Како да потрошите состанок на селектирање

2. Испрати се што ви треба за учество на состанокот. Одлучување со распоредот, споделување на учесниците на средствата основни информации. Во овој пост, треба да овозможите: податоци за прилог (телефонски број и лозинка), дневен ред (вклучувајќи ги и одговорностите) и други потребни информации. Агендата мора да ги предвиди сите прашања и информации што ги очекувате да ги слушнете од другите учесници на состанокот. Прво ставете позитивни прашања, а потоа разговарајте за решавање на проблемите и сложените теми.

3. Креирај листа на учесници. Овозможи податоци за нивната локација и општи лични податоци. Оваа информација може да биде корисна за разговорот додека поврзаните учесници очекуваат други.

4. Испратете потсетник за е-пошта на состанокот. Испрати писмо на истиот ден, ако состанокот е закажан по ручекот, или во текот на денот пред, ако средбата е закажана за утро. Благодарение на ова, ќе бидете сигурни дека никој нема да заборави на состанокот. Можете исто така да го користите ова писмо за да ја дистрибуирате документацијата, извештаите и другите потребни информации. Ако извештаите се подготвени од други луѓе, не заборавајте да го наведете името на авторот. Така тие ќе ја добијат својата благодарност за благодарност (или ќе се заштитите од критиката што ќе ги повика извештаите). Напиши нешто како: "Се приклучив на извештајот на Иванов за неговиот извештај". Менаџерот за состанок исто така е должен да се осигура дека сите учесници се вклучени во листата, а исто така и дека ги исполниле доверените должности.

Пет. Погледнете ги сите информации што ќе ги дискутирате.

6. Започнете со група за вести. Немој да доцниш. Ако е можно, внесете го системот за избор 10 минути пред состанокот. Некои системи го блокираат влезот пред одредено време, или додека менаџерот за состаноци не е поврзан. Тестирајте го телекомуникацискиот мост и опрема однапред, особено ако претходно не го користевте.

7. Во повеќето случаи, секогаш ќе има барем еден доцна. Затоа, се готви опции за дискусија за некои секундарни теми, додека оние кои ги одложуваат околностите нема да се приклучат на конференцијата. Осигурајте се дека сите учесници се претставени (име, позиција, одговорности), особено ако клиентите кои не се лично запознаени со овие службеници учествуваат на конференцијата. Обидете се да започнете дискусија за главните прашања најдоцна до 3-5 минути по почетокот на конференцијата, дури и ако не и сите оние кои се поттикнати на системот.

осум. Се придржуваат кон агендата. Поминавте време на неговата компилација, па го водите овој документ. Гледајте на часовникот, бидејќи не сите учесници ќе можат да останат ако дискусијата е одложена. Ваша задача е да разговарате за сите планирани прашања, а не заборавајќи ги интересите на клиентите.

Девет. Бидете внимателни и правите белешки. Обидете се да не го користите копчето "Mute" (режим на звук) дури и за време на долгите изведби на другите. Вашите вработени, најверојатно, нема да го одвлечат вниманието од конференцијата ако го видите вашето учество во неа. Ако можете да додадете нешто, користете ја оваа можност за да ја покажете вашата компетентност. Не давајте високи ветувања. Подобро е смирно да се каже дека дефинитивно ќе се вратиш на дискусијата за неочекувано прашање подоцна.

10. На крајот на конференцијата, треба да прашате дали некој има прашања за да одговори сега или по завршувањето на состанокот. Ако сте се согласиле повторно да се сретнете, пријавете го времето пред остатокот од учесниците да го исклучите. Ви благодариме на сите учесници за доделеното време и им посакувам успешен работен ден / неделно (викенд).

Единаесет. Веднаш по телеконференцијата, креирајте и споделувајте ги сите учесници краток преглед (протокол) на состанокот. Ова резиме служи за два гола: 1) осигурајте се дека секој ја разбира листата на неговите должности - 2) е документарен доказ за можни несогласувања во иднина. Често нема да бидете благодарни за себе дека го поминале времето за снимање на протоколот. Јас го испраќам на други учесници, не заборавајте да побарате дали треба да направите било какво додавање или промени во документот. По поправки, дефинитивно ќе ја распоредите прилагодената опција.

12. По состанокот, треба да ги исполните сите решенија. Ако имало прашања, нагласете доволно време за да ги одговорите, како и да ги извршувате сите други дејства. Ако имало некои рокови за решавање на проблемите, не ги вознемирувајте. Ако ветувањата треба да користат други вработени / единици, направете го тоа и бидете сигурни дека тие имаат завршено се што ви треба.