Как написать повестку дня для собрания

Никој не сака пролонгирани бесцелни состаноци. Ако треба да ја напишете агендата, обидете се да спречите таков развој на настани. Направете јасна агенда, ги одредите сите теми кои треба да ги разгледате, како и времето доделено за секое прашање. Креирајте и следете го планот за ефикасно одржување на состанокот и не го поминувајте вредното време на колегите.

Чекори

Дел 1 од 3:

Направи основен план

Еден. Барајте информации од колегите. Луѓето активно ќе учествуваат на состанокот, ако им дозволите да влијаат врз дневниот ред. Слушајте предлози што треба да ги разгледате и додадете соодветни прашања во документот.

Можете да напишете пораки однапред или да ги задоволите сите поединец.
Врши подготовка за 6-7 дена пред состанокот, така што колегите успеале да придонесат. Агендата треба да биде завршена 3-4 дена пред настанот.

Сликата со наслов Направете го вашиот сопруг да се заљуби во вас повторно чекор 13

2. Ја одредува главната цел или цел. Средбата мора да има одредена цел: донесе одлука, да споделува информации, да ги пласира плановите за иднината или да обезбеди извештај. Во овој случај, нема смисла да се одржи состанок.

Не мора да се ограничи на една цел. На пример, можете да го слушате извештајот за напредокот за да преземете важни одлуки за иднината.

Сликата е насловена како агенција за вработување Чекор 16

3. Се фокусира на прашања кои влијаат на повеќе двојки. Ако ситуацијата може да се реши на состанокот на само двајца колеги, тоа не треба да биде вклучено во агендата. Обидете се да користите драгоцено време на состанокот за решавање на прашања кои се однесуваат на сите.

На пример, ако со еден колега треба да разговарате за нов проект, организирајте посебен состанок.

Ако разговарате за прашања кои се однесуваат само на неколку луѓе, а остатокот сметаат дека го губите своето време. Покрај тоа, да се соберат заедно голем број на луѓе е секогаш тешко, па искористете го случајот со умот.

Сликата со наслов Прифати член на членот на ЛГБТ 3

Четири. Намалете ја листата на прашања. Треба правилно да ги организираат приоритетите. Не е секогаш можно да се разгледаат сите прашања, па оставете само најважната работа.

На пример, треба да го "одобри времето на проекти", да дискутирате за "Извештај за напредок", "нови проекти", а исто така поседувате "групна дискусија за идеи". Може да биде одлучи дека групната дискусија за идеи е дозволена за пренесување на друго време ако немате време.

Можете исто така да закажете мали состаноци за решавање на прашања кои не спаѓаат во агендата за генерален состанок.

Пет. Прво разгледајте ги најважните прашања. Во подготовка, обично се препорачува првенствено за да се подигнат најважните теми. Значи секој ќе биде во можност да разговара за клучните прашања дури и пред учесниците да излезат од силите и да станат помалку внимателни.

На пример, прашањето за донесување важни одлуки може да му претходи на Извештајот за напредокот (ако решенијата не зависат од резултатите од извештајот).

Ако состанокот мора да биде завршен рано или некои учесници треба да заминат пред да заврши настанот, тогаш сите важни прашања веќе ќе бидат решени.

Сликата со наслов Дали вашите сопствени даноци чекор 24

6. Наведете го времето за дискусија на секое прашање. Никогаш не знам колку дискусијата за ситуацијата ќе трае, но важно е да имате барем општа идеја. Земете го предвид вкупното времетраење на состанокот и бројот на прашања. Најважните теми треба да платат повеќе време од другите прашања.

На пример, распоред 30 минути за извештаи за напредок, 10 минути за дискусија и 10 минути за да гласате за нови услови.

Ако не го одложувате времето, нема да имате време да ја разгледате агендата. Размислете за привремен план однапред, бидејќи тоа може да биде дека немате доволно време за сите избрани прашања.

Дефинирајте ја временската рамка, земајќи го предвид бројот на учесници. Ако се присутни 15 лица, и да разговараат за ова прашање за доделување на 15 минути, тогаш сите ќе имаат помалку минути за да зборуваат. Тоа е тесен распоред, дури и ако не секој сака да го земе зборот.

Дел 2 од 3:

Размислете за агендата

Еден. Започнете со насловот за агендата и средбата. Насловот треба да му покаже на читателот дека ја чита агендата. Исто така, тој мора да ја одрази главната тема на состанокот. Изберете најдобра опција и наведете во врвот на новиот документ. Насловот треба да биде едноставен и во суштина.

На пример, користете го насловот: "Агенда на јули Собранието: дискусија за идеи за нов проект", - или: "агенда на Собранието, август 2019: Промена на време на проектот".
Користете едноставен бизнис фонт како пати нов римски или калибри.

2. Резерви за честитки. Во овој дел, тие присутни може да се поздрават еден со друг. Исто така е неопходно да се започне со состанокот и главните прашања.

Ако има многу непознати луѓе на состанокот, можете да излезете со заедничка тема.

Ако агендата е наменета за голем состанок (на пример, на конференцијата), тогаш овој дел ќе потрае многу време. На состанокот на канцеларијата, поздрав обично трае неколку минути.

Исто така, можете да го предвидите почетокот на можните промени во дневниот ред.

