Како да се биде добар секретар

Чекори

2. Дознајте модерни технологии. Бројниот уред со кој функционира секретарот е телефон, па прочитајте ги сите копчиња и функции. Компјутерска писменост е исто така важна: повеќето секретари треба да бидат способни да користат е-пошта и да работат со електронски документи. Исто така корисно да се знае како Креирајте табела во Excel, и да можат да користат индустриски програми.

3. Да биде сигурен вработен. Секретарот смета на сè и секогаш. Ако никој не одговори на повици кон компанијата или гради цела задача од луѓе кои чекаат одговор, тогаш ова е манифестација на слабоста на компанијата. Решавањето на ваквите проблеми треба да биде приоритет за вас. Ако вашиот водич знае дека можете да се потпрете на вас и секогаш сте таму за да помогнете, тогаш ќе станете неопходни.

4. Дознај добро слушај. Поголемиот дел од работата на секретарот - слушајте ги луѓето. Слушајте го прашањето на клиентот по телефон, добијте ги информациите што ви се потребни - сето ова е само манифестација на способноста за слушање.Способноста правилно да ги слушне информациите ќе ве направи поефикасно. Вие ќе бидете во можност да ги решите прашањата побрзо ако сте јасно сфатено дека бара лице.

Пет. Направи белешки за сè. Ако главата ве прашува да направите нешто, запишете ги деталите. Ако клиентот ги повикува, запишете информации за тоа (име, контакт информации, повик цел и така натаму). Забелешки - прекрасен начин да се организира и тие ќе ве потсетат на сите оние мали нешта што ќе ги заборавите без овие белешки за неколку часа. Земете белешки во тетратката и држете го со вас цело време. Ќе бидете изненадени колку ќе ви помогнат, особено ако се обидете да се сетите на она што сакаше човекот, кој ве повика пред пет часа.

6. Одговорете на телефонскиот повик учтиво користејќи стандардни честитки. На пример: "[Име на компанијата], добро попладне. Моето име е xxx отколку што можам да ви помогнам?"Обидете се да одговорите по првиот или вториот телефонски повик. Неприфатливо е да се натера луѓето да чекаат подолго од една минута (верувајте го зборот, тоа е многу подолго отколку што мислите).

7. Запознајте се со курири или луѓе од испорака на услуги со ист професионализам и почит како и сите други посетители. Бидете сигурни дека вашиот потпис пикап.Можеби куририте имаат потреба од насоки каде да ги остават пакетите. Бидете сигурни дека ќе го контактирате соодветниот персонал со ова прашање.

осум. Однесувајте се кон клиентите кои доаѓаат во вашата канцеларија, учтиво. Откако посетителот го презентира и кажува кој дојде, контактирајте со кого посетителот дојде и дозволете ми да знам дека дојдоа кај него. Стандардна фраза за таков случај: "Татјана Ивановна, г-дин Петров дојде кај вас од Корпорацијата XXX. Имате средба во 14 часот ".Секогаш го препознава името и презимето на посетителот, како и компанијата што ја претставува. Исто така е корисно да дознае дали има средба. Вработениот кој дојде кај посетителот треба да ви каже каде да стигнете до посетителот и колку да почекате на состанокот.Можете да му кажете на посетителот: "Татјана Ивановна ќе одговара на 5 минути. Седнете Ве молам".

2. Бидете секогаш подготвени за учтиво да се поздрави со клиентот. Секогаш е важно - добредојде клиенти пријателски. Дури и ако треба да го завршите вашиот бизнис пред да можете да му помогнете на некое лице, важно е да го поздрави, така што тој се чувствуваше забележлив и знаеше дека наскоро ќе му помогнете.

3. Биди љубезен. Покажуваат почит кон луѓето. Однесувајте се за сите како најважните лица кои влегоа во вашата канцеларија на овој ден. Тоа е твојата работа. Никој не предизвикува дека сте заглавени во сообраќајот во утринските часови, имате нова чанта загрозена или го изгубивте омилениот диск. Сите лични работи оставаат дома. Дури и ако не ви се допаѓа клиентот или неговиот начин на однесување - се преправате дека сте среќни да го видите. Осигурајте се дека лицето е целосно опуштено и мило да комуницира со вас.

4. Облечи соодветно. Вие ја презентирате вашата компанија, па мора да се облекуваат соодветно. Купи облека погодна за канцеларија. Ако сте секретар во одреден тип на компанија (како продавница за облека), можете да купите нешто од нештата што ги нуди вашата продавница. Обидете се да се облекуваат конзервативно, освен ако работите на такво место каде што се номинираат модата, стилот или други фактори за предната страна.

• Не мешајте лично со работникот. Ова правило, исто така, се однесува на употребата на мобилни телефони и пораки. Одделот за информатичка технологија може да ја следи вашата компјутерска активност.
• Запомнете кој плаќа плата и секогаш ги респира.
• Бидете учтиво со лидерите, разјаснете дали можете да помогнете со дополнителни задачи во вашето слободно време.
• Напиши преносни компјутери на копија хартија и ајде втора копија на лице што таа е наменета. Или да го користите Notepad на кој е лесно да се пристапи до се сеќавам на името или телефонот.
• Пошта сортирање обично дел од работата на секретарот. Дознајте на вашиот прв ден, како што е пошта, кој го носи и кога.
• Најдете некој кој може да ве замени кога одите во тоалетот, за да се сретнете, ручекот, на одмор. Значи, ќе го избегнете појавата на бесни луѓе кои чекаат за вашето враќање.
• Прашајте ги колегите, без разлика дали им е потребна помош во нешто. Подобро да се дружат, помагање на луѓето од непријателите кои ќе се жалат за вас.
• Секогаш покажувајте желба да направите нови задачи, како и рутински задачи.Знаењето доаѓа со искуство.

• Никогаш не велат: "Јас не го правам тоа, тоа е ова". Ќе бидете прицврстени побрзо отколку што велите вашиот трет "тоа".
• Не преправајте добро. Луѓето ќе го видат. Наместо тоа, искрено се прашувате на лицето, бидете љубезни, почитувани. Ако не можете да го направите тоа, немојте да работите на рецепцијата.Ја влошувате репутацијата на вашата компанија. Пронајдете канцелариска работа на која можете да се држите настрана од очите на јавноста.
• Никогаш не се приклучувајте на аргументот со повикувачот или посетителот. Преведете ги на вашата глава.