Како да потрошите годишно општо собрание на акционери

Годишниот генерален состанок (ЕОС) на акционерите се одржува еднаш годишно според Повелбата на организацијата. На овој состанок ќе треба да разговарате за финансиската состојба, изборот на одборот и другите прашања кои влијаат на работата на целата организација.

Чекори

Дел 1 од 3:

Дел Еден: Средба за планирање

Еден. Ги ревидираат одредбите на организацијата. Пред да свикате нешто, разгледајте ги правилата за ЕОС во вашата организација. И покрај фактот што повеќето компании се придржуваат до истата општа структура, некои детали може да варираат.

До деталите што можеби ќе треба да ги посветите посебно внимание вклучуваат начин на известувања на учесниците на состанокот, постапката за избор на нови членови на Советот и видот на информациите што треба да се разгледаат на секоја ЕОС.
Исто така, треба да проверите колку луѓе треба да бидат присутни на состанокот, така што се сметаат за официјални, како и како се разгледуваат нови измени и дополнувања на Повелбата на организацијата и како гласањето поминува за нив.

Сликата е насловена како AGM (годишен генерален состанок) Чекор 2

2. Планирајте колекција однапред. Поставете го датумот и времето на ЕЕО што е можно порано. Веднаш ги предупредуваат главните учесници.

Учесниците на Neostny треба да бидат информирани по конечното одобрување на деталите.

Веднаш штом секој е информиран за датумот на состанокот, треба редовно да испраќате потсетници, така што ниту еден од учесниците не заборави.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 3

3. Книга за средба. Ако немате сопствена сала, ќе треба да го изберете местото на вашиот состанок и да го резервирате што е можно поскоро.

Дури и ако имате сопствена сала, организирање на ЕОС на посебно место, тоа ќе изгледа позначајно и, според тоа, може да привлече повеќе посетители.

Изберете место кое може да ги задоволи сите учесници. Осигурајте се дека салата е доволно голема за да обезбеди удобност за секој. Ако имате учесници или други посебни потреби (на пример, потребни се широки пасоши и колички на вратите), проверете дали местото е во согласност со овие барања пред да го резервира.

Откако ќе одлучите на местото, резервирајте го кога го инсталирате датумот и времето на состанокот.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 4

4. Подгответе ја агендата - листата на предмети кои ќе се разгледуваат на ЕОС.

Подгответе ја агендата однапред. Можеби ќе треба да го испратите презентирани заедно со известувањето на состанокот, но дури и ако не го сторите тоа, сепак ќе треба да го подготвите за да го дистрибуирате на самиот состанок.

Ставете ги темите на дискусиите во редоследот во кој ќе ги разгледате.

Како по правило, доволно е да се укаже на насловот на секоја тема. Најверојатно, нема да треба да ги насликате деталите за секоја тема.

Пример за агендата:

Агенда

1) поздрав

2) Извинувања за недостатокот на некои учесници

3) Протокол од претходниот EOS

4) Дискусија за прашања за Протоколот

5) Годишниот извештај на претседателот на ЕОС

6) Годишен извештај на секретарот

7) Годишен извештај на Финансискиот директор

8) Избор на членови на одборот

9) Општи прашања

10) Датум на следниот состанок

11) Затворање на состанокот

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 5

Пет. Означете го потребното време за подготовка на документи и извештаи. Време потребно за подготовка на разни декларации, извештаи и документи потребни за ЕОС, па започнете однапред.

Што е можно поскоро, се грижи за подготовка на сите документи и извештаи за кои одговарате.

Потсетете го остатокот од Комитетот во Комитетот за подготовка на информации за кои тие реагираат.

Меѓу документите што можеби ќе треба да ги подготвите може да бидат финансиски извештаи и други финансиски извештаи документи, протоколи од претходните ЕОС, претседателски извештаи, секретар и финансиски директор.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 6

6. Зборувајте со членовите на Одборот на Советот. Ако изборите до Советот се дискутираат на EEO, треба да ги најдете можните кандидати за релевантни мислења пред состанокот.

