Како да се задржи состанок

Чекори

2. За секој член на одборот, подгответе посебен пакет кој вклучува: Известување за состанокот, Протоколот на претходниот состанок, листа на информации за контакт и оној што ќе биде претставен на состанокот (на пример, анализи и буџетски извештаи). Ако информациите се доверливи, а потоа го пренесете само ако се појави разговор за тоа, по вработените (во некои случаи) и гостите ја напуштаат собата.

3. Осигурајте се дека вашата рака има додатоци за пишување на материјалот со кој можете да работите најпогодни, како што се: Notepad, папка, лаптоп или диктафон.

4. На денот на состанокот, бидете сигурни дека сите учесници имаат писмени додатоци, значки (ако е потребно) и безалкохолни пијалоци.

2. Запишете ја причината за состанокот, на пример: Квартален состанок на членовите на одборот или годишните избори на службеници.

3. Мора да биде наведено:

4. Наведете го бројот на учесници потребни за кворум, и дали е нумеричко.

Пет. Запишете ги резултатите од усвојувањето, ревизијата или одбивањето на Протоколот на последниот состанок.

6. Доколку е потребно, направете промени на претходните протоколи.

7. Звучни тематски прашања од претходниот протокол и регистрирајте го текот на нивната дискусија, резултатите од гласањето или општ исход.

осум. Вклучете какво било друго гласање во Протоколот, изборот на службеници, на пример, како и бројот на гласови "за", "против" или "воздржан". Со исклучок на оние кои се воздржат, не мора да ги евидентираат имињата на луѓето и како тие гласаа. Укажуваат на причината за секое одбивање да учествуваат во гласањето, и дали некој ја напуштил салата за време на ова гласање.

Девет. Направете листа на ставки на агендата и оставете слободен простор за пишување белешки.

10. Направете белешки за дискусијата за прашањата на агендата, и што и од кого беше кажано за време на неа.

Единаесет. Наведете ги сите актуелни прашања за кои беа дискутирани за време на состанокот, како и на луѓето кои ќе мора да зборуваат на следниот состанок.

12. Забележете ги сите дискусии за прашања кои не застанаа на дневниот ред, и кои ги прашаа, како и резултатите од овие дискусии.

13. Наведете ги резултатите од тие решенија кои беа предложени за преиспитување, ажурирање или гласање. Официјалната одлука ќе биде претставена во форма на посебен документ.

Четиринаесет. Наведете го датумот и времето на следниот состанок.

петнаесет. Имајте на ум дека состанокот беше објавен со одлука на мнозинството или со едногласна одлука. Наведете го времето за да го завршите состанокот.

2. Нагласете ги сите резултати од гласањето, агендата и одлуката.

3. Зборувајте со копии од протоколот што е можно порано за сите учесници на состанокот за да добиете повратни информации од нив за неговата содржина. Ако не се предложени никакви промени, официјално направете го протоколот, а потоа ставете го во посебна папка за корпоративни состаноци.Дистрибуира копии од финалната верзија на Протоколот на сите учесници на состанокот и оние кои отсутни на неа.

• Ако нешто не е неразбирливо за вас, веднаш поставете ги релевантните прашања, така што текот на дискусијата е правилно снимен. Со цел да ги поставите сите објаснувања, не треба да почекате додека не извлечете нацрт протокол.
• Одлуките и резултатите од гласањето мора да бидат наведени во Протоколот, но нивните копии, исто така, треба да се чуваат во посебна папка на место заштитено од вода и други фактори. Електронските копии, исто така, треба да се чуваат со оваа папка.
• Не обидувајте се да го снимите секој збор за време на состанокот: Напиши во општи услови за она што беше кажано. Можете повеќе да го откриете текот на дискусијата по завршувањето на протоколот.
• Правилата на вашата компанија може да ја забранат употребата на електронски комуникации. Сега се наоѓа доста ретки - сето тоа зависи од времето кога правилата беа напишани, и дали беа ревидирани во текот на изминатите години. Затоа, пред овој начин да комуницирате со учесниците на состанокот, бидете сигурни дека не прекршувате ништо. Исто така, можете да сугерирате го ова правило ако тие се безнадежно застарени.

• Бидете внимателни кога ќе обезбедите нацрт-протокол на учесниците на состанокот за да го разгледате и проверете, бидејќи им дава можност да го променат сè што рекоа. Кога протоколот е целосно завршен, осигурајте се дека секој е познат за секоја промена направена во него: информациите ќе бидат правилно толкувани, и никој нема да биде погрешен.

• Папки
• Алатки за снимање на материјали (преносни компјутери, молив или пенкало, лаптоп или диктафон)
• Бади ако им треба
• Пакети кои ги содржат сите информации потребни за да се исполнат
• Телефонски и рачки / моливи за учество на учесниците
• Студени пијалоци