ви треба потребна реакција на сите членови на тимот, тогаш личниот состанок на учесниците ќе биде многу поефикасен од кореспонденцијата.

Сликата со наслов Стартувај ефективен чекор на состанокот 2

2. Однапред ги одредуваат целите и да ги предупредат сите за планот за состанок. Размислете за структурата на состанокот. Често, една формулација на посакуваниот резултат го инспирира тимот и ги подобрува перформансите на состанокот. Барем се фокусира на она што секој таков состанок треба: цел. Пред почетокот на состанокот, бидете сигурни дека секој знае, за каква цел се одржува. За да го направите ова, нека се однапред на агендата.

Сликата со наслов Стартувај ефективен чекор на состанокот 3

3. Бидете домаќин на вашиот состанок, контролирајте го текот на дискусијата и следете ја усогласеноста со агендата. Добри состаноци - секогаш резултат на доброто лидерство. Земете ги контролните функции и јасно им давате на сите учесници дека имате намера да осигурате дека дискусијата е корисна, поставена во привремена рамка и не отстапува од темата. Покажете ја вашата почит за своето време во своето време - нека секој може да го набљудува часовникот или тајмерот. Клучната точка е исто така по темата на состанокот. Ако разговорот оди настрана, врати го вниманието на групата на тема на состанокот, велејќи нешто како: "Интересно е, но мислам дека нема да ја достигнеме целта. Предлагам да се вратам на дневен ред.

Сликата со наслов Стартувај ефективен чекор чекор 4

Четири. Ставете ја задачата да добиете конструктивен придонес од секој учесник. Бидејќи главната карактеристика на состанокот е билатерална комуникација, од клучно значење е да се слушне чесното мислење за секој. Одговорност за обезбедување дека секој може да зборува, лежи на лидерот. Со цел да дојде до договореното мислење на целата група, не го потиснете вашето мислење во ракавот, главата лесно може да ја намали дискусијата ако сите имплицираат дека исходот е веќе предодредено. Избегнувајте искушенија веднаш да ги отфрлите предложените идеи - дури и ако тие се навистина страшни.

Сликата со наслов Стартувај ефективен чекор на состанокот 5

Пет. Завршете го состанокот на Акциониот план. Обидете се да бидете сигурни дека секој сега го разбира она што следниот чекор. Исто така, на крајот, прашајте го мислењето на учесниците за тоа дали се сметаат за корисни на состанокот, и ако не, што може да се направи подобро следниот пат. Поминете независен состанок на состанокот за да го зголемите своето ниво на вештини за задоволување.

Сликата со наслов Стартувај Ефективен чекор на состанокот 6

6. Погледнете за развојот на настаните и извршувањето на одлуките донесени на состанокот. Побарајте од групата напишете извештај за завршената работа. Ова ќе ви помогне да организирате состанок следниот пат.

Сликата со наслов Стартувај Ефективен чекор на состанокот 7

7. Осигурајте се дека вашиот состанок нема да остане изолиран настан. Кажете им на сите потребни луѓе за одлуките и акциониот план. Исклучително е лесно да се излезе од сали за состаноци, да се вратите на вашето работно место и да заборавите на сите промени, одлуки и нови идеи развиени од вашата група. Развивање на систем за следење на извршувањето на одлуките за да биде погодно да се следи кои решенија беа преземени, кои задачи на кои им е доверено и управувањето со понатамошно движење.

Совети

Одлично за подготовка и спроведување на ефективен состанок е "CPRO": голови, агенда, улоги и одговорности. Прво на сите, вашиот состанок треба да има цел. Ако направите средба само за да споделите информации, не трошете луѓе во ова време. Испратете ги весникот писмо. Целта треба да вклучи активна состојка и, ако е можно, посакуваниот резултат: "Одреди квартални командни цели. Агендата е листа на теми за кои сметате дека ја постигнуваат целта, како и временска рамка за следење на дискусијата. На пример, "1. Направете преглед на статусот на достигнувања на претходните квартални цели (15 минути). 2. Собери во круг од учесниците на понудата на нови цели (20 минути). 3. Изберете 5 гола (10 минути) ITD."Од гледна точка на улогите и одговорностите, утврди кој го води состанокот кој води евиденција кој ги назначува одговорните за извршување на задачите дефинирани за време на состанокот.
Осигурајте се да започнете и да го завршите состанокот на време.
Дозволи сите учесници слободно да даваат повратни информации. Не дозволувајте потсмевување и понижување.
Подгответе се за состанокот. Очигледно, но многу запоставени.

Предупредувања

Неколку причини за кои средбата треба да се откаже или пренесе:

Клучниот член не може да биде присутен. Трансфер на состанокот е незгодно, но уште полошо ги собира сите и не може да ја изврши планираната работа. Ако треба да учествувате на овој клучен вработен, назначете друго време за состаноци.
Агендата не беше испратена или беше испратена премногу доцна. Луѓе за обука потребно време. Можеби тие би можеле да направат казни за промена на агендата. За да ја испратите агендата на учесниците треба да биде најмалку три дена.
Нејасно целта на состанокот. Ако состанокот е исклучиво информации, учесниците сметаат дека нивното време е инвестирано. Дајте им јасна визија за тоа што треба да се направи зошто, како и кога.
Работата може да се изврши побрз и висок квалитет во друг формат (по пошта или телефон). Не спроведувајте состаноци, ако само тоа не е најефикасната работна сила.
Учесниците не добиле однапред материјали за читање. Прочитајте секој независно, а не на состанокот.
Единствената достапна просторија не ги задоволува техничките потреби. Ако материјалот не може да се поднесе во потребната форма, почекајте посоодветен случај.
Неодамнешните настани влијаеја на целта на состанокот.

Главата мора да знае не само како да поминат добар состанок, туку и кога е подобро да не го трошите.