Сликата насловена има добро интервју за работа Чекор 3

3. Зборови на темите во форма на прашања за интерес. Кратката тези може да ги збуни учесниците на состанокот. Прашањето содржи специфичен контекст и ви овозможува да размислите за ситуацијата.

На пример, наместо зборовите "Проекти на проекти", подобро е да се напише: "Можно е да се префрли периодот на проектот, земајќи го предвид зголемувањето на побарувачката?"

Доколку е потребно, секое прашање може да се обезбеди со краток опис.

Сликата под наслов Фокус на студии Чекор 6

Четири. Наведете го приближното време спротивно на секое прашање. Не е неопходно да се наведе времето, но овој пристап ќе им помогне на луѓето да се подготват. На пример, ако е потребно, тие ќе можат да побараат дополнително време.

Исто така, учесниците ќе можат да ги намалат своите коментари ако има малку време.

Сликата со наслов Фокус на студии Чекор 12

Пет. Размислете за постапката за дискусија за секое прашање од листата. Редот ќе го одреди вашиот пристап кон темите. На пример, ако треба да разговарате за преносот на времето на проектот, тогаш сите учесници ќе мора да ја разгледаат темата од различни страни. Извести ја постапката за сите да сфатат како ќе се одржи средбата.

На пример, за прашањето: "Дали е можно да се префрли времето на проектот, земајќи го предвид зголемувањето на побарувачката?»- Можете да одредите таква наредба:" 10 минути за да разговарате за моменталната состојба на работите, 15 минути за да се посвети на прашањето за забрзување на темпото на производство, 10 за да се плати разгледувањето на аргументите за и против, уште 5 минути до Гласајте за поместување на роковите ".

6. Ги утврдува оние кои се одговорни за секое прашање. Наведете кој треба да го земе зборот кога ќе разговара за одредена тема. За некое лице не треба да биде изненадување. Разговарајте за прашања однапред и ја одразуваат одлуката на дневен ред.

Ако го поминете целиот состанок, тогаш наведете го овој факт на врвот на дневен ред.

Сликата под наслов Изградба на доверба во однос на врската 6

7. Резерви за почесни гости. Ако состанокот се очекува на состанокот, кој ќе учествува во дискусијата за важни теми, тогаш тие треба да одвојат посебно време. Секој гостин треба да посвети една точка на дневен ред, дури и ако тие учествуваат веднаш во неколку теми. Значи, ќе ви биде полесно да ги групирате прашања и време на планирање.

Подобро гостите однапред и појаснете го времето што им е потребно. Ова ќе ви овозможи да избегнете непријатност и конфликтни ситуации.

Сликата насловена како ефективно чекор 9

осум. Оставете време за други прашања. Оваа точка на агендата мора да биде на крајот. Така можете да прашате дали постојат итни прашања кои треба да се решат. Покрај тоа, учесниците ќе можат да се вратат на некои нерешени проблеми или да ги разјаснат деталите.

Оваа ставка ќе им покаже на учесниците дека тие ќе имаат можност да влијаат на прашањата кои не се на дневен ред.

Можете исто така да обезбедите блок на прашања и одговори.

Дел 3 од 3:

Земете ги предвид сите аспекти

Еден. Наведете ги деталите на состанокот. Не заборавајте да наведете време, датум и место на состанокот. Исто така, ги прават имињата на сите учесници, така што луѓето однапред ќе знаат со кого ќе можат да се сретнат и да разговараат.

Исто така е корисно да се информира листата на оние кои обично се присутни на вакви состаноци, но овој пат нема да може да го посети настанот. Дозволете ми да разберам дека нема да бидат присутни на состанокот.
Прикачете ја мапата и упатствата за оние учесници кои претходно не го посетувале местото.

Сликата е напишано напишете блог пост чекор 12

2. Наведете ја прелиминарната работа што треба да се изврши пред состанокот. Можеби колегите треба да читаат одредени материјали или да ги истражат предложените решенија. Можете исто така да размислите за голем број прашања.

Ставете ја оваа единица на дното на дневниот ред. Означете го текстот со задебелен или го нагласува текстот што треба да остане без внимание.

Сликата со наслов Добијте работа Брз чекор 1

3. Пред испраќање, осигурајте се дека нема грешки. Некои учесници можат да сметаат на информации за агендата, па бидете сигурни дека нема грешки и неточности. Таквиот чекор не е само учтивост, туку знак на внимание на деталите и почитување на присутните.

Сликата под наслов Даночните даноци Чекор 47

Четири. Дистрибуира или подели агендата за 3-4 дена пред состанокот. Значи, колегите ќе можат да се подготват за состанокот. Не го испраќајте документот премногу рано, така што тоа не се изгуби во протокот на дојдовни букви.

Пред големите состаноци и конференции, агендата мора да биде објавена за неколку месеци.

Совети

Користете шаблони во уредувачот на текст. Многу текстуални уредници како Microsoft Office, страници за Mac и други содржат шаблони на различни лични и работни документи кои може да вклучуваат агенда за состаноци. Тие ќе ви помогнат брзо да креирате компетентен документ.
Компаниите често се користат во сопствената форма на издавање на агенда.
Се придржуваат кон агендата, но покажуваат флексибилност. Обидете се да го следите состанокот за да го следите, но погледнете го часовникот. Ако е можно, учтиво одете на следните прашања: "Време е да се префрлите на следното прашање, ако сакаме да го завршиме состанокот на време".