Разговарајте со кандидатите што ги имате на ум и прашајте, би сакале да ја преземете позицијата.

Ако апликантите имаат потреба од дополнителна обука, го обезбедуваат.

Сликата е насловена како AGM (годишен генерален состанок) Чекор 7

7. Испрати формално "известување за состаноци" на сите учесници. Следете го статутот на вашата организација во врска со времето и начинот на известување за испраќање.

Можеби ќе треба да ги поканите спонзори, постојани учесници, поранешни вработени и други акционери или вклучени.

Во известување, по правило, треба да го наведете датумот, времето, времетраењето и местото на ИЕО. Ако се одржат избори до Советот, исто така ќе биде неопходно да се определи.

Можете да ги вклучите во известувањето за целата средба агенда или да споменете едно или две клучни прашања. Проверете со повелбата на организацијата за да ја одредите точната постапка.

Сликата е насловена како AGM (годишен генерален состанок) Чекор 8

осум. Подгответе место пред состанокот. На денот на ЕОС, треба да дојдете на состанокот неколку часа порано за да ја подготвите салата.

Не заборавајте дека некои учесници можат да дојдат 30 минути порано. Обидете се да подготвите места и освежителни пијалоци или закуски пред да пристигнат.

Дел 2 од 3:

ДЕЛ ДВ: Агенда за разговор на состанокот

Еден. Возете го протоколот. Како по правило, секретарот е одговорен за одржување на протоколот, но ако оваа организација не е така, ќе треба да назначите лице кое ќе го снима текот на ЕОС.

Запишете ги сите одлуки донесени на ЕЕО, особено оние поврзани со изборите и промените во Повелбата на организацијата.
Можеби тоа ќе биде корисно за снимање имиња и контакти на учесниците. Ова може да се направи, барајќи од нив да се регистрираат по пристигнувањето.

Сликата со наслов Стартувај AGM (годишен генерален состанок) Чекор 10

2. Поздравете се. Отворете го официјалното поздравување на EEO, за време на кој бидете сигурни дека сите учесници ја дистрибуираа агендата и годишните извештаи.

Отворете го состанокот отворен. Како и обично, повикајте го целото име на организацијата и бројот на тековниот ЕОС (дваесет и второто годишно соединение на акционери, триесет и деветтиот годишен генерален состанок на акционери и т.НС.).

Поздравете ги сите учесници и, доколку ги има, има специјални гости.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 11

3. Изразуваат потребните извинувања и жалење. Ако некој од членовите на одборот или важни гости е отсутен, накратко ги набројувате нивните имиња по честитки.

Исто така можете да поканите други учесници на учениците да изрази извинување од лицето на исчезнати.

Направете предлог за постапката за прифаќање на извинување.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 12

4. Прегледајте го протоколот на претходниот состанок. Проверете дали добил копија од Протоколот минатата година. Прегледајте го, и ако сите прашања се решени, одобри го протоколот.

Ако треба да направите измени или корекции, таа мора да се направи пред да го одобри протоколот.

По гласањето за одобрување на Протоколот, претседателот мора конечно да го одобри.

Сликата со наслов Стартувај AGM (годишен генерален состанок) Чекор 13

Пет. Објавете нови прашања. Темите поврзани со протоколот на претходниот EOS треба да бидат објавени веднаш по неговото одобрување.

Правилно разговарајте за субјектите. Во тоа време, по правило, треба да ги презентирате проблематичните прашања и набљудувања, така што процедуралните предлози може да бидат опционални.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 14

6. Извештаи за преглед. Ќе треба да разговарате за извештаите на претседателот на компанијата или претседателот, секретарот и финансискиот директор.

Прочитајте и разговарајте за секој извештај за возврат. По внимателно разгледување на секој извештај, ќе треба да направите предлог за процедуралното прашање за одобрување на извештајот.

За време на презентацијата на извештајот на финансискиот директор, ќе треба да им дадете на учесниците финансиски информации од минатата година. Ова обично може да направи финансиски директор, но некои организации можеби ќе треба независна страна.

Сликата со наслов Стартувај AGM (годишен генерален состанок) Чекор 15

7. Поминете ги изборите ако планирате. Ако треба да изберете нови членови на Советот на ЕОС на оваа година, треба да ги имате овие избори, по извештаите, но пред да се дискутираат општите прашања.

Подгответе ги потребните материјали однапред.

Размислете за постапката за гласање пред состанокот. Пред гласањето, јасно и јасно објаснете ја постапката.

Броењето гласови треба независна страна.

Протоколот треба да покаже кој ги номинираше кандидатите кои предложија кандидати и кои ги поддржаа. Исто така, треба да го наведете бројот на гласовите што ги постигнале секој кандидат, и кој ја избрал секоја позиција.

Сликата со наслов Стартувај AGM (годишен генерален состанок) Чекор 16

осум. Разговарајте за вообичаените прашања. Како по правило, ова е најновите прашања кои се дискутираат на ЕОС. Во тоа време, учесниците покренуваат проблеми кои бараат посебно внимание.

Како овој дел од собирањето на еден вид неформален, најверојатно не треба да правите предлози за процедурални прашања или гласање.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 17

Девет. Поставете го датумот на следниот состанок. Ако го знаете датумот и местото на следниот EOS, објавете ги на крајот од состанокот.

Ако формално, не сте планирале ништо, прескокнете го овој чекор.

Сликата со наслов Стартувај AGM (годишен генерален состанок) Чекор 18

10. Затвори колекција. По дискусија за сите прашања, прогласи Ео.

Дел 3 од 3:

Дел три: Како да се направи средба удобно

Еден. Проверете луѓе кои ќе ги поздрават учесниците. Доделете еден или двајца учесници кои ќе застанат на влезот и добредојдени гости кои ќе дојдат.

Значи, можете да направите атмосфера попријатна и топла.

Сликата со наслов Стартувај AGM (годишен генерален состанок) Чекор 20

2. Дајте освежувачки пијалаци. Барем обидете се да обезбедите вода за сите присутни, особено ако состанокот е долг.

Подобро е да им се обезбеди на учесниците различни пијалоци. Можете да готвите и ладни пијалоци (вода, ладен чај и лимонада) и топла (чај и кафе).

Во зависност од времето на денот, може да биде соодветно да се понудат лесни закуски, како што се сирење и крекери.

Сликата со наслов Стартувај AGM (Годишен генерален состанок) Чекор 21

3. Покани го гостинот. Тој ќе мора да направи неофицијално прашање важно за членовите на вашата организација.

Како по правило, гостинот ќе настапи по дискусија за заедничките прашања, но пред затворањето на состанокот. Ако сакате, можете да го замолите да настапи по официјалното затворање на состанокот.

Сликата е насловена како AGM (годишен генерален состанок) Чекор 22

4. Нуди награди. Бесплатна лотарија може да го стимулира присуството. Платената лотарија може да ја стимулира и посетеноста и финансиската поддршка.

Можете да организирате лотарија 50:50, во која половина од средствата ќе стигнат до победникот, и полу-организациите.

Друга опција е лотарија каде што можете да освоите кошница со награди.

Можете да воспоставите услов дека само оние присутни на состанокот можат да аплицираат за награди.

Сликата со наслов Стартувај AGM (годишен генерален состанок) Чекор 23

Пет. По состанокот, организирајте неформален состанок. Ги стимулира луѓето да учествуваат на состанокот, со што формалниот дел од EEO е можно пократок. По него, организирајте неформален дел кога учесниците ќе можат да разговараат и да се забавуваат.

Ако буџетот ви овозможи да организирате ручек на крајот од состанокот. Можете да ги намалите трошоците со поставување на ручек на кој сите донесуваат нешто.

За организации со помал буџет би било пореално да се организира вклучена. Наместо да обезбедат пијалоци и закуски за време на состанокот, почекајте за крајот, а потоа да служите на различни безалкохолни пијалоци и вино со лесни закуски.